====== offer-cube / Dokument und Vorlagen für Emails ====== Zurück zur [[offer-cube:howto|Anleitungen / HowTos]] Siehe auch [[offer-cube:howto:offer|Angebote]] \\ Siehe auch [[offer-cube:howto:order|Auftrag und Lieferschein]] \\ Siehe auch [[offer-cube:howto:pdf-special-font|PDF Power User Funktionen Schriftstile]] \\ Siehe auch [[offer-cube:howto:pdf-special-img|PDF Power User Funktion Bild einfügen]] \\ Siehe auch [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen]] \\ Siehe auch [[offer-cube:faq:faq_ooi-grussformel_signatur_emails_aendern|Grußformel/Signatur in Emails]] \\ Siehe auch [[offer-cube:howto:docmeta|Dokument Vorlagen für Textblöcke]] \\ Siehe auch [[offer-cube:howto:docmeta-export-template|Vorlagen Excel/CSV Export]] \\ Siehe auch [[offer-cube:howto:ooi-textblocks|Überschrift, Texte und Textblöcke in Angebot, Auftrag, Rechnung bearbeiten]] ===== Allgemeines / Zusammenfassung ===== Im Modul "//Dokument Vorlagen//" (//docmeta//) finden sich Vorlagen für Form-App (digitale Formulare), Textbausteine für [[offer-cube:howto:offer|Angebote]]/[[offer-cube:howto:order|Auftrag]]/Rechnungen sowie Vorlagen für Emails als auch Vorlagen für [[offer-cube:howto:docmeta-export-template|Excel/CSV Export]]. Die Dokument Vorlagen finden sich unter //**Einstellungen**// --> //**Dokument Vorlagen**// {{offer-cube:howto:docmeta:offer-cube_howto-docmeta-01-settings-dokumente.png|Einstellungen -> Dokument Vorlagen}} Die Vorlagen werden in unterschiedliche Typen eingeteilt: * //**Formular Vorlagen**// sind die Vorlagen für die FormCube digitalen Formulare der Formular-App (kostenpflichtiges Addon) * //**PDF Vorlage**// sind Vorlagen für PDF / Dokument Generierung z.B. für die PDFs der automatischen Mahnungen * //**[[offer-cube:howto:docmeta-email|Mail-Vorlage]]**// sind Vorlagen für versendete Emails z.B. bei Versendung automatischer Emails durch "//Hooks//" oder zur manuellen Auswahl bei Versand eines Angebots/Auftrags oder Rechnung * //**[[offer-cube:howto:docmeta|Textblöcke]]**// sind einzelne Textblock Vorlagen, die direkt in die Texte eines Angebots, Auftrags oder einer Rechnung als Beschreibung oder Appendix übernommen werden können * //**Email-Textblöcke**// sind einzelne Textblock Vorlagen, die direkt in die Texte zum Versand einer Email für Angebote/Aufträge oder Rechnung verwendet werden können * //**[[offer-cube:howto:docmeta-export-template|Export-Liste Vorlagen für Excel/CSV Export]]**// sind Vorlagen, welche Felder/Spalten in einem Excel/CSV Export vorhanden sein sollen. Hierbei können mit den [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen/Variablen]] auch die Werte transformiert werden (z.B. Berechnungen durchgeführt werden, etc.) **ACHTUNG:** Soll nur die Grußformel ("//mit freundlichen Grüßen Ihr XY-Firma Team//") oder die Signatur der Email geändert werden --> siehe [[offer-cube:faq:faq_ooi-grussformel_signatur_emails_aendern|Grußformel/Signatur in Emails ändern]] {{offer-cube:howto:docmeta:offer-cube_howto-docmeta-02-docmeta-list.png|Dokument Vorlagen Liste}} ===== Email Vorlagen anlegen ===== ==== Dokument Ziel: für welche Objekte ist die Vorlage gültig ==== Beim Erstellen einer Vorlage für den [[offer-cube:howto:docmeta-export-template|Excel/CSV Export]] oder für [[offer-cube:howto:docmeta-email|Mail-Vorlagen]] kann bzw. sollte auch das //Dokument Ziel// angegeben werden, für das diese Vorlage gültig ist. Hierdurch wird festgelegt, dass die Vorlage nur im entsprechenden Objekt z.B. //[[offer-cube:howto:offer|Angebot]]// oder //[[offer-cube:howto:invoice|Rechnung]]// zur Auswahl steht. \\ Dies ist vorallem sinnvoll, um nicht versehentlich die falsche Vorlage zu verwenden. === Auswahl Dokument Ziel Wizard === Die einfachste Möglichkeit zur Auswahl der Dokument Ziele ist der Wizard für den Button //Dokument Ziele(e) ändern//. {{offer-cube:howto:docmeta:offer-cube_howto-docmeta-03-docmetatarget-wizard.png|Wizard zur Auswahl wo die Vorlage gültig ist (Dokument Ziele)}} === Auswahl Dokument Ziel manuelle Eingabe === Das //Dokument Ziel// kann auch manuell im Feld angegeben werden: * |offer| = Angebot * |order| = Auftrag * |invoice| = Rechnung * |supplierorder| = Lieferantenbestellung Soll die Email Vorlage für mehrere Objekte gültig sein bzw. zur Auswahl stehen, so können diese auch in Kombination angegeben werden: * |invoice|offer|order| = Rechnung und Angebot und Auftrag **WICHTIG:** Die senkrechten Striche (Pipes) MÜSSEN auch vorne und hinten angegeben werden. ==== E-Mail Betreff ==== Im Betreff können natürlich [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|Variablen]] verwendet werden: [[$CONFIGURATION.ownCompany]]: [[if $it.summary]][[$it.summary]] ([[/if]]Angebot [[$it._objref]][[if $it.summary]])[[/if]] [[$it.id]] {{offer-cube:howto:docmeta-email:offer-cube_howto-docmeta-email-01-new.png|Neue Mail Vorlage anlegen}} Nun können die Textblöcke angelegt werden, aus denen die Email besteht. Auch hier können wieder [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|Variablen]] verwendet werden (siehe Beispiele unten). Bilder werden als base64 kodierte Inhalte eingefügt. \\ Hierzu einfach das gewünschte Bild (z.B. Logo) in base64 umwandeln und dann folgendermaßen einbinden: {{offer-cube:howto:docmeta-email:offer-cube_howto-docmeta-email-02-docparts.png|Textblöcke anlegen aus denen eine Email besteht}} ===== Email Vorlagen verwenden ===== Die angelegten Email Vorlagen stehen je nach eingestelltem Dokumenten Ziel dann in [[offer-cube:howto:offer|Angebote]], [[offer-cube:howto:order|Auftrag]] oder [[offer-cube:howto:invoice|Rechnung]] im Senden Dialog zur Verfügung. {{offer-cube:howto:docmeta-email:offer-cube_howto-docmeta-email-11-offer-select-send.png|Vorlage beim Versenden auswählen}} {{offer-cube:howto:docmeta-email:offer-cube_howto-docmeta-email-12-email-result.png|Email Resultat}} ===== Email Vorlagen als Standard hinterlegen ===== Eine Vorlage lässt sich als Standard für Angebot, Auftrag und Rechnung in den Einstellungen voreinstellen. Diese Vorlage wird dann automatisch beim Versand vorausgewählt. Siehe //Einstellungen// --> //Systemeinstellungen// --> //Rechnungs/Auftrags/Artikel-Einstellungen// --> Email Vorlage {{offer-cube:howto:docmeta-email:offer-cube_howto-docmeta-email-31-settings.png|Systemeinstellungen - Standard Email Vorlage}} ===== Beispiel Vorlagentexte ===== ==== Anrede Email Vorlage ==== Automatische Anrede in Deutsch:

[[$ANREDE]],

 Automatische Anrede in Englisch:

[[$SALUTATION]],

 ==== Angebot Email Vorlage (HTML) ==== Dokumenten-Ziel: |offer| Betreff: [[$CONFIGURATION.ownCompany]]: [[if $it.summary]][[$it.summary]] ([[/if]]Angebot [[$it._objref]][[if $it.summary]])[[/if]]

wir freuen uns Ihnen folgendes Angebot[[if $it.summary]] "[[$it.summary|escape]]"[[/if]] zu unterbreiten.

[[if $sendAttachmentNotLink]] Im Anhang finden Sie Ihr Angebot.
[[else]] Hier finden Sie den Link zu Ihrem Angebot:
[[if $CONFIGURATION.acceptOfferOnline == 2]] Angebot [[$it._objref]] [[else]] Angebot [[$it._objref]] [[/if]] [[/if]]

[[if $useOwnEmailText AND strlen($useOwnEmailText) GT 0]]

[[$useOwnEmailText|nl2brdep]]

[[/if]]

 ==== Auftragsbestätigung Email Vorlage (HTML) ==== Dokumenten-Ziel: |order| Betreff: [[$CONFIGURATION.ownCompany]]: [[if $it.summary]][[$it.summary]] ([[/if]]Auftrag [[$it._objref]][[if $it.summary]])[[/if]]

vielen Dank für Ihren Auftrag[[if $it.summary]] "[[$it.summary|escape]]"[[/if]].

[[if $sendAttachmentNotLink]] Im Anhang finden Sie Ihren Auftrag.
[[else]]

Hier finden Sie den Link zum Download Ihrer Auftragsbestätigung:

Auftrag [[$it._objref]]

[[/if]]

[[if $useOwnEmailText AND strlen($useOwnEmailText) GT 0]]

[[$useOwnEmailText|nl2brdep]]

[[/if]]

 ==== Auftrag Lieferschein Email Vorlage (HTML) ==== Dokumenten-Ziel: |order| Betreff: [[$CONFIGURATION.ownCompany]]: Lieferschein zu [[if $it.summary]][[$it.summary]] ([[/if]]Auftrag [[$it._objref]][[if $it.summary]])[[/if]]

vielen Dank für Ihren Auftrag[[if $it.summary]] "[[$it.summary|escape]]"[[/if]].

[[if $sendAttachmentNotLink]] Im Anhang finden Sie Ihren Lieferschein.
[[else]]

Hier finden Sie den Link zum Download Ihres Lieferscheins:

Lieferschein zu Auftrag [[$it._objref]]

[[/if]]

[[if $useOwnEmailText AND strlen($useOwnEmailText) GT 0]]

[[$useOwnEmailText|nl2brdep]]

[[/if]]

 ==== Rechnung Email Vorlage (HTML) ==== Dokumenten-Ziel: |invoice| Betreff: [[$CONFIGURATION.ownCompany]]: [[if $it.summary]][[$it.summary]] ([[/if]]Rechnung [[$it._objref]][[if $it.summary]])[[/if]]

vielen Dank für Ihren Auftrag[[if $it.summary]] "[[$it.summary|escape]]"[[/if]].

[[if $sendAttachmentNotLink]] Im Anhang finden Sie Ihre Rechnung.
[[else]]

Hier finden Sie den Link zum Download Ihrer Rechnung:

Rechnung [[$it._objref]]

[[/if]]

[[if $useOwnEmailText AND strlen($useOwnEmailText) GT 0]]

[[$useOwnEmailText|nl2brdep]]

[[/if]]

 === Einblenden des Leistungszeitraums einer Rechnung in Email === Ist der Leistungszeitraum Start, Feld //$obj.delivery_dt// befüllt, wird dieser angezeigt. \\ Ist zusätzlich Leistungszeitraum Ende, Feld //$obj.deliveryend_dt// befüllt, wird dieses ergänzent. \\ Der Modifikator //ut2humandate// (siehe [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen]]) zeigt den Wert als Datum formatiert an. Hier finden Sie den Link zum Download Ihrer Rechnung[[if $obj.delivery_dt != 0]], für den Leistungszeitraum [[$obj.delivery_dt|ut2humandate]][[if $obj.deliveryend_dt != 0]] bis [[$obj.deliveryend_dt|ut2humandate]][[/if]][[/if]]: ==== Lieferantenbestellung Email Vorlage (HTML) ==== Dokumenten-Ziel: |supplierorder| Betreff: [[$CONFIGURATION.ownCompany]]: [[if $it.summary]][[$it.summary]] ([[/if]]Lieferantenbestellung [[$it._objref]][[if $it.summary]])[[/if]] Text:

wir senden Ihnen folgende Bestellung[[if $it.summary]] "[[$it.summary|escape]]"[[/if]].

[[if $sendAttachmentNotLink]] Im Anhang finden Sie Ihre Bestellung.
[[else]]

Hier finden Sie den Link zum Download unserer Bestellung:

Bestellung [[$it._objref]]

[[/if]]

[[if $useOwnEmailText AND strlen($useOwnEmailText) GT 0]]

[[$useOwnEmailText|nl2brdep]]

[[/if]]

 ==== Grußformel Email Vorlage (HTML) ==== Text:

Mit freundlichen Grüßen
Ihr [[$CONFIGURATION.ownCompany|escape]] Team

Logo
[[$CONFIGURATION.ownCompany|escape|nl2br]]
[[$CONFIGURATION.ownOfferContact|escape|nl2br]]
 Hinweis: Das Logo muss vorher base64 kodiert werden.