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offer-cube:howto:timerecord

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offer-cube:howto:timerecord [2019/06/23 18:25] (current)
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 +====== offer-cube / Zeitaufzeichnung ======
 +
 +Zurück zur [[offer-cube:​howto|Anleitungen / HowTos]]
 +
 +Siehe auch [[offer-cube:​howto:​settings#​zeitaufzeichnung|Einstellungen / System / Zeiterfassungs/​Zeitaufzeichnungs Einstellungen]] \\
 +
 +===== Allgemeines / Zusammenfassung =====
 +
 +**Zeitaufzeichnung** dient zur Protokollierung auf Aufzeichnung von Projektarbeitszeiten. \\
 +Die Aufzeichnungen können rechts oben über das kleine **Uhrensymbol** neben Optionen komfortabel mit einer **Stoppuhr** mit Play/Stopp Knopf sekundengenau dokumentiert werden. \\
 +
 +Die erfassten Zeiten können dann direkt in einen Auftrag oder eine Rechnung überführt werden. \\
 +Dies funktioniert mittels **Zeitaufzeichnungs-Arten / Tätigkeiten** und dahinterliegenden [[offer-cube:​howto:​article|Artikel]]. \\
 +
 +Es werden 4 Zeitangaben verwendet:
 +   * Beginnzeit: Zeitpunkt des Beginns der Arbeit
 +   * Endzeit: Zeitpunkt der Beendigung der Arbeit
 +   * Dauer: **Netto-Arbeitszeit** (also Zeitdauer der reinen Arbeitszeit)
 +   * Pausenzeit: Zeitdauer für die Pause
 +
 +Die Endzeit wird daher folgendermaßen berechnet: **Beginnzeit** + **Dauer** + **Pausenzeit** = **Endzeit**
 +
 +
 +===== Details: Anlegen/​Pflege der Zeitaufzeichnungs-Arten / Tätigkeiten =====
 +
 +Unter //​Einstellungen//​ --> //​Stammdaten//​ --> //​Zeitaufzeichnungs-Arten//​ können die Tätigkeiten für die Zeitaufzeichnung gepflegt werden.
 +
 +Durch die Tätigkeit wird die Zeitaufzeichnung klassifiziert. \\
 +Beispiele hierfür sind:
 +
 +   * Presales
 +   * Montage
 +   * Administration
 +   * Consulting
 +   * etc. 
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecordtype-01-fields.png|Einstellungen --> Zeitaufzeichnungsarten/​Tätigkeiten}}
 +
 +== Name ==
 +Das Feld //Name// wird für den Benutzer bei der Zeitaufzeichnung angezeigt. ​
 +
 +== Vorausgewählt für ==
 +Unter //​Vorausgewählt für// kann definiert werden, ob diese Zeitaufzeichnungs-Art/​Tätigkeit **automatisch ausgewählt** wird, wenn eine Zeitaufzeichnung z.B. für ein Angebot oder für einen Auftrag erstellt wird. \\
 +Alle üblichen Angebot/​Auftrag/​Rechnung Module stehen hier zur Auswahl. \\
 +Die Auswahl //​STANDARD//​ entspricht der Default-Auswahl,​ wenn keine andere Tätigkeit automatisch zutrifft. \\
 +
 +**Hinweis:​** Out of the box ist bereits eine Zeitaufzeichnungs-Art/​Tätigkeit namens //​Tätigkeit//​ hinterlegt.
 +
 +**Beispiel:​** Für Tätigkeit //​Presales//​ kann z.B. //​Vorausgewählt für//​=//​Angebot//​ eingestellt werden. \\
 +So wird jede Zeit die auf ein Angebot aufgezeichnet wird automatisch mit der Tätigkeit //​Presales//​ vermerkt.
 +
 +== Artikel ==
 +
 +Für die Verbuchung der Zeitaufzeichnung in eine Rechnung oder in einen Auftrag muss ein Artikel hinterlegt sein.
 +
 +In Zusammenspiel mit //​Umrechnung Zeit zu Anzahl// wird dann die entsprechende Menge des Artikels anhand der aufgezeichneten Zeiten (Stunden bzw. Minuten) beim Verbuchen eingefügt.
 +
 +== Umrechnung Zeit zu Anzahl ==
 +
 +Die aufgezeichneten Zeiten werden entsprechend der angegebenen Regelung als Artikel in eine Position eines Auftrags oder einer Rechnung überführt.
 +
 +Folgende Regeln für //​Umrechnung Zeit zu Anzahl// sind möglich:
 +
 +| Nicht verrechnen ​                       | Die Zeit wird nicht als Artikel verrechnet (z.B. Administration) ​  |
 +| 1 Stk je angefangener Stunde ​           | Je angefangener Stunde wird 1x der ausgewählte Artikel eingefügt ​  |
 +| 0,5 Stk je angefangener halben Stunde ​  | Je angefangener halben Stunde werden 0,5x der ausgewählte Artikel eingefügt ​  |
 +| 0,25 Stk je angefangener viertel Stunde | Je angefangener viertel Stunde werden 0,25x der ausgewählte Artikel eingefügt ​  |
 +| 1/60 Stk je Minute ​                     | Je angefangender Minute wird 1/60x der ausgewählten Artikel eingefügt - sozusagen minutengenau mit Artikel basierend auf Stunden |
 +| 1 Stk je Minute ​                        | Je angefangender Minute wird 1x der ausgewählten Artikel eingefügt - sozusagen minutengenau mit Artikel basierend auf Minuten |
 +
 +===== Details: Zeitaufzeichnung mit Stoppuhr =====
 +
 +Rechts oben neben Optionen befindet sich das **Uhrensymbol** um eine Zeitaufzeichnung zu beginnen, zu pausieren, zu speichern oder eine manuelle Aufzeichnung durchzuführen.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-11-stopwatch.png|Stoppuhr und Zeitaufzeichnung}}
 +
 +== Zeiten für / Zuordnung zu ==
 +
 +**ACHTUNG:​** Die Zeitaufzeichnung wird immer dem Objekt zugeordnet, bei dem sie gestartet wurde! \\
 +In diesem Beispiel wurde die Zeitaufzeichnung beim Objekt Angebot o1017 gestartet. \\
 +**Die Zeit läuft auch auf Angebot o1017 weiter, selbst wenn auf eine Rechnung gewechselt wird oder die Aufzeichnung bei einer Rechnung gestoppt wird.**
 +
 +== Start == 
 +
 +Mit dem grünen //Play// Knopf kann eine Zeitaufzeichnung mit der Stoppuhr jederzeit begonnen bzw. fortgesetzt werden. \\
 +Die Zeit wird im Feld //Dauer// aufsummiert.
 +
 +== Stopp == 
 +
 +Mit dem roten //Stopp// Knopf kann eine Zeitaufzeichnung jederzeit pausiert/​gestoppt werden. \\
 +Die Zeit während die Zeitaufzeichnung gestoppt war, wird im Feld //​Pausenzeit//​ aufsummiert.
 +
 +== Direkteingabe ==
 +
 +Die //​Beginnzeit//,​ //Endzeit// sowie die //Dauer// und die //​Pausenzeit//​ kann ebenfalls direkt eingegeben werden. \\
 +Hierzu einfach auf das entsprechende Feld klicken und den gewünschten Zeitpunkt / die Dauer auswählen. Die restlichen Zeiten werden automatisch berechnet.
 +
 +== Tätigkeit == 
 +
 +Siehe [[offer-cube:​howto:​timerecord#​detailsanlegen_pflege_der_zeitaufzeichnungs-arten_taetigkeiten|Zeitaufzeichnungs-Art/​Tätigkeit]]. \\
 +Über die Tätigkeit wird später auch die Verbuchung der dahinterliegenden [[offer-cube:​howto:​article|Artikel]] in eine Rechnung oder einen Auftrag durchgeführt.  ​
 +
 +== Bezeichnung ==
 +
 +Eine kurze Bezeichnung der geleisteten Arbeit (1 Zeile).
 +
 +== Beschreibung ==
 +
 +Eine ausgiebige mehrzeilige Beschreibung der geleisteten Arbeit.
 +
 +== Schließen ==
 +
 +Schließt das Zeitaufzeichnungs-Fenster. \\
 +Kann jederzeit wieder über das //​Uhrensymbol//​ geöffnet werden.
 +
 +== Speichern & Neu ==
 +
 +Mit dem Button //Speichern & Neu// wird die Zeitaufzeichnung zum zugeordneten Objekt erfasst. \\
 +**ACHTUNG: Nach dem Speichern beginnt eine neue Zeitaufzeichnung.**
 +
 +===== Details: Liste der Zeitaufzeichnungen =====
 +
 +Unter dem Menüpunkt //​Zeitaufzeichnung//​ können die eigenen Zeiten sowie als Administrator/​Backoffice Benutzer auch die Zeiten aller Mitarbeiter eingesehen werden.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-21-list.png|Zeitaufzeichnungs-Liste}}
 +
 +Wird eine Zeile angeklickt, erscheinen Details wie zu welchen Objekten diese Zeitaufzeichnung zugeodnet wurde.
 +
 +===== Details: Zeitaufzeichnung Detail =====
 +
 +In der Zeitaufzeichnung können weitere Details angezeigt werden.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-31-detail.png|Zeitaufzeichnungs-Details}}
 +
 +In diesem Beispiel ist zu sehen, dass die Zeit im Angebot o631 aufgezeichnet wurde. \\
 +Das System ordnet die Zeit automatisch über das Angebot dem entsprechenden Kunden zu. \\
 +Diese Zeit wurde dann in Rechnung r20151110 mit 0,25 mal Artikel a1884 zu 25,00 Euro Verkaufskosten und 12,50 Euro Herstellkosten verbucht. \\
 +Dieser Artikel wurde automatisch aufgrund der [[offer-cube:​howto:​timerecord#​detailsanlegen_pflege_der_zeitaufzeichnungs-arten_taetigkeiten|Zeitaufzeichnungs-Art/​Tätigkeit]] mit dem Namen //​Tätigkeit//​ gewählt.
 +
 +===== Details: Zeitaufzeichnung verbuchen in Rechnung/​Auftrag =====
 +
 +Über //​Optionen//​ --> //Zeiten verbuchen// einer Rechnung oder einem Auftrag können die Zeitaufzeichnungen entsprechend der Zeit-Artikel Umrechnung laut [[offer-cube:​howto:​timerecord#​detailsanlegen_pflege_der_zeitaufzeichnungs-arten_taetigkeiten|Zeitaufzeichnungs-Art/​Tätigkeit]] als Artikel verbucht werden.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-41-book-button.png|Rechnung Zeitaufzeichnung verbuchen}}
 +
 +Mit dem Button //​Optionen//​ --> //Zeiten verbuchen// öffnet sich ein entsprechender Dialog.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-42-book-dialog.png|Rechnung Zeitaufzeichnung verbuchen}}
 +
 +Hier kann eine bereits bestehende Position oder eine neue Position gewählt werden, in die die Zeiten als Artikel übernommen werden.
 +
 +Über den Button //Zeitem zum Verbuchen auswählen//​ werden dann im folgenden Schritt alle Zeiten, die diesem Kunden zugeordnet wurden angezeigt und können ausgewählt werden.
 +
 +Mit dem Schieberegler //"​Alle Zeitaufzeichnungen unabhängig des aktuellen Kunden"//​ können im nächsten Schritt alle Zeiten unabhängig der Kundenzuordunung angezeigt werden.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-43-book-select-timerecords.png|zu verbuchende Zeiten auswählen}}
 +
 +Nun werden die ausgewählten Zeiten entsprechend der [[offer-cube:​howto:​timerecord#​detailsanlegen_pflege_der_zeitaufzeichnungs-arten_taetigkeiten|Zeitaufzeichnungs-Art/​Tätigkeit]] in Artikel überführt und in die gewünschte Position eingefügt.
 +
 +== Kontrolle der verbuchten Zeiten == 
 +
 +Die tatsächlich verbuchten Zeiten lassen sich im entsprechenden Objekt (z.B. Rechnung) durch Aufklappen von //"​hier verbuchte Zeitaufzeichnungseinträge"//​ anzeigen.
 +
 +Tritt hierbei ein //Fehler// auf, so konnte dieser Eintrag nicht erfolgreich verbucht werden. \\
 +Dies liegt überlicherweise daran, dass in der [[offer-cube:​howto:​timerecord#​detailsanlegen_pflege_der_zeitaufzeichnungs-arten_taetigkeiten|Zeitaufzeichnungs-Art/​Tätigkeit]] die Verrechnung mit //"​Umrechnung Zeit zu Anzahl"//​ ausgewählt ist, aber kein Artikel hinterlegt wurde.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-44-book-result.png|Zeiten in Rechnung verbucht}}
 +
 +===== Details: Zeitaufzeichnung als nicht-verrechenbar verbuchen ​ =====
 +
 +Zeitaufzeichnungen können auch als //nicht verrechenbar//​ verbucht werden (also in keinem Auftrag bzw. keiner Rechnung verbucht werden).
 +
 +Dies wird direkt in der Liste der Zeitaufzeichnungseinträge über //​Optionen//​ --> //​Ausgewählte unverrechenbar verbuchen// durchgeführt werden.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-45-book-not-chargeable.png|Zeiten als nicht-verrechenbar verbuchen}}
 +
 +===== Details: Zeitaufzeichnung nachbearbeiten ​ =====
 +
 +Die Zeitaufzeichnungen können auch nachbearbeitet werden. \\
 +Hierzu einfach links im Hauptmenü auf "//​Zeitaufzeichnung//"​ und danach unter "//​Meine Zeiten//"​ oder "//​Alle Zeiten//"​ in der Liste den gewünschten Eintrag doppelt anklicken.
 +
 +Dann unten auf "//​Zeiten bearbeiten//"​ klicken.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​timerecord:​offer-cube_howto-timerecord-51-edit.png|Zeiten bearbeiten}}
 +
 +Will man nun die Beginnzeit und die Dauer neu eingeben, einfach diese beiden Werte eingeben und Endzeit und Pausenzeit löschen.
 +
 +Für Dauer werden folgende Angaben unterstützt (siehe Beispiele):
 +
 +   * 1h30m = 1 Stunde 30 Minuten
 +   * 1,5 = 1 Stunde 30 Minuten
 +   * 1:30 = 1 Stunde 30 Minuten
 +
 +**HINWEIS:​** Mit Dauer ist die reine Netto-Arbeitszeit bezeichnet. D.h. Die Pausenzeit wird von Dauer nicht mehr abgezogen. \\
 +Die Endzeit wird daher folgendermaßen berechnet: \\
 +Beginnzeit + Dauer + Pausenzeit = Endzeit.
 +
  
offer-cube/howto/timerecord.txt · Last modified: 2019/06/23 18:25 (external edit)