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====== offer-cube / Synchronisierung einrichten (Maileater, Kalender, ...) ======

Zurück zur [[offer-cube:howto|Anleitungen / HowTos]]

Siehe auch [[offer-cube:faq:faq_crm|FAQ: CRM]] \\
Siehe auch [[offer-cube:howto:syscron|Erinnerung-Emails mittels Zeitaktionen]] \\
Siehe auch [[offer-cube:howto:settings#smtp_email-server|Einstellungen - Eigenen SMTP Server]] \\

Siehe auch [[offer-cube:howto:syncsetting-hook-codes|Synchronisierungen Hook-Codes]] \\
Siehe auch [[offer-cube:faq:faq_ooi-syncsetting_notification_slack_channel|FAQ: Nachrichten in SLACK Channel]] \\
Siehe auch [[offer-cube:faq:faq_ooi-syncsetting_notification_email_offer_accepted|FAQ: Email bei Angebotsbeauftragung oder Ablehnung]] \\

===== Allgemeines / Zusammenfassung =====

Die Synchronisierung //syncsetting// erlaubt es, offer-cube mit anderen Datenquellen/Systemen zu synchronisieren.

zum Beispiel:

	* Google-Kalender
	* Maileater Email Synchronisierung: automatisches Auslesen von Emails aus IMAP Postfächern und Anlegen von [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM Notizen]]
	* Mail SMTP Server: alternative E-Mail Adressen für Mailversand z.B. Alle Rechnungen von einer rechnung@domain.tld versenden

Auch kann über eine Synchronisierung auf Ereignisse in der Form von [[offer-cube:howto:syncsetting-hook-codes|Hooks (siehe Synchronisierungen Hook-Codes)]] reagiert werden und z.B. eine [[offer-cube:faq:faq_ooi-syncsetting_notification_email_offer_accepted|Email bei Angebotsbeauftragung oder Ablehnung gesendet]] werden oder eine [[offer-cube:faq:faq_ooi-syncsetting_notification_slack_channel|Nachrichten in einen SLACK Channel geposetet]] werden.


===== Details: Neue Synchronisierung =====

Unter // Einstellungen --> Synchronisierung // können neue Synchronisierungen eingerichtet werden.

{{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-01-list-add.png|Liste der Synchronisierungen / syncsetting}}


===== Details: Maileater einrichten =====

Ein **Maileater** ist eine Synchronisierung mit einem Email Postfach:

Alle Emails werden eingelesen und als [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM Notiz]] gespeichert, sofern:

	* eine Email Adresse erkannt wird, die im System bei einem [[offer-cube:howto:customer|Kunden]] oder einem [[offer-cube:howto:contact|Kontakt/Ansprechperson]] hinterlegt ist
	* oder eine Kunden-, Angebots-, Auftrags-, Rechnungsnummer im Betreff oder in der Email als Text vorkommt

Bei **Server Hostname[:Port] oder URL** muss üblicherweise kein Port angegeben werden. \\
Es wird der Standard-Port laut der Einstellung **Maileater Typ** verwendet, sofern kein Port angegeben wurde.

Sofern im Feld **Ziel-ID (optional z.B. Kelander-ID, Mailbox Name, ...)** nichts angegeben ist, werden automatisch folgende Email Ordner synchronisiert:

	* INBOX (Posteingang)
	* SENT (Gesendet)

Alternativ kann als **Ziel-ID** auch ein Postfach Name angegeben werden, der explizit verwendet werden soll.

=== Einstellung: Original E-Mail als .eml Datei speichern === 

Zusätzlich kann im Feld **//Interne Konfiguration//** der Maileater angewiesen werden, die Emails als Original //.eml-Datei// herunterzuladen und als Attachment an den [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM Eintrag]] anzuhängen. \\
Hierzu muss Folgendes als JSON eingegeben (copy & paste) werden:
<code>{  "downloadEml": true  }</code>

=== Einstellung: Email Adressen müssen exakt stimmen === 

Wenn die Email von einer bekannten Domain kommt (also einer Domain, die bereits bei den Kundenstammdaten in Form einer Email hinterlegt ist), dann werden auch diese Emails akzeptiert.

Beispiel: \\
Es ist ein Kundendatensatz mit Email Adresse "//office@zebra7.at//" angelegt. \\
Sendet der Kunde nun eine Email von der Adresse "//leo.eibler@zebra7.at//" so wird diese ebenfalls korrekt erkannt und dem Kunden zugeordnet, da die Domain "//zebra7.at//" übereinstimmt.

Dieses Verhalten kann im Feld **//Interne Konfiguration//** deaktiviert werden und der Maileater dazu gezwungen werden, dass die Email Adresse //exakt// stimmen muss. \\
Hierzu muss Folgendes als JSON eingegeben (copy & paste) werden:
<code>{  "useDomainWildcard": false  }</code>

=== Einstellung: Nur Betreff analysieren === 

Im Feld **//Interne Konfiguration//** kann der Maileater angewiesen werden, nur den Betreff (Subject) der Email nach bekannten Nummern (wie z.B. Angebotsnr, Rechnungsnr, etc.) zu durchsuchen und nicht den ganzen Mailtext. \\
Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn es zu vielen Falsch-Erkennungen kommt. \\
Hierzu muss Folgendes als JSON eingegeben (copy & paste) werden:
<code>{  "skipBody": 1  }</code>



{{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-02-add-maileater.png|Synchronisierung Maileater einrichten}}

==== Emails als CRM Eintrag/Notiz ====

Wurde bei einer Email eine bekannt Email Adresse gefunden oder eine Kunden-, Angebots-, Auftrags-, Rechnungsnummer, so wird aus der Email ein [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM Eintrag]] erzeugt.

Der [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM Eintrag]] wird **automatisch** mit Kunde, Angebot, Auftrag, Rechnung, etc. **verknüpft**.

Hierbei werden alle Email Adressen vermerkt und auch automatisch erkannt ob die Email vom Kunden geschickt wurde, oder wir die Email an den Kunden gesendet haben.

{{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-11-correspondence-list.png|Mails als CRM Einträge/Notizen Übersicht}}



===== Details: SMTP Server für Versand einrichten =====

Eine **Mail SMTP Server** Synchronisierung dient dazu, von anderen (zusätzlichen) Email Adressen versenden zu können.

**HINWEIS:** Der Haupt-SMTP Server wird unter //Einstellungen// --> //System// --> Abschnitt "//Eigenen SMTP Server verwenden//" eingestellt - siehe [[offer-cube:howto:settings#smtp_email-server|Einstellungen - Eigenen SMTP Server]]. \\
Dort finden sich auch spezielle Hinweise für Google/Gmail Konten (App Passwörter, 2FA, etc.), die auch für diese Einstellung bei den Synchronisierungen relevant sind.

Dies wird z.B. beim Ticketsystem verwendet oder wenn Rechnungen von einer eigenen Rechnungs-Email Adresse verschickt werden sollen.

Wird im Feld **//Status//** der Eintrag **//aktiv, nicht auswählbar//** ausgewählt, so wird diese SMTP Server Email Versandadresse dem Benutzer beim Versand von [[offer-cube:howto:offer|Angeboten]], [[offer-cube:howto:order|Aufträgen]] oder Rechnungen **nicht angeboten**. \\

Die Einstellung Status=**//aktiv, nicht auswählbar//** ist vorallem sinnvoll für die Versandemail Adresse des Ticketsystems (Es macht üblicherweise keinen Sinn von der Ticketsystem Mail Adresse je ein Angebot oder eine Rechnung zu versenden).

{{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-31-add-mailsmtp.png|Synchronisierung Mail-SMTP Server einrichten}}

==== Alternative Absender Email Adresse / SMTP Server nutzen ====

Sobald ein weiterer SMTP Server Eintrag mit dem Status //aktiv// eingerichtet wurde, steht dieser im Senden Dialog z.B. beim Versenden eines [[offer-cube:howto:offer|Angebots]] oder einer Rechnung zur Verfügung.

Wäre der Status **//aktiv, nicht auswählbar//** gesetzt, so würde dieser Eintrag nicht zur Auswahl erscheinen.

Der Eintrag //**-- (Standard) --**// bedeutet, es wird die unter [[offer-cube:howto:settings#smtp_email-server|Einstellungen - Eigenen SMTP Server verwenden]] Email Adresse verwendet.

{{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-32-send-invoice-mailstmp.png|Synchronisierung Mail-SMTP Server als Auswahl bei Rechnungsversand}}

==== Alternative E-Mail Adresse für Rechnungsversand voreinstellen ====

Unter //Einstellungen// --> //System// --> Abschnitt "//Sonstige Einstellungen//" kann der "//SMTP Server für Rechnungen// eingestellt werden (useInvoiceSMTPSyncsetting=syncsetting::id).

Hier werden alle Mail-SMTP Synchronisierung Einträge mit Status //aktiv// und //aktiv, nicht auswählbar// angezeigt.

Wird hier ein //Mail-SMTP Server// eingestellt, so wird dieser Eintrag in der Oberfläche beim Versenden von Rechnungen vorausgewählt als auch beim automatischen Versand von Rechnungen (Mieten, Lizenzen, etc.) verwendet (siehe [[offer-cube:howto:order-recurring|FAQ: Dauerauftrag anlegen]])

{{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-33-settings-useinvoicesmtpsyncsetting.png|Einstellungen - System - SMTP Server für Rechnungen}}
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