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--- offer-cube:howto:order-recurring [2020/06/01 17:50]
+++ offer-cube:howto:order-recurring [2021/08/22 18:43] (current)
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+====== offer-cube / Daueraufträge ======
+Zurück zu [[offer-cube:howto|Anleitungen / HowTos]]
+Siehe auch [[offer-cube:faq:faq_order-invoice-prepayment|Anzahlungen, Anzahlungsrechnung, Teilrechnung und Endrechnung]]. \\
+Siehe auch [[offer-cube:faq:faq_order-invoice-final-invoice-position|Schlussrechnung]]. \\
+Siehe auch [[offer-cube:howto:objref|Einstellungen Nummernkreise]] \\
+===== Allgemeines / Zusammenfassung =====
+Diese Funktion erlaubt es, automatisch wiederkehrende Aufträge (//Daueraufträge//) einzurichten. \\
+Diese //Daueraufträge// werden automatisch periodisch zum Stichtag fällig und generieren auf Wunsch automatisch eine Rechnung oder eine Auftragskopie.
+** TIPP für Mieten/Lizenzen: ** Daueraufträge eignen sich ideal zum automatischen Verrechnen von Mieten (Büromiete, Gerätemiete), Lizenzverrechnung, etc.
+** TIPP für Wartungsverträge/Serviceverträge: ** Um **Wartungsverträge** oder **Serviceverträge** abzubilden kann anstatt einer automatischen Verrechnung eine Auftragskopie erzeugt werden. \\
+So kann ein Monteur in diesen Auftrag dann seine Zeiten buchen oder die Materialen, die er verwendet hat.
+** TIPP für Aufträge mit zusätzlichen Regieleistungen: ** Mit der Einstellung "//**Auftragskopie automatisch verrechnen**//" wird der Serviceauftrag zum jeweiligen Stichtag automatisch mit allen zusätzlich hineingebuchten Regieleistungen verrechnet. Siehe [[offer-cube:howto:order-recurring#beispielautomatische_erstellung_von_einmalauftraegen_mit_automatischer_verrechnung|Beispiel]]
+** Hinweis: ** Werden [[offer-cube:howto:paymentterm|Zahlungskonditionen/Skonto]] im [[offer-cube:howto:customer|Kundenstammdatensatz]] geändert, so müssen diese __manuell__ auch im Dauerauftrag geändert werden (es erfolgt keine automatische Replizierung vom Kundendatensatz zum Auftrag)
+** ACHTUNG: ** seit Build 313 (2020-06-01) muss **_objref** statt _ref verwendet werden
+===== Schritt 1: Auftrag anlegen und Artikel einfügen =====
+Zuerst muss ein Auftrag angelegt werden (entweder direkt über das //"Aufträge"// --> //"Neuer Auftrag"// oder über ein gewonnenes [[offer-cube:howto:offer|Angebot]])
+Danach einen oder mehrere entsprechende Artikel einfügen (z.B. Monatsmiete, Büromiete, Vermietung von Gerät XY, ...).
+** HINWEIS: ** Bei Vermietungen die entsprechenden Steuersätze beachten und in den [[offer-cube:howto:article|Artikel]] entsprechend hinterlegen - siehe z.B. {{https://www.wko.at/service/steuern/Vermietung_und_Verpachtung_von_Grundstuecken.html|Wirtschaftskammer Vermietung Grundstücke}}
+{{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-02-add-article.png|Auftrag anlegen und Artikel einfügen}}
+===== Schritt 2: Position benennen =====
+Vor dem Aktivieren des Dauerauftrags sollte die Position entsprechend benannt werden.
+Hierbei gibt es die Möglichkeit den Leistungszeitraum mit entsprechenden Variablen automatisiert ausfüllen zu lassen:
+^  Variable  ^ Bedeutung   ^
+|  %year%    | Das Jahr (4 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird automatisch eingefügt.  |
+|  %month%   | Das Monat (2 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird automatisch eingefügt.  |
+|  %month1%  | Das Monat (1 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird automatisch eingefügt.  |
+|  %day%     | Der Tag (2 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird automatisch eingefügt.  |
+|  %day1%    | Der Tag (1 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird automatisch eingefügt.  |
+|  %nextyear%    | Das Jahr (4 stellig) für den nächsten Zyklus (Verrechnung oder Auftragskopie) wird automatisch eingefügt. \\ Hinweis: Es ist nicht das nächste Jahr lt. Kalender sondern das Jahr der nächsten Abrechnungsperiode laut eingestelltem Intervall. |
+|  %nextmonth%   | Das Monat (2 stellig) für den nächsten Zyklus (Verrechnung oder Auftragskopie) wird automatisch eingefügt. \\ **Hinweis:** Es ist nicht das nächste Monat lt. Kalender sondern das Monat der nächsten Abrechnungsperiode. \\ **Beispiel:** D.h. ist das Intervall z.B. Halbjährlich (6 Monate) und es ist aktuell Februar (02) dann generiert %nextmonth% als Ergebnis 08 (August = Februar + 6 Monate) |
+|  %nextmonth1%  | Das Monat (1 stellig) für den nächsten Zyklus (Verrechnung oder Auftragskopie) wird automatisch eingefügt.  |
+|  %nextday%     | Der Tag (2 stellig) für den nächsten Zyklus (Verrechnung oder Auftragskopie) wird automatisch eingefügt.  |
+|  %nextday1%    | Der Tag (1 stellig) für den nächsten Zyklus (Verrechnung oder Auftragskopie) wird automatisch eingefügt.  |
+|  %month+1m%   | Zum aktuellen Monat der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird 1 Monat (**+1m**) hinzugezählt und das Monat 2 stellig eingefügt. \\ **Hinweis:** analog dazu lassen sich mehrere Monate hinzuzählen (z.B. **+3m** für 3 Monate) oder abziehen (**-3m** für 3 Monate weniger) \\ Der Wertebereich reicht von -36m bis +36m. |
+|  %year+1m%   | Zum aktuellen Monat der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird 1 Monat (**+1m**) hinzugezählt und das Jahr 4 stellig eingefügt. \\ Der Wertebereich reicht von -36m bis +36m. |
+|  %nextmonth+1m%   | Zum Monat des nächsten Intervalls der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird 1 Monat (**+1m**) hinzugezählt und das Monat 2 stellig eingefügt. \\ Der Wertebereich reicht von -36m bis +36m |
+|  %nextyear+1m%   | Zum Monat des nächsten Intervalls der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird 1 Monat (**+1m**) hinzugezählt und das Jahr 4 stellig eingefügt. \\ Der Wertebereich reicht von -36m bis +36m |
+|  %offer%   | Die Angebotsnummer aus dem der Auftrag erstellt wurde wird eingefügt (nur wenn aus Angebot erstellt).  |
+|  %order%   | Die Auftragsnummer des Auftrags wird eingefügt.  |
+|  %% %[[Funktion/$Variable]]% %%  | Hiermit lassen sich die [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen]] verwenden  |
+|  %% %[[$obj]]% %%  | Das aktuelle Auftragsobjekt - siehe [[offer-cube:howto:pdf-special-variables#detailsvariablen_uebersicht|Variablen Übersicht]]  |
+|  %% %[[$position]]% %%  | Das aktuelle Positionsobjekt - siehe [[offer-cube:howto:pdf-special-variables#detailsvariablen_uebersicht|Variablen Übersicht]]  |
+|  %% %[[$time]]% %%  | Das aktuelle Datum  |
+|  %% %[[$accountingnextdate]]% %%  | Das Datum der nächsten Fälligkeit  |
+|  %% %[[$accountinginterval]]% %%  | Die Intervalldauer in Sekunden (**Achtung:** nicht $obj.accountingperiod verwenden, da dies je nach Einstellung nicht immer Monate sind) |
+** TIPP: ** Bei typischen Daueraufträgen hat sich z.B. folgende Positionsbezeichnung bewährt:
+<code>Miete %year%/%month%</code>
+Oder
+<code>Wartungsgebühr %month%/%year% bis %nextmonth%/%nextyear% Service Auftrag %[[$obj._objref]]%</code>
+{{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-03-set-position-name.png|Positions-Bezeichnung}}
+=== Folgemonat laut Kalender mit +1m ===
+Das System verwendet mit den Kurzplatzhaltern (%month%, %year%, ...) immer das aktuelle Datum (damit auch das aktuelle Monat). \\
+Also %month% ist im Februar immer 2 \\
+Mit %nextmonth% ist nicht das Folgemonat lt. Kalender gemeint sondern das Monat für den nächsten Abrechnungszeitpunkt. \\
+D.h. würde man halbjährlich abrechnen wäre jetzt im Februar %month% 2 und %nextmonth% wäre dann 8 ( = Februar + 6 Monate). \\
+** Experten Tipp: ** Soll der Folgemonat laut Kalender verwendet werden, muss die Variante **%month+1m%** und **%year+1m%** verwendet werden
+<code>Domainkosten %month+1m%/%year+1m% - %nextmonth+1m%/%nextyear+1m%</code>
+Wichtig ist das hinzuzählen von //+1m// auch beim Jahr - dies stellt sicher, dass z.B. Dezember (Monat 12) +1m (+1 Monat) dann als Monat Jänner (01) im Folgejahr ergibt.
+**ACHTUNG:** Beim Jahr //%year%// bzw. //%nextyear%// immer denselben Wert wie bei Monat //%month%// bzw. //%nextmonth%//  angeben! \\
+Der Wertebereich reicht von -36m bis +36m.
+Beispiel:
+{{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-21-example-addmonth.png|Beispiel mit +1m und -3m}}
+=== Letztes Quartal mit -3m ===
+Analog zum Folgemonat Beispiel ließe sich auch das letzte Quartal abrechnen und ausweisen:
+<code>Leistungen letztes Quartal %month-3m%/%year-3m% - %month%/%year%</code>
+=== Rechnen mit eigenen Formaten und Sekunden ===
+** Experten Tipp: ** Soll komplexere Datumsoperationen durchgeführt werden, können die [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen]] benutzt werden.
+<code>Datumsbereich %[[($time+31*1*86400)|date_format:"%m/%Y"]]% bis %[[($accountingnextdate+31*1*86400)|date_format:"%m/%Y"]]%</code>
+Das heißt es werden immer 1 Monat (31 Tage zu je 86400 Sekunden) dazu addiert - Und das Resultat als Monat/Jahr ausgegeben. \\
+**Achtung: ** hier muss man mit den Tagen aufpassen - wenn man z.B. am 31.1. die Verrechnung macht und dann 31 Tage dazuaddiert, dann kommt nicht der Februar sondern der März heraus (weil der Februar hat nur 28 Tage). \\
+D.h. ist man am Monatsende dann z.B. nur 20 Tage dazu addieren, dass wenn nur Monat und Tag ausgegeben wird auch das korrekte nächste Monat laut Kalender ausgegeben wird.
+===== Schritt 3: Dauerauftrag aktivieren/einstellen =====
+Nun kann über //"Optionen"// --> //"Dauerauftrags-Optionen"// der wiederkehrende Auftrag mit automatischer Rechnungserstellung/Auftragskopie aktiviert/konfiguriert werden.
+{{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-04-set-recurring.png|Optionen Dauerauftrag Einstellungen}}
+Im folgenden Dialogfeld muss für einen wiederkehrenden Auftrag "//Dauerauftrag//" aktiviert werden.
+Nun kann das Intervall (monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich) eingestellt werden.
+Darunter sind 2 Datumsfelder //"Start Datum"// und //"Erster Abrechnungstag"// zu befüllen. \\
+Üblicherweise werden beide Datumsfelder auf den Tag gesetzt, an dem die Verrechnung starten soll. \\
+Manchmal wird jedoch mit Arbeiten für den Auftrag begonnen (Feld //"Start Datum"//), bevor die automatische Verrechnung (Feld //"Erster Abrechnungstag"//) startet. \\
+Zusätzlich kann (bei zeitlich beschränkten Daueraufträgen) auch gleich das Feld //"End Datum"// befüllt werden (für unbeschränkt laufende Aufträge leer lassen).
+Wird ein //"End Datum"// gesetzt, dann endet der Auftrag (und damit die Verrechnung) automatisch an diesem Tag.
+Das Feld //"Nächster Abrechnungstag"// ist grundsätzlich leer zu lassen. \\
+Es wird vom System immer automatisch mit dem nächsten berechneten Abrechnungstag befüllt.
+Zuletzt können die entsprechenden Positionen, die automatisch wiederkehrend zu verrechnen sind, ausgewählt werden. \\
+Standardmäßig sind alle Positionen ausgewählt.
+{{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-05b-recurring-settings.png|Dauerauftrag aktivieren}}
+===== Schritt 4: Dauerauftrag erstellt =====
+Der Dauerauftrag ist nun eingerichtet und wartet bis zum eingestellten Datum //"Erster Abrechnungstag"//. \\
+Zu diesem Zeitpunkt wird der Auftrag automatisch fällig und die Rechnung wird aus den ausgewählten Positionen erstellt. \\
+{{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-06-recurring-waiting.png|Dauerauftrag erstellt}}
+===== Ergebnis: Dauerauftrag fällig und Rechnung erstellt =====
+Der Dauerauftrag wurde wie eingestellt zum Zeitpunkt //"Erster Abrechnungstag"// fällig und hat die entsprechende Dauerauftragsposition für die Rechnung erstellt.
+{{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-07-result-order.png|Dauerauftrag fällig}}
+Die automatisch generierte Rechnung wird im Auftrag über einen [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM]] Eintrag verlinkt und ist direkt anklickbar. \\
+Je nach Einstellung für die verrechneten Positionen verbleibt auch die automatisch generierte Position im Auftrag und wird mit der Rechnung verlinkt. \\
+{{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-08-result-invoice.png|Automatisch generierte Rechnung}}
+===== Beispiel: Automatische Erstellung von Einmalaufträgen mit automatischer Verrechnung =====
+Diese Einstellung findet Anwendung, wenn monatlich beispielweise eine Tätigkeit durchzuführen ist und zusätzlich Regieleistungen anfallen.
+Als Beispiel dient hier eine Hausbetreuung mit Reinigung - ist beispielsweise Sperrmüll zu entsorgen, so wird diese Entsorgung zusätzlich verrechnet. \\
+Die Auftragskopie (der erstellte Einmal-Auftrag für die Reinigung) wird vollautomatisch 1 Monat später verrechnet.
+{{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-31-recurring-order-copy-charge.png|Dauerauftrag mit Auftragskopie und automatischer Verrechnung}}
+===== Einstellungen: Rechnung automatisch versenden =====
+Unter //"Einstellungen"// --> //"System"// --> Abschnitt //"Rechnungs/Auftrags/Artikel Einstellungen"// --> //"Automatisch erstellte Rechnungen automatisch versenden?"//
+kann festgelegt werden, ob die durch den Dauerauftrag automatisch erstellte Rechnung auch gleich per Email versendet wird (nur möglich, wenn im Auftrag eine Email Adresse hinterlegt ist).
+Unter //"Einstellungen"// --> //"System"// --> Abschnitt //"Positions-Einstellungen"// --> //"Position beim Verrechnen?"//
+kann festgelegt werden, ob die durch den Dauerauftrag automatisch erstellte Position im Auftrag als verrechnet verbleibt oder nur in der Rechnung sichtbar ist. \\
+Verbleibt sie ebenfalls im Auftrag, lässt sich direkt im Auftrag auf einen Blick ablesen, wann welche Positionen automatisch verrechnet wurden. \\
+Sind sehr viele Dauerauftrags-Positionen in einem Auftrag, so macht es aufgrund der besseren Übersichtlichkeit eventuell Sinn, diese Einstellung zu ändern. \\
+{{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-11-settings-auto-invoice-v.png|Einstellungen - Rechnung automatisch versenden}}

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