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offer-cube:howto:order-recurring [2019/06/02 20:38] |
offer-cube:howto:order-recurring [2021/08/22 18:43] (current) |
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+ | ====== offer-cube / Daueraufträge ====== | ||
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+ | Zurück zu [[offer-cube:howto|Anleitungen / HowTos]] | ||
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+ | Siehe auch [[offer-cube:faq:faq_order-invoice-prepayment|Anzahlungen, Anzahlungsrechnung, Teilrechnung und Endrechnung]]. \\ | ||
+ | Siehe auch [[offer-cube:faq:faq_order-invoice-final-invoice-position|Schlussrechnung]]. \\ | ||
+ | Siehe auch [[offer-cube:howto:objref|Einstellungen Nummernkreise]] \\ | ||
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+ | ===== Allgemeines / Zusammenfassung ===== | ||
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+ | Diese Funktion erlaubt es, automatisch wiederkehrende Aufträge (//Daueraufträge//) einzurichten. \\ | ||
+ | Diese //Daueraufträge// werden automatisch periodisch zum Stichtag fällig und generieren auf Wunsch automatisch eine Rechnung oder eine Auftragskopie. | ||
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+ | ** TIPP für Mieten/Lizenzen: ** Daueraufträge eignen sich ideal zum automatischen Verrechnen von Mieten (Büromiete, Gerätemiete), Lizenzverrechnung, etc. | ||
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+ | ** TIPP für Wartungsverträge/Serviceverträge: ** Um **Wartungsverträge** oder **Serviceverträge** abzubilden kann anstatt einer automatischen Verrechnung eine Auftragskopie erzeugt werden. \\ | ||
+ | So kann ein Monteur in diesen Auftrag dann seine Zeiten buchen oder die Materialen, die er verwendet hat. | ||
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+ | ** TIPP für Aufträge mit zusätzlichen Regieleistungen: ** Mit der Einstellung "//**Auftragskopie automatisch verrechnen**//" wird der Serviceauftrag zum jeweiligen Stichtag automatisch mit allen zusätzlich hineingebuchten Regieleistungen verrechnet. Siehe [[offer-cube:howto:order-recurring#beispielautomatische_erstellung_von_einmalauftraegen_mit_automatischer_verrechnung|Beispiel]] | ||
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+ | ** Hinweis: ** Werden [[offer-cube:howto:paymentterm|Zahlungskonditionen/Skonto]] im [[offer-cube:howto:customer|Kundenstammdatensatz]] geändert, so müssen diese __manuell__ auch im Dauerauftrag geändert werden (es erfolgt keine automatische Replizierung vom Kundendatensatz zum Auftrag) | ||
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+ | ** ACHTUNG: ** seit Build 313 (2020-06-01) muss **_objref** statt _ref verwendet werden | ||
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+ | ===== Schritt 1: Auftrag anlegen und Artikel einfügen ===== | ||
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+ | Zuerst muss ein Auftrag angelegt werden (entweder direkt über das //"Aufträge"// --> //"Neuer Auftrag"// oder über ein gewonnenes [[offer-cube:howto:offer|Angebot]]) | ||
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+ | Danach einen oder mehrere entsprechende Artikel einfügen (z.B. Monatsmiete, Büromiete, Vermietung von Gerät XY, ...). | ||
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+ | ** HINWEIS: ** Bei Vermietungen die entsprechenden Steuersätze beachten und in den [[offer-cube:howto:article|Artikel]] entsprechend hinterlegen - siehe z.B. {{https://www.wko.at/service/steuern/Vermietung_und_Verpachtung_von_Grundstuecken.html|Wirtschaftskammer Vermietung Grundstücke}} | ||
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+ | {{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-02-add-article.png|Auftrag anlegen und Artikel einfügen}} | ||
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+ | ===== Schritt 2: Position benennen ===== | ||
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+ | Vor dem Aktivieren des Dauerauftrags sollte die Position entsprechend benannt werden. | ||
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+ | Hierbei gibt es die Möglichkeit den Leistungszeitraum mit entsprechenden Variablen automatisiert ausfüllen zu lassen: | ||
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+ | ^ Variable ^ Bedeutung ^ | ||
+ | | %year% | Das Jahr (4 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird automatisch eingefügt. | | ||
+ | | %month% | Das Monat (2 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird automatisch eingefügt. | | ||
+ | | %month1% | Das Monat (1 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird automatisch eingefügt. | | ||
+ | | %day% | Der Tag (2 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird automatisch eingefügt. | | ||
+ | | %day1% | Der Tag (1 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird automatisch eingefügt. | | ||
+ | | %nextyear% | Das Jahr (4 stellig) für den nächsten Zyklus (Verrechnung oder Auftragskopie) wird automatisch eingefügt. \\ Hinweis: Es ist nicht das nächste Jahr lt. Kalender sondern das Jahr der nächsten Abrechnungsperiode laut eingestelltem Intervall. | | ||
+ | | %nextmonth% | Das Monat (2 stellig) für den nächsten Zyklus (Verrechnung oder Auftragskopie) wird automatisch eingefügt. \\ **Hinweis:** Es ist nicht das nächste Monat lt. Kalender sondern das Monat der nächsten Abrechnungsperiode. \\ **Beispiel:** D.h. ist das Intervall z.B. Halbjährlich (6 Monate) und es ist aktuell Februar (02) dann generiert %nextmonth% als Ergebnis 08 (August = Februar + 6 Monate) | | ||
+ | | %nextmonth1% | Das Monat (1 stellig) für den nächsten Zyklus (Verrechnung oder Auftragskopie) wird automatisch eingefügt. | | ||
+ | | %nextday% | Der Tag (2 stellig) für den nächsten Zyklus (Verrechnung oder Auftragskopie) wird automatisch eingefügt. | | ||
+ | | %nextday1% | Der Tag (1 stellig) für den nächsten Zyklus (Verrechnung oder Auftragskopie) wird automatisch eingefügt. | | ||
+ | | %month+1m% | Zum aktuellen Monat der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird 1 Monat (**+1m**) hinzugezählt und das Monat 2 stellig eingefügt. \\ **Hinweis:** analog dazu lassen sich mehrere Monate hinzuzählen (z.B. **+3m** für 3 Monate) oder abziehen (**-3m** für 3 Monate weniger) \\ Der Wertebereich reicht von -36m bis +36m. | | ||
+ | | %year+1m% | Zum aktuellen Monat der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird 1 Monat (**+1m**) hinzugezählt und das Jahr 4 stellig eingefügt. \\ Der Wertebereich reicht von -36m bis +36m. | | ||
+ | | %nextmonth+1m% | Zum Monat des nächsten Intervalls der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird 1 Monat (**+1m**) hinzugezählt und das Monat 2 stellig eingefügt. \\ Der Wertebereich reicht von -36m bis +36m | | ||
+ | | %nextyear+1m% | Zum Monat des nächsten Intervalls der Rechnungserstellung/Auftragskopie wird 1 Monat (**+1m**) hinzugezählt und das Jahr 4 stellig eingefügt. \\ Der Wertebereich reicht von -36m bis +36m | | ||
+ | | %offer% | Die Angebotsnummer aus dem der Auftrag erstellt wurde wird eingefügt (nur wenn aus Angebot erstellt). | | ||
+ | | %order% | Die Auftragsnummer des Auftrags wird eingefügt. | | ||
+ | | %% %[[Funktion/$Variable]]% %% | Hiermit lassen sich die [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen]] verwenden | | ||
+ | | %% %[[$obj]]% %% | Das aktuelle Auftragsobjekt - siehe [[offer-cube:howto:pdf-special-variables#detailsvariablen_uebersicht|Variablen Übersicht]] | | ||
+ | | %% %[[$position]]% %% | Das aktuelle Positionsobjekt - siehe [[offer-cube:howto:pdf-special-variables#detailsvariablen_uebersicht|Variablen Übersicht]] | | ||
+ | | %% %[[$time]]% %% | Das aktuelle Datum | | ||
+ | | %% %[[$accountingnextdate]]% %% | Das Datum der nächsten Fälligkeit | | ||
+ | | %% %[[$accountinginterval]]% %% | Die Intervalldauer in Sekunden (**Achtung:** nicht $obj.accountingperiod verwenden, da dies je nach Einstellung nicht immer Monate sind) | | ||
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+ | ** TIPP: ** Bei typischen Daueraufträgen hat sich z.B. folgende Positionsbezeichnung bewährt: | ||
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+ | <code>Miete %year%/%month%</code> | ||
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+ | Oder | ||
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+ | <code>Wartungsgebühr %month%/%year% bis %nextmonth%/%nextyear% Service Auftrag %[[$obj._objref]]%</code> | ||
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+ | {{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-03-set-position-name.png|Positions-Bezeichnung}} | ||
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+ | === Folgemonat laut Kalender mit +1m === | ||
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+ | Das System verwendet mit den Kurzplatzhaltern (%month%, %year%, ...) immer das aktuelle Datum (damit auch das aktuelle Monat). \\ | ||
+ | Also %month% ist im Februar immer 2 \\ | ||
+ | Mit %nextmonth% ist nicht das Folgemonat lt. Kalender gemeint sondern das Monat für den nächsten Abrechnungszeitpunkt. \\ | ||
+ | D.h. würde man halbjährlich abrechnen wäre jetzt im Februar %month% 2 und %nextmonth% wäre dann 8 ( = Februar + 6 Monate). \\ | ||
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+ | ** Experten Tipp: ** Soll der Folgemonat laut Kalender verwendet werden, muss die Variante **%month+1m%** und **%year+1m%** verwendet werden | ||
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+ | <code>Domainkosten %month+1m%/%year+1m% - %nextmonth+1m%/%nextyear+1m%</code> | ||
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+ | Wichtig ist das hinzuzählen von //+1m// auch beim Jahr - dies stellt sicher, dass z.B. Dezember (Monat 12) +1m (+1 Monat) dann als Monat Jänner (01) im Folgejahr ergibt. | ||
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+ | **ACHTUNG:** Beim Jahr //%year%// bzw. //%nextyear%// immer denselben Wert wie bei Monat //%month%// bzw. //%nextmonth%// angeben! \\ | ||
+ | Der Wertebereich reicht von -36m bis +36m. | ||
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+ | Beispiel: | ||
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+ | {{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-21-example-addmonth.png|Beispiel mit +1m und -3m}} | ||
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+ | === Letztes Quartal mit -3m === | ||
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+ | Analog zum Folgemonat Beispiel ließe sich auch das letzte Quartal abrechnen und ausweisen: | ||
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+ | <code>Leistungen letztes Quartal %month-3m%/%year-3m% - %month%/%year%</code> | ||
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+ | === Rechnen mit eigenen Formaten und Sekunden === | ||
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+ | ** Experten Tipp: ** Soll komplexere Datumsoperationen durchgeführt werden, können die [[offer-cube:howto:pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen]] benutzt werden. | ||
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+ | <code>Datumsbereich %[[($time+31*1*86400)|date_format:"%m/%Y"]]% bis %[[($accountingnextdate+31*1*86400)|date_format:"%m/%Y"]]%</code> | ||
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+ | Das heißt es werden immer 1 Monat (31 Tage zu je 86400 Sekunden) dazu addiert - Und das Resultat als Monat/Jahr ausgegeben. \\ | ||
+ | **Achtung: ** hier muss man mit den Tagen aufpassen - wenn man z.B. am 31.1. die Verrechnung macht und dann 31 Tage dazuaddiert, dann kommt nicht der Februar sondern der März heraus (weil der Februar hat nur 28 Tage). \\ | ||
+ | D.h. ist man am Monatsende dann z.B. nur 20 Tage dazu addieren, dass wenn nur Monat und Tag ausgegeben wird auch das korrekte nächste Monat laut Kalender ausgegeben wird. | ||
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+ | ===== Schritt 3: Dauerauftrag aktivieren/einstellen ===== | ||
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+ | Nun kann über //"Optionen"// --> //"Dauerauftrags-Optionen"// der wiederkehrende Auftrag mit automatischer Rechnungserstellung/Auftragskopie aktiviert/konfiguriert werden. | ||
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+ | {{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-04-set-recurring.png|Optionen Dauerauftrag Einstellungen}} | ||
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+ | Im folgenden Dialogfeld muss für einen wiederkehrenden Auftrag "//Dauerauftrag//" aktiviert werden. | ||
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+ | Nun kann das Intervall (monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich) eingestellt werden. | ||
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+ | Darunter sind 2 Datumsfelder //"Start Datum"// und //"Erster Abrechnungstag"// zu befüllen. \\ | ||
+ | Üblicherweise werden beide Datumsfelder auf den Tag gesetzt, an dem die Verrechnung starten soll. \\ | ||
+ | Manchmal wird jedoch mit Arbeiten für den Auftrag begonnen (Feld //"Start Datum"//), bevor die automatische Verrechnung (Feld //"Erster Abrechnungstag"//) startet. \\ | ||
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+ | Zusätzlich kann (bei zeitlich beschränkten Daueraufträgen) auch gleich das Feld //"End Datum"// befüllt werden (für unbeschränkt laufende Aufträge leer lassen). | ||
+ | Wird ein //"End Datum"// gesetzt, dann endet der Auftrag (und damit die Verrechnung) automatisch an diesem Tag. | ||
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+ | Das Feld //"Nächster Abrechnungstag"// ist grundsätzlich leer zu lassen. \\ | ||
+ | Es wird vom System immer automatisch mit dem nächsten berechneten Abrechnungstag befüllt. | ||
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+ | Zuletzt können die entsprechenden Positionen, die automatisch wiederkehrend zu verrechnen sind, ausgewählt werden. \\ | ||
+ | Standardmäßig sind alle Positionen ausgewählt. | ||
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+ | {{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-05b-recurring-settings.png|Dauerauftrag aktivieren}} | ||
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+ | ===== Schritt 4: Dauerauftrag erstellt ===== | ||
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+ | Der Dauerauftrag ist nun eingerichtet und wartet bis zum eingestellten Datum //"Erster Abrechnungstag"//. \\ | ||
+ | Zu diesem Zeitpunkt wird der Auftrag automatisch fällig und die Rechnung wird aus den ausgewählten Positionen erstellt. \\ | ||
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+ | {{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-06-recurring-waiting.png|Dauerauftrag erstellt}} | ||
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+ | ===== Ergebnis: Dauerauftrag fällig und Rechnung erstellt ===== | ||
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+ | Der Dauerauftrag wurde wie eingestellt zum Zeitpunkt //"Erster Abrechnungstag"// fällig und hat die entsprechende Dauerauftragsposition für die Rechnung erstellt. | ||
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+ | {{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-07-result-order.png|Dauerauftrag fällig}} | ||
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+ | Die automatisch generierte Rechnung wird im Auftrag über einen [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM]] Eintrag verlinkt und ist direkt anklickbar. \\ | ||
+ | Je nach Einstellung für die verrechneten Positionen verbleibt auch die automatisch generierte Position im Auftrag und wird mit der Rechnung verlinkt. \\ | ||
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+ | {{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-08-result-invoice.png|Automatisch generierte Rechnung}} | ||
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+ | ===== Beispiel: Automatische Erstellung von Einmalaufträgen mit automatischer Verrechnung ===== | ||
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+ | Diese Einstellung findet Anwendung, wenn monatlich beispielweise eine Tätigkeit durchzuführen ist und zusätzlich Regieleistungen anfallen. | ||
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+ | Als Beispiel dient hier eine Hausbetreuung mit Reinigung - ist beispielsweise Sperrmüll zu entsorgen, so wird diese Entsorgung zusätzlich verrechnet. \\ | ||
+ | Die Auftragskopie (der erstellte Einmal-Auftrag für die Reinigung) wird vollautomatisch 1 Monat später verrechnet. | ||
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+ | {{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-31-recurring-order-copy-charge.png|Dauerauftrag mit Auftragskopie und automatischer Verrechnung}} | ||
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+ | ===== Einstellungen: Rechnung automatisch versenden ===== | ||
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+ | Unter //"Einstellungen"// --> //"System"// --> Abschnitt //"Rechnungs/Auftrags/Artikel Einstellungen"// --> //"Automatisch erstellte Rechnungen automatisch versenden?"// | ||
+ | kann festgelegt werden, ob die durch den Dauerauftrag automatisch erstellte Rechnung auch gleich per Email versendet wird (nur möglich, wenn im Auftrag eine Email Adresse hinterlegt ist). | ||
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+ | Unter //"Einstellungen"// --> //"System"// --> Abschnitt //"Positions-Einstellungen"// --> //"Position beim Verrechnen?"// | ||
+ | kann festgelegt werden, ob die durch den Dauerauftrag automatisch erstellte Position im Auftrag als verrechnet verbleibt oder nur in der Rechnung sichtbar ist. \\ | ||
+ | Verbleibt sie ebenfalls im Auftrag, lässt sich direkt im Auftrag auf einen Blick ablesen, wann welche Positionen automatisch verrechnet wurden. \\ | ||
+ | Sind sehr viele Dauerauftrags-Positionen in einem Auftrag, so macht es aufgrund der besseren Übersichtlichkeit eventuell Sinn, diese Einstellung zu ändern. \\ | ||
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+ | {{offer-cube:howto:order-recurring:offer-cube_howto_order-recurring-11-settings-auto-invoice-v.png|Einstellungen - Rechnung automatisch versenden}} | ||
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