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offer-cube:howto:objref

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offer-cube:howto:objref [2020/06/01 17:50] (current)
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 +====== offer-cube / Einstellungen Nummernkreise ======
 +
 +Zurück zur [[offer-cube:​howto|Anleitungen / HowTos]]
 +
 +siehe auch [[offer-cube:​howto:​email-send|Email zusätzlicher Text und Anhänge]] \\
 +siehe auch [[offer-cube:​howto:​pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/​Funktionen]] \\
 +siehe auch [[offer-cube:​howto:​order-recurring|FAQ:​ Dauerauftrag anlegen]] \\
 +siehe auch [[offer-cube:​howto:​paymentterm|Zahlungskonditionen/​Skonto]] \\
 +
 +===== Allgemeines / Zusammenfassung =====
 +
 +Die sytemweite Einstellung zu den Nummernkreisen finden sich links im Dialog //​**Einstellungen**//​ --> //​**Nummernkreise**//​. \\
 +Diese sind grundsätzlich nur für einen Benutzer mit Accessright //Admin// zugänglich. \\
 +
 +Aktuell werden folgende Objekte vom Nummernkreis Modul unterstützt:​
 +
 + * [[offer-cube:​howto:​customer|Kunden]]
 + * [[offer-cube:​howto:​offer|Angebote]]
 + * Aufträge
 + * [[offer-cube:​howto:​supplierorder|Lieferantenbestellungen]]
 + * Rechnungen \\ Hinweis: Seit build 313 (2020-06-01) wird die Rechnungsnummer erst beim Versenden (oder direktem Bezahlen) automatisch gezogen. \\ Davor hat die Rechnung keine offizielle Rechnungsnummer
 +
 +
 +
 +===== Nummernkreis Definition =====
 +
 +Ein Nummernkreis setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:
 +
 +{{offer-cube:​howto:​objref:​offer-cube_howto_settings-objref-01-numberrange-list.png|Einstellungen - Nummernkreise}}
 +
 +**Prefix 1** + **Automatisches Datum** //​(Nummernformat)//​ + **Prefix 2** + **fortlaufende Zahl** //​(Sequenz)//​ + **Suffix 1**
 +
 + * Der **Prefix 1** ist eine beliebige Buchstaben/​Zahlen Kombination die vorangestellt wird (üblicherweise,​ standardmäßig '​o'​ für Angebot (Offert) oder z.B. auch '​ANG'​ für '​Angebot'​)
 + * **Automatisches Datum** fügt je nach Einstellung automatisch das aktuelle Jahr und Monat ein - folgende Einstellungen sind möglich:
 + * **fortlaufend** - es wird kein automatisches Datum eingefügt
 + * **Jahr 4 stellig** - es wird das aktuelle Jahr mit 4 Stellen eingefügt z.B. //2019// oder //2020//
 + * **Jahr 2 stellig** - es wird das aktuelle Jahr mit 2 Stellen eingefügt z.B. //19// für 2019 oder //20// für 2020
 + * **Jahr 4 stellig + Monat** - es wird das aktuelle Jahr mit 4 Stellen und das aktuelle Monat eingefügt z.B. //201912// für Dezember 2019 oder //202006// für Juni 2020
 + * **Jahr 2 stellig + Monat** - es wird das aktuelle Jahr mit 2 Stellen und das aktuelle Monat eingefügt z.B. //1912// für Dezember 2019 oder //2006// für Juni 2020
 + * Der **Prefix 2** ist eine beliebige Buchstaben/​Zahlen Kombination die nach dem automatischen Datum eingefügt wird (z.B. ein Schrägstrich oder ein Bindestrich)
 + * Danach kommt eine fortlaufende Zahl beginnend bei **Sequenz** mit der angegebenen **Anzahl an Stellen**
 + * Ganz am Ende kann optional ein **Suffix 1** eingefügt werden
 +
 +
 +==== Standard Einstellungen ==== 
 +
 +^ Modul                   ^ Prefix 1    ^ Automatisches Datum     ^ Prefix 2       ^ fortlaufende Zahl               ^ Suffix 1      ^ Beispiel ​   ^
 +| Kunden ​                 | c           | keines (leer) ​          | keiner (leer) ​ | beginnend bei 1 / 1 Stelle ​     | keiner (leer) | c123        |
 +| Angebot ​                | o           | keines (leer) ​          | keiner (leer) ​ | beginnend bei 1 / 1 Stelle ​     | keiner (leer) | o51         |
 +| Auftrag ​                | n           | keines (leer) ​          | keiner (leer) ​ | beginnend bei 1 / 1 Stelle ​     | keiner (leer) | n2731       |
 +| Lieferantenbestellungen | s           | keines (leer) ​          | keiner (leer) ​ | beginnend bei 1 / 1 Stelle ​     | keiner (leer) | s2          |
 +| Rechnung ​               | r           | keines (leer) ​          | keiner (leer) ​ | beginnend bei 1 / 1 Stelle ​     | keiner (leer) | r321        |
 +
 +==== Beispiel Einstellungen ==== 
 +
 +Folgende Einstellungen sind zum Beispiel möglich:
 +
 +^ Modul                   ^ Prefix 1    ^ Automatisches Datum     ^ Prefix 2       ^ fortlaufende Zahl               ^ Suffix 1      ^ Beispiel ​   ^
 +| Kunden ​                 | K           | //keiner (leer)// ​      | //keiner (leer)// ​ | beginnend bei 1 / 1 Stelle ​     | //keiner (leer)// | **K12** ​       //​(zwölfter Kunde)// |
 +| Angebot ​                | AN          | Jahr 2 stellig + Monat  | /                  | beginnend bei 1 / 3 Stellen ​    | //keiner (leer)// | **AN2006/​001** //(erstes Angebot im Juni 2020)// |
 +| Auftrag ​                | AUF-        | Jahr 2 stellig ​         | /                  | beginnend bei 1 / 4 Stellen ​    | XYZ               | **AUF-20/​0014XYZ** ​ //​(vierzehnter Auftrag im Jahr 2020)// ​ |
 +| Lieferantenbestellungen | BEST        | Jahr 2 stellig ​         | -                  | beginnend bei 1 / 3 Stellen ​    | //keiner (leer)// | **BEST20-001** ​ //(erste Bestellung im Jahr 2020)// ​     |
 +| Rechnung ​               | RE-         | Jahr 4 stellig ​         | /                  | beginnend bei 1 / 3 Stellen ​    | //keiner (leer)// | **RE-2020/​007** ​ //(siebte Rechnung im Jahr 2020)// ​      |
 +
 +===== Spezialfall Rechnungen =====
 +
 +Grundsätzlich wird die Nummer aus dem Nummernkreis **beim Erstellen** eines Objekts **sofort gezogen**.
 +
 +Das bedeutet, wird z.B. ein neuer Kunde oder ein neues Angebot angelegt, so erhält dieses sofort eine entsprechende Nummer laut dem voreingestellten Nummernkreis.
 +
 +**Bei Rechnungen** hingegen, wird die Nummer erst dann automatisch gezogen, **wenn das PDF erzeugt wird**. \\
 +Das ist der Fall, wenn:
 +
 + * entweder die Rechnung versendet wird (Senden Button)
 + * oder die Rechnung direkt (ohne sie vorher zu versenden) bezahlt wird (Bezahlen Button)
 +
 +==== Rechnungsnummer vor Versand manuell ziehen ====
 +
 +In manchen Fällen ist es notwendig, die Rechnungsnummer sozusagen zu "​reservieren"​.
 +
 +Zu diesem Zweck kann jederzeit eine Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis mit dem Button **Rechnung Nummer ziehen** gezogen werden.
 +
 +**ACHTUNG:​** Diese Nummer ist dann vergeben und kann nicht erneut verwendet werden (auch wenn die Nummer manuell danach überschrieben wird).
 +
 +{{offer-cube:​howto:​objref:​offer-cube_howto_settings-objref-33-invoice-obtain.png|Rechnungsnummer aus Nummernkreis ziehen}}
 +
 +===== Manuelle Vergabe einer Referenznummer =====
 +
 +OfferCube erlaubt es, seit build 313 (2020-06-01) die Referenznummer (z.B. eine Rechnungsnummer) auch manuell zu vergeben. ​
 +
 +Dies ist dann sinnvoll, wenn beispielsweise eine bestehende Rechnung aus einem Altsystem in Offer-Cube übernommen werden soll.
 +
 +Die Rechnungsnummer wird dann in das Feld "//​Rechnungsnummer//"​ eingetragen. \\
 +Analog dazu geht dies auch für Angebote, Aufträge, Bestellungen und Kunden.
 +
 +Die Nummer darf noch nicht existieren (ansonsten wird die Eingabe nicht angenommen). \\
 +Die Nummer muss **nicht** dem aktuellen Nummernkreis entsprechen (im Gegenteil - sie sollte sogar nicht dem aktuellen Nummernkreis entsprechen). \\
 +**ACHTUNG:​** Diese Nummer ist dann vergeben und kann nicht nochmals verwendet werden.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​objref:​offer-cube_howto_settings-objref-31-invoice-objref-field.png|Bestehende Rechnungsnummer aus Altsystem übernehmen}}
 +
 +{{offer-cube:​howto:​objref:​offer-cube_howto_settings-objref-32-invoice-objref-manual.png|Bestehende Rechnungsnummer aus Altsystem}}
 +
 +===== Interne IDs =====
 +
 +Bis inkl. Build 312 (2020-05-31) wurden für Angebote, Aufträge, Rechnungen, Kunden und Bestellungen die internen IDs gleichzeitig als Referenznummer verwendet. \\
 +Seit dem Build 313 (2020-06-01) werden die hier beschriebenen Nummernkreise für die offizielle Referenznummer verwendet. \\
 +
 +Parallel dazu gibt es jedoch weiterhin die internen IDs, die das System benötigt um korrekt zu funktionieren.
 +Diese sind anhand eines vorangestellten '​x'​ zu erkennen. \\
 +Je nach vorheriger Einstellung des Nummernkreises werden die internen IDs entsprechend weitergeführt,​ sind aber nur an wenigen Stellen des Systems sichtbar.
 +In allen Emails, etc. werden die vom Nummernkreis Modul vergebenen Nummern verwendet.
 +
 +^ vorangestelltes Kürzel ​  ^ Modul ^
 +| xc //(z.B. xc21)// ​      | Kunde    |
 +| xo //(z.B. xo20200013)//​ | Angebot ​   |
 +| xn //(z.B. xn2005013)// ​ | Auftrag ​   |
 +| xs //(z.B. xs13)// ​      | Lieferantenbestellung ​   |
 +| xr //(z.B. xr200061)// ​  | Rechnung ​   |
 +
 +===== Variablen und neuer Platzhalter _objref =====
 +
 +**ACHTUNG:​** \\
 +Werden [[offer-cube:​howto:​pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/​Funktionen]] verwendet, zum Beispiel für [[offer-cube:​howto:​email-send|Email zusätzlicher Text und Anhänge]], so ist darauf zu achten, ab Build 313 immer //​**_objref**//​ (anstatt wie bisher _ref) zu verwenden.
 +
 +Siehe auch:
 + * [[offer-cube:​howto:​email-send|Email zusätzlicher Text und Anhänge]]
 + * [[offer-cube:​howto:​pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/​Funktionen]]
 + * [[offer-cube:​howto:​order-recurring|FAQ:​ Dauerauftrag anlegen]]
 + * [[offer-cube:​howto:​paymentterm|Zahlungskonditionen/​Skonto]]
 +
  
offer-cube/howto/objref.txt · Last modified: 2020/06/01 17:50 (external edit)