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offer-cube:howto:timerecord

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offer-cube:howto:timerecord [2019/06/23 18:25]
offer-cube:howto:timerecord [2019/08/12 17:20] (current)
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 +====== offer-cube / Zeitaufzeichnung ======
 +
 +Zurück zur [[offer-cube:​howto|Anleitungen / HowTos]]
 +
 +Siehe auch [[offer-cube:​howto:​settings#​zeitaufzeichnung|Einstellungen / System / Zeiterfassungs/​Zeitaufzeichnungs Einstellungen]] \\
 +
 +===== Allgemeines / Zusammenfassung =====
 +
 +**Zeitaufzeichnung** dient zur Protokollierung auf Aufzeichnung von Projektarbeitszeiten. \\
 +Die Aufzeichnungen können rechts oben über das kleine **Uhrensymbol** neben Optionen komfortabel mit einer **Stoppuhr** mit Play/Stopp Knopf sekundengenau dokumentiert werden. \\
 +
 +Die erfassten Zeiten können dann direkt in einen Auftrag oder eine Rechnung überführt werden. \\
 +Dies funktioniert mittels **Zeitaufzeichnungs-Arten / Tätigkeiten** und dahinterliegenden [[offer-cube:​howto:​article|Artikel]]. \\
 +
 +Es werden 4 Zeitangaben verwendet:
 +   * Beginnzeit: Zeitpunkt des Beginns der Arbeit
 +   * Endzeit: Zeitpunkt der Beendigung der Arbeit
 +   * Dauer: **Netto-Arbeitszeit** (also Zeitdauer der reinen Arbeitszeit)
 +   * Pausenzeit: Zeitdauer für die Pause
 +
 +Die Endzeit wird daher folgendermaßen berechnet: **Beginnzeit** + **Dauer** + **Pausenzeit** = **Endzeit**
 +
 +
 +===== Details: Anlegen/​Pflege der Zeitaufzeichnungs-Arten / Tätigkeiten =====
 +
 +Unter //​Einstellungen//​ --> //​Stammdaten//​ --> //​Zeitaufzeichnungs-Arten//​ können die Tätigkeiten für die Zeitaufzeichnung gepflegt werden.
 +
 +Durch die Tätigkeit wird die Zeitaufzeichnung klassifiziert. \\
 +Beispiele hierfür sind:
 +
 +   * Presales
 +   * Montage
 +   * Administration
 +   * Consulting
 +   * etc. 
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecordtype-01-fields.png|Einstellungen --> Zeitaufzeichnungsarten/​Tätigkeiten}}
 +
 +== Name ==
 +Das Feld //Name// wird für den Benutzer bei der Zeitaufzeichnung angezeigt. ​
 +
 +== Vorausgewählt für ==
 +Unter //​Vorausgewählt für// kann definiert werden, ob diese Zeitaufzeichnungs-Art/​Tätigkeit **automatisch ausgewählt** wird, wenn eine Zeitaufzeichnung z.B. für ein Angebot oder für einen Auftrag erstellt wird. \\
 +Alle üblichen Angebot/​Auftrag/​Rechnung Module stehen hier zur Auswahl. \\
 +Die Auswahl //​STANDARD//​ entspricht der Default-Auswahl,​ wenn keine andere Tätigkeit automatisch zutrifft. \\
 +
 +**Hinweis:​** Out of the box ist bereits eine Zeitaufzeichnungs-Art/​Tätigkeit namens //​Tätigkeit//​ hinterlegt.
 +
 +**Beispiel:​** Für Tätigkeit //​Presales//​ kann z.B. //​Vorausgewählt für//​=//​Angebot//​ eingestellt werden. \\
 +So wird jede Zeit die auf ein Angebot aufgezeichnet wird automatisch mit der Tätigkeit //​Presales//​ vermerkt.
 +
 +== Artikel ==
 +
 +Für die Verbuchung der Zeitaufzeichnung in eine Rechnung oder in einen Auftrag muss ein Artikel hinterlegt sein.
 +
 +In Zusammenspiel mit //​Umrechnung Zeit zu Anzahl// wird dann die entsprechende Menge des Artikels anhand der aufgezeichneten Zeiten (Stunden bzw. Minuten) beim Verbuchen eingefügt.
 +
 +== Umrechnung Zeit zu Anzahl ==
 +
 +Die aufgezeichneten Zeiten werden entsprechend der angegebenen Regelung als Artikel in eine Position eines Auftrags oder einer Rechnung überführt.
 +
 +Folgende Regeln für //​Umrechnung Zeit zu Anzahl// sind möglich:
 +
 +| Nicht verrechnen ​                       | Die Zeit wird nicht als Artikel verrechnet (z.B. Administration) ​  |
 +| 1 Stk je angefangener Stunde ​           | Je angefangener Stunde wird 1x der ausgewählte Artikel eingefügt ​  |
 +| 0,5 Stk je angefangener halben Stunde ​  | Je angefangener halben Stunde werden 0,5x der ausgewählte Artikel eingefügt ​  |
 +| 0,25 Stk je angefangener viertel Stunde | Je angefangener viertel Stunde werden 0,25x der ausgewählte Artikel eingefügt ​  |
 +| 1/60 Stk je Minute ​                     | Je angefangender Minute wird 1/60x der ausgewählten Artikel eingefügt - sozusagen minutengenau mit Artikel basierend auf Stunden |
 +| 1 Stk je Minute ​                        | Je angefangender Minute wird 1x der ausgewählten Artikel eingefügt - sozusagen minutengenau mit Artikel basierend auf Minuten |
 +
 +===== Details: Zeitaufzeichnung mit Stoppuhr =====
 +
 +Rechts oben neben Optionen befindet sich das **Uhrensymbol** um eine Zeitaufzeichnung zu beginnen, zu pausieren, zu speichern oder eine manuelle Aufzeichnung durchzuführen.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-11-stopwatch.png|Stoppuhr und Zeitaufzeichnung}}
 +
 +== Zeiten für / Zuordnung zu ==
 +
 +**ACHTUNG:​** Die Zeitaufzeichnung wird immer dem Objekt zugeordnet, bei dem sie gestartet wurde! \\
 +In diesem Beispiel wurde die Zeitaufzeichnung beim Objekt Angebot o1017 gestartet. \\
 +**Die Zeit läuft auch auf Angebot o1017 weiter, selbst wenn auf eine Rechnung gewechselt wird oder die Aufzeichnung bei einer Rechnung gestoppt wird.**
 +
 +== Start == 
 +
 +Mit dem grünen //Play// Knopf kann eine Zeitaufzeichnung mit der Stoppuhr jederzeit begonnen bzw. fortgesetzt werden. \\
 +Die Zeit wird im Feld //Dauer// aufsummiert.
 +
 +== Stopp == 
 +
 +Mit dem roten //Stopp// Knopf kann eine Zeitaufzeichnung jederzeit pausiert/​gestoppt werden. \\
 +Die Zeit während die Zeitaufzeichnung gestoppt war, wird im Feld //​Pausenzeit//​ aufsummiert.
 +
 +== Direkteingabe ==
 +
 +Die //​Beginnzeit//,​ //Endzeit// sowie die //Dauer// und die //​Pausenzeit//​ kann ebenfalls direkt eingegeben werden. \\
 +Hierzu einfach auf das entsprechende Feld klicken und den gewünschten Zeitpunkt / die Dauer auswählen. Die restlichen Zeiten werden automatisch berechnet.
 +
 +== Tätigkeit == 
 +
 +Siehe [[offer-cube:​howto:​timerecord#​detailsanlegen_pflege_der_zeitaufzeichnungs-arten_taetigkeiten|Zeitaufzeichnungs-Art/​Tätigkeit]]. \\
 +Über die Tätigkeit wird später auch die Verbuchung der dahinterliegenden [[offer-cube:​howto:​article|Artikel]] in eine Rechnung oder einen Auftrag durchgeführt.  ​
 +
 +== Bezeichnung ==
 +
 +Eine kurze Bezeichnung der geleisteten Arbeit (1 Zeile).
 +
 +== Beschreibung ==
 +
 +Eine ausgiebige mehrzeilige Beschreibung der geleisteten Arbeit.
 +
 +== Schließen ==
 +
 +Schließt das Zeitaufzeichnungs-Fenster. \\
 +Kann jederzeit wieder über das //​Uhrensymbol//​ geöffnet werden.
 +
 +== Speichern & Neu ==
 +
 +Mit dem Button //Speichern & Neu// wird die Zeitaufzeichnung zum zugeordneten Objekt erfasst. \\
 +**ACHTUNG: Nach dem Speichern beginnt eine neue Zeitaufzeichnung.**
 +
 +===== Details: Liste der Zeitaufzeichnungen =====
 +
 +Unter dem Menüpunkt //​Zeitaufzeichnung//​ können die eigenen Zeiten sowie als Administrator/​Backoffice Benutzer auch die Zeiten aller Mitarbeiter eingesehen werden.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-21-list.png|Zeitaufzeichnungs-Liste}}
 +
 +Wird eine Zeile angeklickt, erscheinen Details wie zu welchen Objekten diese Zeitaufzeichnung zugeodnet wurde.
 +
 +===== Details: Zeitaufzeichnung Detail =====
 +
 +In der Zeitaufzeichnung können weitere Details angezeigt werden.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-31-detail.png|Zeitaufzeichnungs-Details}}
 +
 +In diesem Beispiel ist zu sehen, dass die Zeit im Angebot o631 aufgezeichnet wurde. \\
 +Das System ordnet die Zeit automatisch über das Angebot dem entsprechenden Kunden zu. \\
 +Diese Zeit wurde dann in Rechnung r20151110 mit 0,25 mal Artikel a1884 zu 25,00 Euro Verkaufskosten und 12,50 Euro Herstellkosten verbucht. \\
 +Dieser Artikel wurde automatisch aufgrund der [[offer-cube:​howto:​timerecord#​detailsanlegen_pflege_der_zeitaufzeichnungs-arten_taetigkeiten|Zeitaufzeichnungs-Art/​Tätigkeit]] mit dem Namen //​Tätigkeit//​ gewählt.
 +
 +===== Details: Zeitaufzeichnung verbuchen in Rechnung/​Auftrag =====
 +
 +Über //​Optionen//​ --> //Zeiten verbuchen// einer Rechnung oder einem Auftrag können die Zeitaufzeichnungen entsprechend der Zeit-Artikel Umrechnung laut [[offer-cube:​howto:​timerecord#​detailsanlegen_pflege_der_zeitaufzeichnungs-arten_taetigkeiten|Zeitaufzeichnungs-Art/​Tätigkeit]] als Artikel verbucht werden.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-41-book-button.png|Rechnung Zeitaufzeichnung verbuchen}}
 +
 +Mit dem Button //​Optionen//​ --> //Zeiten verbuchen// öffnet sich ein entsprechender Dialog.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-42-book-dialog.png|Rechnung Zeitaufzeichnung verbuchen}}
 +
 +Hier kann eine bereits bestehende Position oder eine neue Position gewählt werden, in die die Zeiten als Artikel übernommen werden.
 +
 +Über den Button //Zeitem zum Verbuchen auswählen//​ werden dann im folgenden Schritt alle Zeiten, die diesem Kunden zugeordnet wurden angezeigt und können ausgewählt werden.
 +
 +Mit dem Schieberegler //"​Alle Zeitaufzeichnungen unabhängig des aktuellen Kunden"//​ können im nächsten Schritt alle Zeiten unabhängig der Kundenzuordunung angezeigt werden.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-43-book-select-timerecords.png|zu verbuchende Zeiten auswählen}}
 +
 +Nun werden die ausgewählten Zeiten entsprechend der [[offer-cube:​howto:​timerecord#​detailsanlegen_pflege_der_zeitaufzeichnungs-arten_taetigkeiten|Zeitaufzeichnungs-Art/​Tätigkeit]] in Artikel überführt und in die gewünschte Position eingefügt.
 +
 +== Kontrolle der verbuchten Zeiten == 
 +
 +Die tatsächlich verbuchten Zeiten lassen sich im entsprechenden Objekt (z.B. Rechnung) durch Aufklappen von //"​hier verbuchte Zeitaufzeichnungseinträge"//​ anzeigen.
 +
 +Tritt hierbei ein //Fehler// auf, so konnte dieser Eintrag nicht erfolgreich verbucht werden. \\
 +Dies liegt überlicherweise daran, dass in der [[offer-cube:​howto:​timerecord#​detailsanlegen_pflege_der_zeitaufzeichnungs-arten_taetigkeiten|Zeitaufzeichnungs-Art/​Tätigkeit]] die Verrechnung mit //"​Umrechnung Zeit zu Anzahl"//​ ausgewählt ist, aber kein Artikel hinterlegt wurde.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-44-book-result.png|Zeiten in Rechnung verbucht}}
 +
 +===== Details: Zeitaufzeichnung als nicht-verrechenbar verbuchen ​ =====
 +
 +Zeitaufzeichnungen können auch als //nicht verrechenbar//​ verbucht werden (also in keinem Auftrag bzw. keiner Rechnung verbucht werden).
 +
 +Dies wird direkt in der Liste der Zeitaufzeichnungseinträge über //​Optionen//​ --> //​Ausgewählte unverrechenbar verbuchen// durchgeführt werden.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-45-book-not-chargeable.png|Zeiten als nicht-verrechenbar verbuchen}}
 +
 +===== Details: Zeitaufzeichnung PDF Report ​ =====
 +
 +Zeitaufzeichnungen können auch als PDF Report z.B. für den Nachweis gegenüber dem Kunden erstellt werden.
 +
 +Der entsprechende Button "PDF Zeiterfassungs Report"​ erscheint, sobald zugeordnete oder verbuchte Zeiten in einem Objekt (z.B. hier im Auftrag) aufgeklappt werden.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-61-generate-report-button.png|Zeitaufzeichnung PDF Report Button}}
 +
 +Dann öffnet sich eine Dialogbox in der sich entsprechende Filter (z.B. nur verrechenbare Zeiten oder nur Zeiten eines bestimmten Benutzers) auswählen lassen.
 +
 +Zusätzlich kann hier angegeben werden, ob der erstellte Report auch als Attachment direkt im aktuellen Objekt (hier im Beispiel der entsprechende Auftrag) gespeichert werden soll. \\
 +Damit lässt sich das PDF z.B. direkt per Email als Attachment versenden.
 +
 +Der Text auf dem Report kann in den [[offer-cube:​howto:​settings#​zeitaufzeichnung_vorlagentext|System-Einstellungen Zeitaufzeichnung Vorlagentext]] vorgegeben werden und hier verändert werden. \\
 +**Hinweis:​** Es können hier auch [[offer-cube:​howto:​pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/​Funktionen]] verwendet werden.
 +
 +Mit dem Schalter // "Alle Einträge des zugehörigen Kunden anzeigen?"​ // werden, auch wenn man den Report z.B. wie hier aus dem Auftrag heraus aufruft, alle dem Kunden zugeordneten Einträge angezeigt (d.h. auch Einträge die direkt auf den Kunden gebucht wurden oder auf ein Angebot oder eine Rechnung).
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-62-generate-report-dialog.png|Zeitaufzeichnung PDF Report Dialogbox}}
 +
 +Das Resultat des Reports ist ein PDF, das alle Zeiten entsprechend den Filterkriterien und im ausgewählten Zeitraum enthält. \\
 +Es wird automatisch der Kunde im Briefkopf inkl. Kundennummer angedruckt - sofern ein Zeitraum gewählt wurde, wird auch dieser angedruckt.
 +
 +Die Spalte // "​Verr."​ // gibt an, ob der Zeitaufzeichnungseintrag als Verrechenbar verbucht wurde (siehe [[offer-cube:​howto:​timerecord#​detailszeitaufzeichnung_verbuchen_in_rechnung_auftrag|Details:​ Zeitaufzeichnung verbuchen in Rechnung/​Auftrag]]
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-63-pdf-report.png|Zeitaufzeichnung PDF Report Resultat}}
 +
 +**Hinweis:​** ​ Wenn ein Zeitaufzeichnungs PDF Report als Attachment in einem Auftrag existiert, so wird dieser beim Verrechnen automatisch in die Rechnung mitübernommen. \\
 +So kann der PDF Report dann im Zuge des Rechnungsversands mitverschickt werden.
 +
 +===== Details: Zeitaufzeichnung nachbearbeiten ​ =====
 +
 +Die Zeitaufzeichnungen können auch nachbearbeitet werden. \\
 +Hierzu einfach links im Hauptmenü auf "//​Zeitaufzeichnung//"​ und danach unter "//​Meine Zeiten//"​ oder "//​Alle Zeiten//"​ in der Liste den gewünschten Eintrag doppelt anklicken.
 +
 +Dann unten auf "//​Zeiten bearbeiten//"​ klicken.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-51-edit.png|Zeiten bearbeiten}}
 +
 +Will man nun die Beginnzeit und die Dauer neu eingeben, einfach diese beiden Werte eingeben und Endzeit und Pausenzeit löschen.
 +
 +Für Dauer werden folgende Angaben unterstützt (siehe Beispiele):
 +
 +   * 1h30m = 1 Stunde 30 Minuten
 +   * 1,5 = 1 Stunde 30 Minuten
 +   * 1:30 = 1 Stunde 30 Minuten
 +
 +**HINWEIS:​** Mit Dauer ist die reine Netto-Arbeitszeit bezeichnet. D.h. Die Pausenzeit wird von Dauer nicht mehr abgezogen. \\
 +Die Endzeit wird daher folgendermaßen berechnet: \\
 +Beginnzeit + Dauer + Pausenzeit = Endzeit.
 +