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offer-cube:howto:objref [2020/06/01 17:50] |
offer-cube:howto:objref [2023/04/14 08:41] (current) |
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+ | ====== offer-cube / Einstellungen Nummernkreise ====== | ||
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+ | Zurück zur [[offer-cube:howto|Anleitungen / HowTos]] | ||
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+ | siehe auch [[offer-cube:howto:email-send|Email zusätzlicher Text und Anhänge]] \\ | ||
+ | siehe auch [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen]] \\ | ||
+ | siehe auch [[offer-cube:howto:order-recurring|FAQ: Dauerauftrag anlegen]] \\ | ||
+ | siehe auch [[offer-cube:howto:paymentterm|Zahlungskonditionen/Skonto]] \\ | ||
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+ | ===== Allgemeines / Zusammenfassung ===== | ||
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+ | Die sytemweite Einstellung zu den Nummernkreisen finden sich links im Dialog //**Einstellungen**// --> //**Nummernkreise**//. \\ | ||
+ | Diese sind grundsätzlich nur für einen Benutzer mit Accessright //Admin// zugänglich. \\ | ||
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+ | Aktuell werden folgende Objekte vom Nummernkreis Modul unterstützt: | ||
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+ | * [[offer-cube:howto:customer|Kunden]] | ||
+ | * [[offer-cube:howto:offer|Angebote]] | ||
+ | * Aufträge | ||
+ | * [[offer-cube:howto:supplierorder|Lieferantenbestellungen]] | ||
+ | * Rechnungen \\ Hinweis: Seit build 313 (2020-06-01) wird die Rechnungsnummer erst beim Versenden (oder direktem Bezahlen) automatisch gezogen. \\ Davor hat die Rechnung keine offizielle Rechnungsnummer | ||
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+ | ===== Nummernkreis Definition ===== | ||
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+ | Ein Nummernkreis setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen: | ||
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+ | {{offer-cube:howto:objref:offer-cube_howto_settings-objref-01-numberrange-list.png|Einstellungen - Nummernkreise}} | ||
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+ | **Prefix 1** + **Automatisches Datum** //(Nummernformat)// + **Prefix 2** + **fortlaufende Zahl** //(Sequenz)// + **Suffix 1** | ||
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+ | * Der **Prefix 1** ist eine beliebige Buchstaben/Zahlen Kombination die vorangestellt wird (üblicherweise, standardmäßig 'o' für Angebot (Offert) oder z.B. auch 'ANG' für 'Angebot') | ||
+ | * **Automatisches Datum** fügt je nach Einstellung automatisch das aktuelle Jahr und Monat ein - folgende Einstellungen sind möglich: | ||
+ | * **fortlaufend** - es wird kein automatisches Datum eingefügt | ||
+ | * **Jahr 4 stellig** - es wird das aktuelle Jahr mit 4 Stellen eingefügt z.B. //2019// oder //2020// | ||
+ | * **Jahr 2 stellig** - es wird das aktuelle Jahr mit 2 Stellen eingefügt z.B. //19// für 2019 oder //20// für 2020 | ||
+ | * **Jahr 4 stellig + Monat** - es wird das aktuelle Jahr mit 4 Stellen und das aktuelle Monat eingefügt z.B. //201912// für Dezember 2019 oder //202006// für Juni 2020 | ||
+ | * **Jahr 2 stellig + Monat** - es wird das aktuelle Jahr mit 2 Stellen und das aktuelle Monat eingefügt z.B. //1912// für Dezember 2019 oder //2006// für Juni 2020 | ||
+ | * Der **Prefix 2** ist eine beliebige Buchstaben/Zahlen Kombination die nach dem automatischen Datum eingefügt wird (z.B. ein Schrägstrich oder ein Bindestrich) | ||
+ | * Danach kommt eine fortlaufende Zahl beginnend bei **Sequenz** mit der angegebenen **Anzahl an Stellen** | ||
+ | * Ganz am Ende kann optional ein **Suffix 1** eingefügt werden | ||
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+ | ==== Standard Einstellungen ==== | ||
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+ | ^ Modul ^ Prefix 1 ^ Automatisches Datum ^ Prefix 2 ^ fortlaufende Zahl ^ Suffix 1 ^ Beispiel ^ | ||
+ | | Kunden | c | keines (leer) | keiner (leer) | beginnend bei 1 / 1 Stelle | keiner (leer) | c123 | | ||
+ | | Angebot | o | keines (leer) | keiner (leer) | beginnend bei 1 / 1 Stelle | keiner (leer) | o51 | | ||
+ | | Auftrag | n | keines (leer) | keiner (leer) | beginnend bei 1 / 1 Stelle | keiner (leer) | n2731 | | ||
+ | | Lieferantenbestellungen | s | keines (leer) | keiner (leer) | beginnend bei 1 / 1 Stelle | keiner (leer) | s2 | | ||
+ | | Rechnung | r | keines (leer) | keiner (leer) | beginnend bei 1 / 1 Stelle | keiner (leer) | r321 | | ||
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+ | ==== Beispiel Einstellungen ==== | ||
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+ | Folgende Einstellungen sind zum Beispiel möglich: | ||
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+ | ^ Modul ^ Prefix 1 ^ Automatisches Datum ^ Prefix 2 ^ fortlaufende Zahl ^ Suffix 1 ^ Beispiel ^ | ||
+ | | Kunden | K | //keiner (leer)// | //keiner (leer)// | beginnend bei 1 / 1 Stelle | //keiner (leer)// | **K12** //(zwölfter Kunde)// | | ||
+ | | Angebot | AN | Jahr 2 stellig + Monat | / | beginnend bei 1 / 3 Stellen | //keiner (leer)// | **AN2006/001** //(erstes Angebot im Juni 2020)// | | ||
+ | | Auftrag | AUF- | Jahr 2 stellig | / | beginnend bei 1 / 4 Stellen | XYZ | **AUF-20/0014XYZ** //(vierzehnter Auftrag im Jahr 2020)// | | ||
+ | | Lieferantenbestellungen | BEST | Jahr 2 stellig | - | beginnend bei 1 / 3 Stellen | //keiner (leer)// | **BEST20-001** //(erste Bestellung im Jahr 2020)// | | ||
+ | | Rechnung | RE- | Jahr 4 stellig | / | beginnend bei 1 / 3 Stellen | //keiner (leer)// | **RE-2020/007** //(siebte Rechnung im Jahr 2020)// | | ||
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+ | ===== Spezialfall Rechnungen ===== | ||
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+ | Grundsätzlich wird die Nummer aus dem Nummernkreis **beim Erstellen** eines Objekts **sofort gezogen**. | ||
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+ | Das bedeutet, wird z.B. ein neuer Kunde oder ein neues Angebot angelegt, so erhält dieses sofort eine entsprechende Nummer laut dem voreingestellten Nummernkreis. | ||
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+ | **Bei Rechnungen** hingegen, wird die Nummer erst dann automatisch gezogen, **wenn das PDF erzeugt wird**. \\ | ||
+ | Das ist der Fall, wenn: | ||
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+ | * entweder die Rechnung versendet wird (Senden Button) | ||
+ | * oder die Rechnung direkt (ohne sie vorher zu versenden) bezahlt wird (Bezahlen Button) | ||
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+ | ==== Rechnungsnummer vor Versand manuell ziehen ==== | ||
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+ | In manchen Fällen ist es notwendig, die Rechnungsnummer sozusagen zu "reservieren". | ||
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+ | Zu diesem Zweck kann jederzeit eine Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis mit dem Button **Rechnung Nummer ziehen** gezogen werden. | ||
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+ | **ACHTUNG:** Diese Nummer ist dann vergeben und kann nicht erneut verwendet werden (auch wenn die Nummer manuell danach überschrieben wird). | ||
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+ | {{offer-cube:howto:objref:offer-cube_howto_settings-objref-33-invoice-obtain.png|Rechnungsnummer aus Nummernkreis ziehen}} | ||
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+ | ===== Manuelle Vergabe einer Referenznummer ===== | ||
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+ | OfferCube erlaubt es, seit build 313 (2020-06-01) die Referenznummer (z.B. eine Rechnungsnummer) auch manuell zu vergeben. | ||
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+ | Dies ist dann sinnvoll, wenn beispielsweise eine bestehende Rechnung aus einem Altsystem in Offer-Cube übernommen werden soll. | ||
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+ | Die Rechnungsnummer wird dann in das Feld "//Rechnungsnummer//" eingetragen. \\ | ||
+ | Analog dazu geht dies auch für Angebote, Aufträge, Bestellungen und Kunden. | ||
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+ | Die Nummer darf noch nicht existieren (ansonsten wird die Eingabe nicht angenommen). \\ | ||
+ | Die Nummer muss **nicht** dem aktuellen Nummernkreis entsprechen (im Gegenteil - sie sollte sogar nicht dem aktuellen Nummernkreis entsprechen). \\ | ||
+ | **ACHTUNG:** Diese Nummer ist dann vergeben und kann nicht nochmals verwendet werden. | ||
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+ | {{offer-cube:howto:objref:offer-cube_howto_settings-objref-31-invoice-objref-field.png|Bestehende Rechnungsnummer aus Altsystem übernehmen}} | ||
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+ | {{offer-cube:howto:objref:offer-cube_howto_settings-objref-32-invoice-objref-manual.png|Bestehende Rechnungsnummer aus Altsystem}} | ||
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+ | ===== Nummernkreis Wechsel ===== | ||
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+ | Der Nummernkreis kann jederzeit geändert bzw. gewechselt werden. | ||
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+ | **ACHTUNG:** Ein Wechsel auf einen niedrigeren Nummernkreis (niedrigere //Sequenz//) bei gleichem Prefix ist nicht möglich! \\ | ||
+ | Um auf eine niedrigere //Sequenz// zu wechseln, muss gleichzeitig ein neuer //Prefix 1// vergeben werden (dieser darf noch nicht existieren). \\ | ||
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+ | Erklärung: Durch diese Maßnahme wird sichergestellt, dass die Nummern im selben Nummernkreis (bestehend aus Prefix und Sequenz) immer chronologisch fortlaufend sind. \\ | ||
+ | Gleichzeitig wird die Situation vermieden, dass eine Nummer doppelt vergeben wird, weil zuvor auf einen niedrigieren Nummernkreis gewechselt wurde. \\ | ||
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+ | ===== Referenznummer Duplikate erlauben ===== | ||
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+ | Mit der Option **"//Duplikate erlauben//" = Ja** erlaubt das System die mehrmalige manuelle Vergabe derselben Referenznummer. \\ | ||
+ | In diesem Beispiel dürfen z.B. mehrere Aufträge dieselbe Referenznummer tragen (siehe [[offer-cube:howto:objref#manuelle_vergabe_einer_referenznummer|Manuelle Vergabe einer Referenznummer]]) | ||
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+ | {{offer-cube:howto:objref:offer-cube_howto_settings-objref-02-duplicate.png|Referenznummer Duplikate erlauben}} | ||
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+ | Siehe auch [[offer-cube:howto:settings#auftragsnummer_manuell_ziehen|Auftragsnummer manuell ziehen]] | ||
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+ | ===== Interne IDs ===== | ||
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+ | Bis inkl. Build 312 (2020-05-31) wurden für Angebote, Aufträge, Rechnungen, Kunden und Bestellungen die internen IDs gleichzeitig als Referenznummer verwendet. \\ | ||
+ | Seit dem Build 313 (2020-06-01) werden die hier beschriebenen Nummernkreise für die offizielle Referenznummer verwendet. \\ | ||
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+ | Parallel dazu gibt es jedoch weiterhin die internen IDs, die das System benötigt um korrekt zu funktionieren. | ||
+ | Diese sind anhand eines vorangestellten 'x' zu erkennen. \\ | ||
+ | Je nach vorheriger Einstellung des Nummernkreises werden die internen IDs entsprechend weitergeführt, sind aber nur an wenigen Stellen des Systems sichtbar. | ||
+ | In allen Emails, etc. werden die vom Nummernkreis Modul vergebenen Nummern verwendet. | ||
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+ | ^ vorangestelltes Kürzel ^ Modul ^ | ||
+ | | xc //(z.B. xc21)// | Kunde | | ||
+ | | xo //(z.B. xo20200013)// | Angebot | | ||
+ | | xn //(z.B. xn2005013)// | Auftrag | | ||
+ | | xs //(z.B. xs13)// | Lieferantenbestellung | | ||
+ | | xr //(z.B. xr200061)// | Rechnung | | ||
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+ | ===== Variablen und neuer Platzhalter _objref ===== | ||
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+ | **ACHTUNG:** \\ | ||
+ | Werden [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen]] verwendet, zum Beispiel für [[offer-cube:howto:email-send|Email zusätzlicher Text und Anhänge]], so ist darauf zu achten, ab Build 313 immer //**_objref**// (anstatt wie bisher _ref) zu verwenden. | ||
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+ | Siehe auch: | ||
+ | * [[offer-cube:howto:email-send|Email zusätzlicher Text und Anhänge]] | ||
+ | * [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen]] | ||
+ | * [[offer-cube:howto:order-recurring|FAQ: Dauerauftrag anlegen]] | ||
+ | * [[offer-cube:howto:paymentterm|Zahlungskonditionen/Skonto]] | ||
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