cubic zebra

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====== offer-cube / Einstellungen Nummernkreise ======

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siehe auch [[offer-cube:howto:email-send|Email zusätzlicher Text und Anhänge]] \\
siehe auch [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen]] \\
siehe auch [[offer-cube:howto:order-recurring|FAQ: Dauerauftrag anlegen]] \\
siehe auch [[offer-cube:howto:paymentterm|Zahlungskonditionen/Skonto]] \\

===== Allgemeines / Zusammenfassung =====

Die sytemweite Einstellung zu den Nummernkreisen finden sich links im Dialog //**Einstellungen**// --> //**Nummernkreise**//. \\
Diese sind grundsätzlich nur für einen Benutzer mit Accessright //Admin// zugänglich. \\

Aktuell werden folgende Objekte vom Nummernkreis Modul unterstützt:

	* [[offer-cube:howto:customer|Kunden]]
	* [[offer-cube:howto:offer|Angebote]]
	* Aufträge
	* [[offer-cube:howto:supplierorder|Lieferantenbestellungen]]
	* Rechnungen \\ Hinweis: Seit build 313 (2020-06-01) wird die Rechnungsnummer erst beim Versenden (oder direktem Bezahlen) automatisch gezogen. \\ Davor hat die Rechnung keine offizielle Rechnungsnummer



===== Nummernkreis Definition =====

Ein Nummernkreis setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

{{offer-cube:howto:objref:offer-cube_howto_settings-objref-01-numberrange-list.png|Einstellungen - Nummernkreise}}

**Prefix 1** + **Automatisches Datum** //(Nummernformat)// + **Prefix 2** + **fortlaufende Zahl** //(Sequenz)// + **Suffix 1**

	* Der **Prefix 1** ist eine beliebige Buchstaben/Zahlen Kombination die vorangestellt wird (üblicherweise, standardmäßig 'o' für Angebot (Offert) oder z.B. auch 'ANG' für 'Angebot')
	* **Automatisches Datum** fügt je nach Einstellung automatisch das aktuelle Jahr und Monat ein - folgende Einstellungen sind möglich:
		* **fortlaufend** - es wird kein automatisches Datum eingefügt
		* **Jahr 4 stellig** - es wird das aktuelle Jahr mit 4 Stellen eingefügt z.B. //2019// oder //2020//
		* **Jahr 2 stellig** - es wird das aktuelle Jahr mit 2 Stellen eingefügt z.B. //19// für 2019 oder //20// für 2020
		* **Jahr 4 stellig + Monat** - es wird das aktuelle Jahr mit 4 Stellen und das aktuelle Monat eingefügt z.B. //201912// für Dezember 2019 oder //202006// für Juni 2020
		* **Jahr 2 stellig + Monat** - es wird das aktuelle Jahr mit 2 Stellen und das aktuelle Monat eingefügt z.B. //1912// für Dezember 2019 oder //2006// für Juni 2020
	* Der **Prefix 2** ist eine beliebige Buchstaben/Zahlen Kombination die nach dem automatischen Datum eingefügt wird (z.B. ein Schrägstrich oder ein Bindestrich)
	* Danach kommt eine fortlaufende Zahl beginnend bei **Sequenz** mit der angegebenen **Anzahl an Stellen**
	* Ganz am Ende kann optional ein **Suffix 1** eingefügt werden


==== Standard Einstellungen ==== 

^ Modul                   ^ Prefix 1    ^ Automatisches Datum     ^ Prefix 2       ^ fortlaufende Zahl               ^ Suffix 1      ^ Beispiel    ^
| Kunden                  | c           | keines (leer)           | keiner (leer)  | beginnend bei 1 / 1 Stelle      | keiner (leer) | c123        |
| Angebot                 | o           | keines (leer)           | keiner (leer)  | beginnend bei 1 / 1 Stelle      | keiner (leer) | o51         |
| Auftrag                 | n           | keines (leer)           | keiner (leer)  | beginnend bei 1 / 1 Stelle      | keiner (leer) | n2731       |
| Lieferantenbestellungen | s           | keines (leer)           | keiner (leer)  | beginnend bei 1 / 1 Stelle      | keiner (leer) | s2          |
| Rechnung                | r           | keines (leer)           | keiner (leer)  | beginnend bei 1 / 1 Stelle      | keiner (leer) | r321        |

==== Beispiel Einstellungen ==== 

Folgende Einstellungen sind zum Beispiel möglich:

^ Modul                   ^ Prefix 1    ^ Automatisches Datum     ^ Prefix 2       ^ fortlaufende Zahl               ^ Suffix 1      ^ Beispiel    ^
| Kunden                  | K           | //keiner (leer)//       | //keiner (leer)//  | beginnend bei 1 / 1 Stelle      | //keiner (leer)// | **K12**        //(zwölfter Kunde)// |
| Angebot                 | AN          | Jahr 2 stellig + Monat  | /                  | beginnend bei 1 / 3 Stellen     | //keiner (leer)// | **AN2006/001** //(erstes Angebot im Juni 2020)// |
| Auftrag                 | AUF-        | Jahr 2 stellig          | /                  | beginnend bei 1 / 4 Stellen     | XYZ               | **AUF-20/0014XYZ**  //(vierzehnter Auftrag im Jahr 2020)//  |
| Lieferantenbestellungen | BEST        | Jahr 2 stellig          | -                  | beginnend bei 1 / 3 Stellen     | //keiner (leer)// | **BEST20-001**  //(erste Bestellung im Jahr 2020)//      |
| Rechnung                | RE-         | Jahr 4 stellig          | /                  | beginnend bei 1 / 3 Stellen     | //keiner (leer)// | **RE-2020/007**  //(siebte Rechnung im Jahr 2020)//       |

===== Spezialfall Rechnungen =====

Grundsätzlich wird die Nummer aus dem Nummernkreis **beim Erstellen** eines Objekts **sofort gezogen**.

Das bedeutet, wird z.B. ein neuer Kunde oder ein neues Angebot angelegt, so erhält dieses sofort eine entsprechende Nummer laut dem voreingestellten Nummernkreis.

**Bei Rechnungen** hingegen, wird die Nummer erst dann automatisch gezogen, **wenn das PDF erzeugt wird**. \\
Das ist der Fall, wenn:

	* entweder die Rechnung versendet wird (Senden Button)
	* oder die Rechnung direkt (ohne sie vorher zu versenden) bezahlt wird (Bezahlen Button)

==== Rechnungsnummer vor Versand manuell ziehen ====

In manchen Fällen ist es notwendig, die Rechnungsnummer sozusagen zu "reservieren".

Zu diesem Zweck kann jederzeit eine Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis mit dem Button **Rechnung Nummer ziehen** gezogen werden.

**ACHTUNG:** Diese Nummer ist dann vergeben und kann nicht erneut verwendet werden (auch wenn die Nummer manuell danach überschrieben wird).

{{offer-cube:howto:objref:offer-cube_howto_settings-objref-33-invoice-obtain.png|Rechnungsnummer aus Nummernkreis ziehen}}

===== Manuelle Vergabe einer Referenznummer =====

OfferCube erlaubt es, seit build 313 (2020-06-01) die Referenznummer (z.B. eine Rechnungsnummer) auch manuell zu vergeben. 

Dies ist dann sinnvoll, wenn beispielsweise eine bestehende Rechnung aus einem Altsystem in Offer-Cube übernommen werden soll.

Die Rechnungsnummer wird dann in das Feld "//Rechnungsnummer//" eingetragen. \\
Analog dazu geht dies auch für Angebote, Aufträge, Bestellungen und Kunden.

Die Nummer darf noch nicht existieren (ansonsten wird die Eingabe nicht angenommen). \\
Die Nummer muss **nicht** dem aktuellen Nummernkreis entsprechen (im Gegenteil - sie sollte sogar nicht dem aktuellen Nummernkreis entsprechen). \\
**ACHTUNG:** Diese Nummer ist dann vergeben und kann nicht nochmals verwendet werden.

{{offer-cube:howto:objref:offer-cube_howto_settings-objref-31-invoice-objref-field.png|Bestehende Rechnungsnummer aus Altsystem übernehmen}}

{{offer-cube:howto:objref:offer-cube_howto_settings-objref-32-invoice-objref-manual.png|Bestehende Rechnungsnummer aus Altsystem}}

===== Nummernkreis Wechsel =====

Der Nummernkreis kann jederzeit geändert bzw. gewechselt werden. 

**ACHTUNG:** Ein Wechsel auf einen niedrigeren Nummernkreis (niedrigere //Sequenz//) bei gleichem Prefix ist nicht möglich! \\
Um auf eine niedrigere //Sequenz// zu wechseln, muss gleichzeitig ein neuer //Prefix 1// vergeben werden (dieser darf noch nicht existieren). \\

Erklärung: Durch diese Maßnahme wird sichergestellt, dass die Nummern im selben Nummernkreis (bestehend aus Prefix und Sequenz) immer chronologisch fortlaufend sind. \\
Gleichzeitig wird die Situation vermieden, dass eine Nummer doppelt vergeben wird, weil zuvor auf einen niedrigieren Nummernkreis gewechselt wurde. \\

===== Referenznummer Duplikate erlauben =====

Mit der Option **"//Duplikate erlauben//" = Ja** erlaubt das System die mehrmalige manuelle Vergabe derselben Referenznummer. \\
In diesem Beispiel dürfen z.B. mehrere Aufträge dieselbe Referenznummer tragen (siehe [[offer-cube:howto:objref#manuelle_vergabe_einer_referenznummer|Manuelle Vergabe einer Referenznummer]])

{{offer-cube:howto:objref:offer-cube_howto_settings-objref-02-duplicate.png|Referenznummer Duplikate erlauben}}

Siehe auch [[offer-cube:howto:settings#auftragsnummer_manuell_ziehen|Auftragsnummer manuell ziehen]]

===== Interne IDs =====

Bis inkl. Build 312 (2020-05-31) wurden für Angebote, Aufträge, Rechnungen, Kunden und Bestellungen die internen IDs gleichzeitig als Referenznummer verwendet. \\
Seit dem Build 313 (2020-06-01) werden die hier beschriebenen Nummernkreise für die offizielle Referenznummer verwendet. \\

Parallel dazu gibt es jedoch weiterhin die internen IDs, die das System benötigt um korrekt zu funktionieren.
Diese sind anhand eines vorangestellten 'x' zu erkennen. \\
Je nach vorheriger Einstellung des Nummernkreises werden die internen IDs entsprechend weitergeführt, sind aber nur an wenigen Stellen des Systems sichtbar.
In allen Emails, etc. werden die vom Nummernkreis Modul vergebenen Nummern verwendet.

^ vorangestelltes Kürzel   ^ Modul ^
| xc //(z.B. xc21)//       | Kunde    |
| xo //(z.B. xo20200013)// | Angebot    |
| xn //(z.B. xn2005013)//  | Auftrag    |
| xs //(z.B. xs13)//       | Lieferantenbestellung    |
| xr //(z.B. xr200061)//   | Rechnung    |

===== Variablen und neuer Platzhalter _objref =====

**ACHTUNG:** \\
Werden [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen]] verwendet, zum Beispiel für [[offer-cube:howto:email-send|Email zusätzlicher Text und Anhänge]], so ist darauf zu achten, ab Build 313 immer //**_objref**// (anstatt wie bisher _ref) zu verwenden.

Siehe auch:
	* [[offer-cube:howto:email-send|Email zusätzlicher Text und Anhänge]]
	* [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen]]
	* [[offer-cube:howto:order-recurring|FAQ: Dauerauftrag anlegen]]
	* [[offer-cube:howto:paymentterm|Zahlungskonditionen/Skonto]]
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