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offer-cube:howto:objref

offer-cube / Einstellungen Nummernkreise

Allgemeines / Zusammenfassung

Die sytemweite Einstellung zu den Nummernkreisen finden sich links im Dialog Einstellungen –> Nummernkreise.
Diese sind grundsätzlich nur für einen Benutzer mit Accessright Admin zugänglich.

Aktuell werden folgende Objekte vom Nummernkreis Modul unterstützt:

  • Aufträge
  • Rechnungen
    Hinweis: Seit build 313 (2020-06-01) wird die Rechnungsnummer erst beim Versenden (oder direktem Bezahlen) automatisch gezogen.
    Davor hat die Rechnung keine offizielle Rechnungsnummer

Nummernkreis Definition

Ein Nummernkreis setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

Einstellungen - Nummernkreise

Prefix 1 + Automatisches Datum (Nummernformat) + Prefix 2 + fortlaufende Zahl (Sequenz) + Suffix 1

  • Der Prefix 1 ist eine beliebige Buchstaben/Zahlen Kombination die vorangestellt wird (üblicherweise, standardmäßig 'o' für Angebot (Offert) oder z.B. auch 'ANG' für 'Angebot')
  • Automatisches Datum fügt je nach Einstellung automatisch das aktuelle Jahr und Monat ein - folgende Einstellungen sind möglich:
    • fortlaufend - es wird kein automatisches Datum eingefügt
    • Jahr 4 stellig - es wird das aktuelle Jahr mit 4 Stellen eingefügt z.B. 2019 oder 2020
    • Jahr 2 stellig - es wird das aktuelle Jahr mit 2 Stellen eingefügt z.B. 19 für 2019 oder 20 für 2020
    • Jahr 4 stellig + Monat - es wird das aktuelle Jahr mit 4 Stellen und das aktuelle Monat eingefügt z.B. 201912 für Dezember 2019 oder 202006 für Juni 2020
    • Jahr 2 stellig + Monat - es wird das aktuelle Jahr mit 2 Stellen und das aktuelle Monat eingefügt z.B. 1912 für Dezember 2019 oder 2006 für Juni 2020
  • Der Prefix 2 ist eine beliebige Buchstaben/Zahlen Kombination die nach dem automatischen Datum eingefügt wird (z.B. ein Schrägstrich oder ein Bindestrich)
  • Danach kommt eine fortlaufende Zahl beginnend bei Sequenz mit der angegebenen Anzahl an Stellen
  • Ganz am Ende kann optional ein Suffix 1 eingefügt werden

Standard Einstellungen

Modul Prefix 1 Automatisches Datum Prefix 2 fortlaufende Zahl Suffix 1 Beispiel
Kunden c keines (leer) keiner (leer) beginnend bei 1 / 1 Stelle keiner (leer) c123
Angebot o keines (leer) keiner (leer) beginnend bei 1 / 1 Stelle keiner (leer) o51
Auftrag n keines (leer) keiner (leer) beginnend bei 1 / 1 Stelle keiner (leer) n2731
Lieferantenbestellungen s keines (leer) keiner (leer) beginnend bei 1 / 1 Stelle keiner (leer) s2
Rechnung r keines (leer) keiner (leer) beginnend bei 1 / 1 Stelle keiner (leer) r321

Beispiel Einstellungen

Folgende Einstellungen sind zum Beispiel möglich:

Modul Prefix 1 Automatisches Datum Prefix 2 fortlaufende Zahl Suffix 1 Beispiel
Kunden K keiner (leer) keiner (leer) beginnend bei 1 / 1 Stelle keiner (leer) K12 (zwölfter Kunde)
Angebot AN Jahr 2 stellig + Monat / beginnend bei 1 / 3 Stellen keiner (leer) AN2006/001 (erstes Angebot im Juni 2020)
Auftrag AUF- Jahr 2 stellig / beginnend bei 1 / 4 Stellen XYZ AUF-20/0014XYZ (vierzehnter Auftrag im Jahr 2020)
Lieferantenbestellungen BEST Jahr 2 stellig - beginnend bei 1 / 3 Stellen keiner (leer) BEST20-001 (erste Bestellung im Jahr 2020)
Rechnung RE- Jahr 4 stellig / beginnend bei 1 / 3 Stellen keiner (leer) RE-2020/007 (siebte Rechnung im Jahr 2020)

Spezialfall Rechnungen

Grundsätzlich wird die Nummer aus dem Nummernkreis beim Erstellen eines Objekts sofort gezogen.

Das bedeutet, wird z.B. ein neuer Kunde oder ein neues Angebot angelegt, so erhält dieses sofort eine entsprechende Nummer laut dem voreingestellten Nummernkreis.

Bei Rechnungen hingegen, wird die Nummer erst dann automatisch gezogen, wenn das PDF erzeugt wird.
Das ist der Fall, wenn:

  • entweder die Rechnung versendet wird (Senden Button)
  • oder die Rechnung direkt (ohne sie vorher zu versenden) bezahlt wird (Bezahlen Button)

Rechnungsnummer vor Versand manuell ziehen

In manchen Fällen ist es notwendig, die Rechnungsnummer sozusagen zu “reservieren”.

Zu diesem Zweck kann jederzeit eine Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis mit dem Button Rechnung Nummer ziehen gezogen werden.

ACHTUNG: Diese Nummer ist dann vergeben und kann nicht erneut verwendet werden (auch wenn die Nummer manuell danach überschrieben wird).

Rechnungsnummer aus Nummernkreis ziehen

Manuelle Vergabe einer Referenznummer

OfferCube erlaubt es, seit build 313 (2020-06-01) die Referenznummer (z.B. eine Rechnungsnummer) auch manuell zu vergeben.

Dies ist dann sinnvoll, wenn beispielsweise eine bestehende Rechnung aus einem Altsystem in Offer-Cube übernommen werden soll.

Die Rechnungsnummer wird dann in das Feld “Rechnungsnummer” eingetragen.
Analog dazu geht dies auch für Angebote, Aufträge, Bestellungen und Kunden.

Die Nummer darf noch nicht existieren (ansonsten wird die Eingabe nicht angenommen).
Die Nummer muss nicht dem aktuellen Nummernkreis entsprechen (im Gegenteil - sie sollte sogar nicht dem aktuellen Nummernkreis entsprechen).
ACHTUNG: Diese Nummer ist dann vergeben und kann nicht nochmals verwendet werden.

Bestehende Rechnungsnummer aus Altsystem übernehmen

Bestehende Rechnungsnummer aus Altsystem

Interne IDs

Bis inkl. Build 312 (2020-05-31) wurden für Angebote, Aufträge, Rechnungen, Kunden und Bestellungen die internen IDs gleichzeitig als Referenznummer verwendet.
Seit dem Build 313 (2020-06-01) werden die hier beschriebenen Nummernkreise für die offizielle Referenznummer verwendet.

Parallel dazu gibt es jedoch weiterhin die internen IDs, die das System benötigt um korrekt zu funktionieren. Diese sind anhand eines vorangestellten 'x' zu erkennen.
Je nach vorheriger Einstellung des Nummernkreises werden die internen IDs entsprechend weitergeführt, sind aber nur an wenigen Stellen des Systems sichtbar. In allen Emails, etc. werden die vom Nummernkreis Modul vergebenen Nummern verwendet.

vorangestelltes Kürzel Modul
xc (z.B. xc21) Kunde
xo (z.B. xo20200013) Angebot
xn (z.B. xn2005013) Auftrag
xs (z.B. xs13) Lieferantenbestellung
xr (z.B. xr200061) Rechnung

Variablen und neuer Platzhalter _objref

ACHTUNG:
Werden PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen verwendet, zum Beispiel für Email zusätzlicher Text und Anhänge, so ist darauf zu achten, ab Build 313 immer _objref (anstatt wie bisher _ref) zu verwenden.

Siehe auch:

offer-cube/howto/objref.txt · Last modified: 2020/06/01 17:50 (external edit)