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offer-cube:howto:order-recurring

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offer-cube:howto:order-recurring [2019/06/02 20:38] (current)
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 +====== offer-cube / Daueraufträge ======
 +
 +Zurück zu [[offer-cube:​howto|Anleitungen / HowTos]]
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 +===== Allgemeines / Zusammenfassung =====
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 +Diese Funktion erlaubt es, automatisch wiederkehrende Aufträge (//​Daueraufträge//​) einzurichten. \\
 +Diese //​Daueraufträge//​ werden automatisch periodisch zum Stichtag fällig und generieren auf Wunsch automatisch eine Rechnung.
 +
 +** TIPP: ** Daueraufträge eignen sich ideal zum automatischen Verrechnen von Mieten (Büromiete,​ Gerätemiete),​ Lizenzverrechnung,​ etc.
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 +===== Schritt 1: Auftrag anlegen und Artikel einfügen =====
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 +Zuerst muss ein Auftrag angelegt werden (entweder direkt über das //"​Aufträge"//​ --> //"​Neuer Auftrag"//​ oder über ein gewonnenes [[offer-cube:​howto:​offer|Angebot]])
 +
 +Danach einen oder mehrere entsprechende Artikel einfügen (z.B. Monatsmiete,​ Büromiete, Vermietung von Gerät XY, ...). 
 +
 +** HINWEIS: ** Bei Vermietungen die entsprechenden Steuersätze beachten und in den [[offer-cube:​howto:​article|Artikel]] entsprechend hinterlegen - siehe z.B. {{https://​www.wko.at/​service/​steuern/​Vermietung_und_Verpachtung_von_Grundstuecken.html|Wirtschaftskammer Vermietung Grundstücke}}
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 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-02-add-article.png|Auftrag anlegen und Artikel einfügen}}
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 +===== Schritt 2: Position benennen =====
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 +Vor dem Aktivieren des Dauerauftrags sollte die Position entsprechend benannt werden.
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 +Hierbei gibt es die Möglichkeit den Leistungszeitraum mit entsprechenden Variablen automatisiert ausfüllen zu lassen:
 +
 +^  Variable ​ ^   ​Bedeutung ​  ^
 +|  %year% ​   |   Das Jahr (4 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung wird automatisch eingefügt. ​ |
 +|  %month% ​  ​| ​  Das Monat (2 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung wird automatisch eingefügt. ​ |
 +|  %month1% ​ |   Das Monat (1 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung wird automatisch eingefügt. ​ |
 +|  %day%     ​| ​  Der Tag (2 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung wird automatisch eingefügt. ​ |
 +|  %day1% ​   |   Der Tag (1 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung wird automatisch eingefügt. ​ |
 +|  %offer% ​  ​| ​  Die Angebotsnummer aus dem der Auftrag erstellt wurde wird eingefügt (nur wenn aus Angebot erstellt). ​ |
 +|  %order% ​  ​| ​  Die Auftragsnummer des Auftrags wird eingefügt. ​ |
 +
 +** TIPP: ** Bei typischen Daueraufträgen hat sich z.B. folgende Positionsbezeichnung bewährt:
 +
 +<​code>​Miete %year%/​%month%</​code>​
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-03-set-position-name.png|Positions-Bezeichnung}}
 +
 +
 +===== Schritt 3: Dauerauftrag aktivieren/​einstellen =====
 +
 +Nun kann über //"​Optionen"//​ --> //"​Dauerauftrags-Optionen"//​ der wiederkehrende Auftrag mit automatischer Rechnungserstellung aktiviert/​konfiguriert werden.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-04-set-recurring.png|Optionen Dauerauftrag Einstellungen}}
 +
 +Im folgenden Dialogfeld muss für einen wiederkehrenden Auftrag "//​Dauerauftrag//"​ aktiviert werden.
 +
 +Nun kann das Intervall (monatlich, quartalsweise,​ halbjährlich oder jährlich) eingestellt werden.
 +
 +
 +Darunter sind 2 Datumsfelder //"​Start Datum"//​ und //"​Erster Abrechnungstag"//​ zu befüllen. \\
 +Üblicherweise werden beide Datumsfelder auf den Tag gesetzt, an dem die Verrechnung starten soll. \\
 +Manchmal wird jedoch mit Arbeiten für den Auftrag begonnen (Feld //"​Start Datum"//​),​ bevor die automatische Verrechnung (Feld //"​Erster Abrechnungstag"//​) startet. \\
 +
 +Zusätzlich kann (bei zeitlich beschränkten Daueraufträgen) auch gleich das Feld //"End Datum"//​ befüllt werden (für unbeschränkt laufende Aufträge leer lassen). ​
 +Wird ein //"End Datum"//​ gesetzt, dann endet der Auftrag (und damit die Verrechnung) automatisch an diesem Tag.
 +
 +Das Feld //"​Nächster Abrechnungstag"//​ ist grundsätzlich leer zu lassen. \\
 +Es wird vom System immer automatisch mit dem nächsten berechneten Abrechnungstag befüllt.
 +
 +Zuletzt können die entsprechenden Positionen, die automatisch wiederkehrend zu verrechnen sind, ausgewählt werden. \\
 +Standardmäßig sind alle Positionen ausgewählt.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-05-recurring-settings.png|Dauerauftrag aktivieren}}
 +
 +===== Schritt 4: Dauerauftrag erstellt =====
 +
 +Der Dauerauftrag ist nun eingerichtet und wartet bis zum eingestellten Datum //"​Erster Abrechnungstag"//​. \\
 +Zu diesem Zeitpunkt wird der Auftrag automatisch fällig und die Rechnung wird aus den ausgewählten Positionen erstellt. \\
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-06-recurring-waiting.png|Dauerauftrag erstellt}}
 +
 +===== Ergebnis: Dauerauftrag fällig und Rechnung erstellt =====
 +
 +Der Dauerauftrag wurde wie eingestellt zum Zeitpunkt //"​Erster Abrechnungstag"//​ fällig und hat die entsprechende Dauerauftragsposition für die Rechnung erstellt.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-07-result-order.png|Dauerauftrag fällig}}
 +
 +Die automatisch generierte Rechnung wird im Auftrag über einen [[offer-cube:​faq:​faq_crm|CRM]] Eintrag verlinkt und ist direkt anklickbar. \\
 +Je nach Einstellung für die verrechneten Positionen verbleibt auch die automatisch generierte Position im Auftrag und wird mit der Rechnung verlinkt. \\
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-08-result-invoice.png|Automatisch generierte Rechnung}}
 +
 +
 +===== Einstellungen:​ Rechnung automatisch versenden =====
 +
 +Unter //"​Einstellungen"//​ --> //"​System"//​ --> Abschnitt //"​Rechnungs/​Auftrags/​Artikel Einstellungen"//​ --> //"​Automatisch erstellte Rechnungen automatisch versenden?"//​
 +kann festgelegt werden, ob die durch den Dauerauftrag automatisch erstellte Rechnung auch gleich per Email versendet wird (nur möglich, wenn im Auftrag eine Email Adresse hinterlegt ist).
 +
 +Unter //"​Einstellungen"//​ --> //"​System"//​ --> Abschnitt //"​Positions-Einstellungen"//​ --> //"​Position beim Verrechnen?"//​
 +kann festgelegt werden, ob die durch den Dauerauftrag automatisch erstellte Position im Auftrag als verrechnet verbleibt oder nur in der Rechnung sichtbar ist. \\
 +Verbleibt sie ebenfalls im Auftrag, lässt sich direkt im Auftrag auf einen Blick ablesen, wann welche Positionen automatisch verrechnet wurden. \\
 +Sind sehr viele Dauerauftrags-Positionen in einem Auftrag, so macht es aufgrund der besseren Übersichtlichkeit eventuell Sinn, diese Einstellung zu ändern. \\
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-11-settings-auto-invoice-v.png|Einstellungen - Rechnung automatisch versenden}}
 +
  
offer-cube/howto/order-recurring.txt · Last modified: 2019/06/02 20:38 (external edit)