====== offer-cube / Synchronisierung einrichten (Maileater, Kalender, ...) ====== Zurück zur [[offer-cube:howto|Anleitungen / HowTos]] Siehe auch [[offer-cube:faq:faq_crm|FAQ: CRM]] \\ Siehe auch [[offer-cube:howto:syscron|Erinnerung-Emails mittels Zeitaktionen]] \\ Siehe auch [[offer-cube:howto:settings#smtp_email-server|Einstellungen - Eigenen SMTP Server]] \\ Siehe auch [[offer-cube:howto:syncsetting-hook-codes|Synchronisierungen Hook-Codes]] \\ Siehe auch [[offer-cube:faq:faq_ooi-syncsetting_notification_slack_channel|FAQ: Nachrichten in SLACK Channel]] \\ Siehe auch [[offer-cube:faq:faq_ooi-syncsetting_notification_email_offer_accepted|FAQ: Email bei Angebotsbeauftragung oder Ablehnung]] \\ ===== Allgemeines / Zusammenfassung ===== Die Synchronisierung //syncsetting// erlaubt es, offer-cube mit anderen Datenquellen/Systemen zu synchronisieren. zum Beispiel: * Google-Kalender * Maileater Email Synchronisierung: automatisches Auslesen von Emails aus IMAP Postfächern und Anlegen von [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM Notizen]] * Mail SMTP Server: alternative E-Mail Adressen für Mailversand z.B. Alle Rechnungen von einer rechnung@domain.tld versenden Auch kann über eine Synchronisierung auf Ereignisse in der Form von [[offer-cube:howto:syncsetting-hook-codes|Hooks (siehe Synchronisierungen Hook-Codes)]] reagiert werden und z.B. eine [[offer-cube:faq:faq_ooi-syncsetting_notification_email_offer_accepted|Email bei Angebotsbeauftragung oder Ablehnung gesendet]] werden oder eine [[offer-cube:faq:faq_ooi-syncsetting_notification_slack_channel|Nachrichten in einen SLACK Channel geposetet]] werden. ===== Details: Neue Synchronisierung ===== Unter // Einstellungen --> Synchronisierung // können neue Synchronisierungen eingerichtet werden. {{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-01-list-add.png|Liste der Synchronisierungen / syncsetting}} ===== Details: Maileater einrichten ===== Ein **Maileater** ist eine Synchronisierung mit einem Email Postfach: Alle Emails werden eingelesen und als [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM Notiz]] gespeichert, sofern: * eine Email Adresse erkannt wird, die im System bei einem [[offer-cube:howto:customer|Kunden]] oder einem [[offer-cube:howto:contact|Kontakt/Ansprechperson]] hinterlegt ist * oder eine Kunden-, Angebots-, Auftrags-, Rechnungsnummer im Betreff oder in der Email als Text vorkommt Bei **Server Hostname[:Port] oder URL** muss üblicherweise kein Port angegeben werden. \\ Es wird der Standard-Port laut der Einstellung **Maileater Typ** verwendet, sofern kein Port angegeben wurde. Sofern im Feld **Ziel-ID (optional z.B. Kelander-ID, Mailbox Name, ...)** nichts angegeben ist, werden automatisch folgende Email Ordner synchronisiert: * INBOX (Posteingang) * SENT (Gesendet) Alternativ kann als **Ziel-ID** auch ein Postfach Name angegeben werden, der explizit verwendet werden soll. Zusätzlich kann im Feld **Interne Konfiguration** der Maileater angewiesen werden, die Emails als Original //.eml-Datei// herunterzuladen und als Attachment an den [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM Eintrag]] anzuhängen. \\ Hierzu muss Folgendes als JSON eingegeben (copy & paste) werden: { "downloadEml": true } {{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-02-add-maileater.png|Synchronisierung Maileater einrichten}} ==== Emails als CRM Eintrag/Notiz ==== Wurde bei einer Email eine bekannt Email Adresse gefunden oder eine Kunden-, Angebots-, Auftrags-, Rechnungsnummer, so wird aus der Email ein [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM Eintrag]] erzeugt. Der [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM Eintrag]] wird **automatisch** mit Kunde, Angebot, Auftrag, Rechnung, etc. **verknüpft**. Hierbei werden alle Email Adressen vermerkt und auch automatisch erkannt ob die Email vom Kunden geschickt wurde, oder wir die Email an den Kunden gesendet haben. {{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-11-correspondence-list.png|Mails als CRM Einträge/Notizen Übersicht}} ===== Details: SMTP Server für Versand einrichten ===== Eine **Mail SMTP Server** Synchronisierung dient dazu, von anderen (zusätzlichen) Email Adressen versenden zu können. **HINWEIS:** Der Haupt-SMTP Server wird unter //Einstellungen// --> //System// --> Abschnitt "//Eigenen SMTP Server verwenden//" eingestellt - siehe [[offer-cube:howto:settings#smtp_email-server|Einstellungen - Eigenen SMTP Server]]. \\ Dort finden sich auch spezielle Hinweise für Google/Gmail Konten (App Passwörter, 2FA, etc.), die auch für diese Einstellung bei den Synchronisierungen relevant sind. Dies wird z.B. beim Ticketsystem verwendet oder wenn Rechnungen von einer eigenen Rechnungs-Email Adresse verschickt werden sollen. Wird im Feld **//Status//** der Eintrag **//aktiv, nicht auswählbar//** ausgewählt, so wird diese SMTP Server Email Versandadresse dem Benutzer beim Versand von [[offer-cube:howto:offer|Angeboten]], [[offer-cube:howto:order|Aufträgen]] oder Rechnungen **nicht angeboten**. \\ Die Einstellung Status=**//aktiv, nicht auswählbar//** ist vorallem sinnvoll für die Versandemail Adresse des Ticketsystems (Es macht üblicherweise keinen Sinn von der Ticketsystem Mail Adresse je ein Angebot oder eine Rechnung zu versenden). {{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-31-add-mailsmtp.png|Synchronisierung Mail-SMTP Server einrichten}} ==== Alternative Absender Email Adresse / SMTP Server nutzen ==== Sobald ein weiterer SMTP Server Eintrag mit dem Status //aktiv// eingerichtet wurde, steht dieser im Senden Dialog z.B. beim Versenden eines [[offer-cube:howto:offer|Angebots]] oder einer Rechnung zur Verfügung. Wäre der Status **//aktiv, nicht auswählbar//** gesetzt, so würde dieser Eintrag nicht zur Auswahl erscheinen. Der Eintrag //**-- (Standard) --**// bedeutet, es wird die unter [[offer-cube:howto:settings#smtp_email-server|Einstellungen - Eigenen SMTP Server verwenden]] Email Adresse verwendet. {{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-32-send-invoice-mailstmp.png|Synchronisierung Mail-SMTP Server als Auswahl bei Rechnungsversand}} ==== Alternative E-Mail Adresse für Rechnungsversand voreinstellen ==== Unter //Einstellungen// --> //System// --> Abschnitt "//Sonstige Einstellungen//" kann der "//SMTP Server für Rechnungen// eingestellt werden (useInvoiceSMTPSyncsetting=syncsetting::id). Hier werden alle Mail-SMTP Synchronisierung Einträge mit Status //aktiv// und //aktiv, nicht auswählbar// angezeigt. Wird hier ein //Mail-SMTP Server// eingestellt, so wird dieser Eintrag in der Oberfläche beim Versenden von Rechnungen vorausgewählt als auch beim automatischen Versand von Rechnungen (Mieten, Lizenzen, etc.) verwendet (siehe [[offer-cube:howto:order-recurring|FAQ: Dauerauftrag anlegen]]) {{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-33-settings-useinvoicesmtpsyncsetting.png|Einstellungen - System - SMTP Server für Rechnungen}}