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offer-cube:howto:offer-cube-dsgvo [2020/06/01 17:50] |
offer-cube:howto:offer-cube-dsgvo [2020/06/01 17:50] (current) |
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+ | ====== offer-cube / DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) ====== | ||
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+ | Zurück zur [[offer-cube:howto|Anleitungen / HowTos]] | ||
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+ | ===== Allgemeines / Zusammenfassung ===== | ||
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+ | [[http://www.cubic-zebra.net/m/offer-cube/?ref=wiki|offer-cube]] unterstützt Sie im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei der Handhabung folgender Themen: | ||
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+ | * Kunden Beauskunftung/Auskunftspflicht des Verantwortlichen (Export aller Daten eines Kunden) | ||
+ | * Kunden löschen | ||
+ | * Ansprechpersonen löschen | ||
+ | * Werbungs-Versand Informationen zu Kunden und Ansprechpersonen | ||
+ | * Welche Leistungen werden für Kunden erbracht | ||
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+ | ===== Details: Auskunftspflicht des Verantwortlichen (Export) ===== | ||
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+ | Unter // Kunden // --> // Kundenliste // --> // Kunden Details // --> rechts oben //"Optionen"// --> Button //"Kundendaten (DSGVO) Export"// können alle Daten des Kunden als //.zip// Datei exportiert werden. \\ | ||
+ | Nur ein Benutzer mit Administrator Rechten kann diesen Export durchführen. \\ | ||
+ | Der Export wird ebenfalls als CRM Eintrag dokumentiert. \\ | ||
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+ | {{offer-cube:howto:offer-cube-dsgvo:offer-cube_howto_dsgvo-praxis_01.png|Export Kundendaten}} | ||
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+ | {{offer-cube:howto:offer-cube-dsgvo:offer-cube_howto_dsgvo-praxis_02-zip-export.png|Export ZIP File}} | ||
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+ | In der ZIP Datei finden sich alle zum Kunden verknüpften Informationen: | ||
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+ | * Angebote (jeweils Export der Datensätze als CSV und die entsprechenden PDF Dateien) | ||
+ | * Aufträge (jeweils Export der Datensätze als CSV und die entsprechenden PDF Dateien) | ||
+ | * Rechnungen (jeweils Export der Datensätze als CSV und die entsprechenden PDF Dateien) | ||
+ | * Mahnungen (jeweils Export der Datensätze als CSV und die entsprechenden PDF Dateien) | ||
+ | * Kundendatensatz | ||
+ | * Ansprechpersonen / Kontaktpersonen | ||
+ | * CRM Einträge (correspondence) | ||
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+ | **Hinweis:** Prüfen Sie vorallem die //CRM Einträge// bevor Sie diese an den Kunden übermitteln. Eventuell befinden sich Notizen/Betriebsgeheimnisse/etc. darin, die nicht für den Kunden bestimmt sind. | ||
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+ | {{offer-cube:howto:offer-cube-dsgvo:offer-cube_howto_dsgvo-praxis_02-zip-content.png|Export ZIP Inhalt}} | ||
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+ | |||
+ | ===== Details: Kunden löschen ===== | ||
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+ | In [[http://www.cubic-zebra.net/m/offer-cube/?ref=wiki|offer-cube]] lassen sich seit //build 259// auch Kundendatensätze löschen. \\ | ||
+ | Nur ein Benutzer mit Administrator Rechten kann diesen Export durchführen. | ||
+ | |||
+ | **ACHTUNG:** Ein gelöschter Kundendatensatz lässt sich nicht mehr wiederherstellen! | ||
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+ | **HINWEIS:** Andere Datensätze wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, etc. sind von dem Löschvorgang nicht betroffen. \\ | ||
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+ | {{offer-cube:howto:offer-cube-dsgvo:offer-cube_howto_dsgvo-praxis_11-delete-customer.png|Kunden löschen}} | ||
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+ | ===== Details: Ansprechpersonen löschen ===== | ||
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+ | Wenn Ansprechpersonen zu einem Kunden gepflegt werden, so können auch diese jederzeit gelöscht werden. | ||
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+ | **ACHTUNG:** Eine gelöschte Ansprechperson lässt sich nicht mehr wiederherstellen! | ||
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+ | **HINWEIS:** Andere Datensätze wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, etc. sind von dem Löschvorgang nicht betroffen. \\ | ||
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+ | {{offer-cube:howto:offer-cube-dsgvo:offer-cube_howto_dsgvo-praxis_12-delete-contact.png|Ansprechperson löschen}} | ||
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+ | ===== Details: Werbungs-Versand Informationen zu Kunden und Ansprechpersonen ===== | ||
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+ | [[http://www.cubic-zebra.net/m/offer-cube/?ref=wiki|offer-cube]] bietet die Möglichkeit, Informationen zum Werbeversand an Kunden und Ansprechpersonen zu pflegen. \\ | ||
+ | Diese Information findet sich als Dropdown-Feld im Kundendatensatz bzw. Ansprechpersonendatensatz. | ||
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+ | Das Feld finden Sie beim Kunden unter // Kunde bearbeiten // --> Feld // Werbe-Infos senden? // \\ | ||
+ | Dieses Feld können Sie auch in einem Excel Export weiterverwenden. | ||
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+ | Das Feld bietet folgende Einstellmöglichkeiten: | ||
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+ | * Alle | ||
+ | * nur Email | ||
+ | * nur Post | ||
+ | * Keine Werbung | ||
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+ | {{offer-cube:howto:offer-cube-dsgvo:offer-cube_howto_dsgvo-praxis_21-customer-adinfo-send.png|Kunde Werbe-Informationen senden}} | ||
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+ | ===== Beispiel: Export von z.B. nur-per-Post Werbung Kunden ===== | ||
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+ | Um dann für die Weiterbearbeitung eine Kundenliste zu exportieren, die z.B. Werbeversand "nur per Post" zugestimmt haben, kann die Filterfunktion verwendet werden. | ||
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+ | Hierzu in der Kundenliste rechts oben neben der Suchzeile auf das Filtersymbol klicken. | ||
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+ | {{offer-cube:howto:offer-cube-dsgvo:offer-cube_howto_dsgvo-praxis_41-customer-export-adsend.png|Kundenfilter öffnen}} | ||
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+ | Dann im Filter unter //"Werbe Infos senden?"// entsprechend z.B. //"nur Post"// auswählen. | ||
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+ | {{offer-cube:howto:offer-cube-dsgvo:offer-cube_howto_dsgvo-praxis_42-customer-filter-adsend.png|Kundenfilter Werbeversand nur per Post auswählen}} | ||
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+ | Nun kann die gefilterte Liste als Excel über // "Optionen" --> "Liste als Excel exportieren"// heruntergeladen werden. | ||
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+ | {{offer-cube:howto:offer-cube-dsgvo:offer-cube_howto_dsgvo-praxis_43-customer-filter-export.png|gefilterte Kundenliste exportieren}} | ||
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+ | ===== Details: Welche Leistungen werden für Kunden erbracht ===== | ||
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+ | Informationen zu Leistungen, die gegebenüber dem Kunden erbracht werden, können auf 2 verschiedene Arten gepflegt werden: | ||
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+ | * ein/mehrere entsprechende //[[offer-cube:howto:label|Labels]]// zum Kunden hinzufügen | ||
+ | * als sprechende Positionen (gegebenenfalls als //interne Position// markiert) im Auftrag | ||
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+ | Je nach Art der erbrachten Leistung (z.B. Wiederholende Leistungen im Sinne es monatlichen Dauerauftrags oder einmalige Implementierungsleistungen) | ||
+ | kann die Flexibilität mit [[offer-cube:howto:label|Labels]] und interne Positionen hier benutzt werden, um diese Informationen in offer-cube zu pflegen. | ||
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+ | Werden //Positionen// verwendet, können diese wiederrum als [[offer-cube:howto:position-favorite|Favoriten-Position]] markiert werden und dann in anderen Aufträgen wiederverwendet werden. | ||
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+ | {{offer-cube:howto:offer-cube-dsgvo:offer-cube_howto_dsgvo-praxis_31-leistungsbeschreibung.png|Leistungsbeschreibung die gegenüber dem Kunden erbracht wird}} | ||
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