====== offer-cube / Dokument und Vorlagen für Mahnungen ======
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Siehe auch [[offer-cube:howto:pdf-special-font|PDF Power User Funktionen Schriftstile]] \\
Siehe auch [[offer-cube:howto:pdf-special-img|PDF Power User Funktion Bild einfügen]] \\
Siehe auch [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen]] \\
Siehe auch [[offer-cube:howto:docmeta|Dokument Vorlagen für Textblöcke]] \\
Siehe auch [[offer-cube:howto:docmeta-export-template|Vorlagen Excel/CSV Export]] \\
===== Allgemeines / Zusammenfassung =====
Im Modul "//Dokument Vorlagen//" (//docmeta//) finden sich Vorlagen für Form-App (digitale Formulare), Textbausteine für [[offer-cube:howto:offer|Angebote]]/[[offer-cube:howto:order|Auftrag]]/Rechnungen sowie Vorlagen für Emails als auch Vorlagen für [[offer-cube:howto:docmeta-export-template|Excel/CSV Export]].
Die Dokument Vorlagen finden sich unter //**Einstellungen**// --> //**Dokument Vorlagen**//
{{offer-cube:howto:docmeta:offer-cube_howto-docmeta-01-settings-dokumente.png|Einstellungen -> Dokument Vorlagen}}
Die Vorlagen werden in unterschiedliche Typen eingeteilt:
* //**Formular Vorlagen**// sind die Vorlagen für die FormCube digitalen Formulare der Formular-App (kostenpflichtiges Addon)
* //**PDF Vorlage**// sind Vorlagen für PDF / Dokument Generierung z.B. für die PDFs der automatischen Mahnungen
* //**[[offer-cube:howto:docmeta-email|Mail-Vorlage]]**// sind Vorlagen für versendete Emails z.B. bei Versendung automatischer Emails durch "//Hooks//" oder zur manuellen Auswahl bei Versand eines Angebots/Auftrags oder Rechnung
* //**[[offer-cube:howto:docmeta|Textblöcke]]**// sind einzelne Textblock Vorlagen, die direkt in die Texte eines Angebots, Auftrags oder einer Rechnung als Beschreibung oder Appendix übernommen werden können
* //**Email-Textblöcke**// sind einzelne Textblock Vorlagen, die direkt in die Texte zum Versand einer Email für Angebote/Aufträge oder Rechnung verwendet werden können
* //**[[offer-cube:howto:docmeta-export-template|Export-Liste Vorlagen für Excel/CSV Export]]**// sind Vorlagen, welche Felder/Spalten in einem Excel/CSV Export vorhanden sein sollen. Hierbei können mit den [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen/Variablen]] auch die Werte transformiert werden (z.B. Berechnungen durchgeführt werden, etc.)
**ACHTUNG:** Soll nur die Grußformel ("//mit freundlichen Grüßen Ihr XY-Firma Team//") oder die Signatur der Email geändert werden --> siehe [[offer-cube:faq:faq_ooi-grussformel_signatur_emails_aendern|Grußformel/Signatur in Emails ändern]]
{{offer-cube:howto:docmeta:offer-cube_howto-docmeta-02-docmeta-list.png|Dokument Vorlagen Liste}}
===== PDF Vorlage für Mahnungen anlegen =====
Unter //Einstellungen// --> //Dokument Vorlagen// eine neue Vorlage erstellen.
* Bezeichnung z.B.: **Mahnung Stufe 3 Deutsch**
* Typ auswählen: **PDF Vorlage**
* Überschrift/Titel in PDF: z.B.: **Letzte Mahnung**
* Kopf-/Fußzeile anzeigen: **ja**
* Adresse/Firmendaten auf 1. Seite anzeigen: **ja**
{{offer-cube:howto:docmeta-dunning:offer-cube_howto-docmeta-dunning-01-create-docmeta.png|Dokument Vorlage anlegen}}
==== PDF Vorlage für Mahnungen Textblock ====
Nun den Textblock für die Mahnung anlegen - z.B. für die Letzte Mahnung (Mahnstufe 3):
{{offer-cube:howto:docmeta-dunning:offer-cube_howto-docmeta-dunning-02-docpart-textblock.png|Textblock für Letzte Mahnung}}
===== Eigenen Mahnungstext aktivieren =====
Unter //Einstellungen// --> //System// --> //Mahnungs-Einstellungen//:
Dort dann die gewünschte Vorlage unter dem jeweiligen Abschnitt z.B. "//Mahnung Zahlungserinnerung (Stufe 1)//" im Punkt "//Mahnung Stufe 1 Dokument Vorlage//" oder "//Mahnung Stufe 1 Dokument Vorlage (EN)//" (für englische Vorlagen) auswählen.
{{offer-cube:howto:docmeta-dunning:offer-cube_howto-docmeta-dunning-03-settings.png|Einstellungen - Mahnung Vorlage auswählen}}
===== Variablen für Mahnungen =====
Die einzelnen Texte verwenden spezielle Variablen, um die Mahnungsdetails einzufügen z.B. Rechnungsnummer oder Rechnungs-Zahlungsziel.
^ Variable ^ Beschreibung ^
| %CUSTOMER_COMBONAME% | Kundenname (automatisch entweder Firmenname oder Vorname Nachname) |
| %OWNCOMPANY% | Eigener Firmenname (Siehe Einstellungen --> Eigene Firmendaten) |
| %DUNNING1_SENT_DATE% | Datum der Zahlungserinnerung (Mahnung Stufe 1) |
| %DUNNING2_SENT_DATE% | Datum der Ersten Mahnung (Mahnung Stufe 2) |
| %DUNNING3_SENT_DATE% | Datum der Letzten Mahnung (Mahnung Stufe 3) |
| %DUNNING1_FEE% | Mahngebühren Zahlungserinnerung (Mahnung Stufe 1) |
| %DUNNING2_FEE% | Mahngebühren Ersten Mahnung (Mahnung Stufe 2) |
| %DUNNING3_FEE% | Mahngebühren Letzten Mahnung (Mahnung Stufe 3) |
| %DUNNING1_PRICE% | Gesamtpreis Rechnung + Mahngebühren der Zahlungserinnerung (Mahnung Stufe 1) |
| %DUNNING2_PRICE% | Gesamtpreis Rechnung + Mahngebühren der Ersten Mahnung (Mahnung Stufe 2) |
| %DUNNING3_PRICE% | Gesamtpreis Rechnung + Mahngebühren der Letzten Mahnung (Mahnung Stufe 3) |
| %INVOICE% | Rechnungsnummer |
| %INVOICE_SENT_DATE% | Rechnungsversanddatum |
| %PRICE% | Aktuelle Mahnstufe Gesamtpreis Rechnung + Summe aller bisher angefallenen Mahngebühren |
| %DUNNING_FEE_TOTAL% | Summe aller bisher angefallenen Mahngebühren |
| %DUNNING_PAYMENT_DATE% | Zahlungsziel der aktuellen Zahlungserinnerung/Mahnung |
| [[$obj]] | das Mahnungsobjekt 'dunning' - siehe [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen]] |
| [[$invoice]] | das Rechnungsobjekt 'invoice' - siehe [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen]] \\ also z.B. //[[$invoice.price_wtax|d2bCurrency]]// für den Preis inkl. Umsatzsteuer formatiert auf 2 Nachkommastellen |
===== Beispiel Vorlagentexte =====
==== Zahlungserinnerung - Mahnung Stufe 1 ====
Zahlungserinnerung für Rechnung %INVOICE%
Sehr geehrte(r) %CUSTOMER_COMBONAME%,
leider konnten wir noch keinen Zahlungseingang der Rechnung %INVOICE% vom %INVOICE_SENT_DATE% feststellen.
Wir bitten Sie, umgehend den offenen Betrag von %PRICE% Euro bis zum %DUNNING_PAYMENT_DATE% zu begleichen.
Falls Sie die Rechnung bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
%OWNCOMPANY%
==== Erste Mahnung - Mahnung Stufe 2 ====
Mahnung für Rechnung %INVOICE%
Sehr geehrte(r) %CUSTOMER_COMBONAME%,
leider konnten wir noch keinen Zahlungseingang der Rechnung %INVOICE% vom %INVOICE_SENT_DATE% feststellen.
Auch haben Sie nicht auf unsere Zahlungserinnerung vom %DUNNING1_SENT_DATE% reagiert.
Für den uns entstandenen Aufwand erlauben wir uns Ihnen %DUNNING2_FEE% Euro in Rechnung zu stellen.
Wir fordern Sie auf, umgehend den offenen Betrag der Rechnung sowie der angeführten Mahnkosten von insgesamt %PRICE% Euro bis zum %DUNNING_PAYMENT_DATE% zu begleichen.
Mit freundlichen Grüßen
%OWNCOMPANY%"
==== Letzte Mahnung - Mahnung Stufe 3 ====
Letzte Mahnung für Rechnung %INVOICE%
Sehr geehrte(r) %CUSTOMER_COMBONAME%,
leider haben Sie unseren bisherigen Aufforderungen Ihre Rechnung %INVOICE% vom %INVOICE_SENT_DATE% zu begleichen keine Beachtung geschenkt.
Wir fordern Sie hiermit letztmalig dazu auf, den Rechnungsbetrag zuzüglich den Mahnkosten von %DUNNING_FEE_TOTAL% Euro zu bezahlen.
Wenn der Betrag von %PRICE% Euro nicht bis spätestens %DUNNING_PAYMENT_DATE% bei uns eingelangt ist, sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte zu ergreifen.
Die dadurch entstehenden Kosten sind hierbei ebenfalls von Ihnen zu tragen.
Mit freundlichen Grüßen
%OWNCOMPANY%"