offer-cube / DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)

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offer-cube unterstützt Sie im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei der Handhabung folgender Themen:

• Kunden Beauskunftung/Auskunftspflicht des Verantwortlichen (Export aller Daten eines Kunden)
• Kunden löschen
• Ansprechpersonen löschen
• Werbungs-Versand Informationen zu Kunden und Ansprechpersonen
• Welche Leistungen werden für Kunden erbracht

Unter Kunden –> Kundenliste –> Kunden Details –> rechts oben “Optionen” –> Button “Kundendaten (DSGVO) Export” können alle Daten des Kunden als .zip Datei exportiert werden.
Nur ein Benutzer mit Administrator Rechten kann diesen Export durchführen.
Der Export wird ebenfalls als CRM Eintrag dokumentiert.

In der ZIP Datei finden sich alle zum Kunden verknüpften Informationen:

• Angebote (jeweils Export der Datensätze als CSV und die entsprechenden PDF Dateien)
• Aufträge (jeweils Export der Datensätze als CSV und die entsprechenden PDF Dateien)
• Rechnungen (jeweils Export der Datensätze als CSV und die entsprechenden PDF Dateien)
• Mahnungen (jeweils Export der Datensätze als CSV und die entsprechenden PDF Dateien)
• Kundendatensatz
• Ansprechpersonen / Kontaktpersonen
• CRM Einträge (correspondence)

Hinweis: Prüfen Sie vorallem die CRM Einträge bevor Sie diese an den Kunden übermitteln. Eventuell befinden sich Notizen/Betriebsgeheimnisse/etc. darin, die nicht für den Kunden bestimmt sind.

In offer-cube lassen sich seit build 259 auch Kundendatensätze löschen.
Nur ein Benutzer mit Administrator Rechten kann diesen Export durchführen.

ACHTUNG: Ein gelöschter Kundendatensatz lässt sich nicht mehr wiederherstellen!

HINWEIS: Andere Datensätze wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, etc. sind von dem Löschvorgang nicht betroffen.

Wenn Ansprechpersonen zu einem Kunden gepflegt werden, so können auch diese jederzeit gelöscht werden.

ACHTUNG: Eine gelöschte Ansprechperson lässt sich nicht mehr wiederherstellen!

HINWEIS: Andere Datensätze wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, etc. sind von dem Löschvorgang nicht betroffen.

offer-cube bietet die Möglichkeit, Informationen zum Werbeversand an Kunden und Ansprechpersonen zu pflegen.
Diese Information findet sich als Dropdown-Feld im Kundendatensatz bzw. Ansprechpersonendatensatz.

Das Feld finden Sie beim Kunden unter Kunde bearbeiten –> Feld Werbe-Infos senden?
Dieses Feld können Sie auch in einem Excel Export weiterverwenden.

Das Feld bietet folgende Einstellmöglichkeiten:

• Alle
• nur Email
• nur Post
• Keine Werbung

Um dann für die Weiterbearbeitung eine Kundenliste zu exportieren, die z.B. Werbeversand “nur per Post” zugestimmt haben, kann die Filterfunktion verwendet werden.

Hierzu in der Kundenliste rechts oben neben der Suchzeile auf das Filtersymbol klicken.

Dann im Filter unter “Werbe Infos senden?” entsprechend z.B. “nur Post” auswählen.

Nun kann die gefilterte Liste als Excel über “Optionen” –> “Liste als Excel exportieren” heruntergeladen werden.

Informationen zu Leistungen, die gegebenüber dem Kunden erbracht werden, können auf 2 verschiedene Arten gepflegt werden:

• ein/mehrere entsprechende Labels zum Kunden hinzufügen
• als sprechende Positionen (gegebenenfalls als interne Position markiert) im Auftrag

Je nach Art der erbrachten Leistung (z.B. Wiederholende Leistungen im Sinne es monatlichen Dauerauftrags oder einmalige Implementierungsleistungen) kann die Flexibilität mit Labels und interne Positionen hier benutzt werden, um diese Informationen in offer-cube zu pflegen.

Werden Positionen verwendet, können diese wiederrum als Favoriten-Position markiert werden und dann in anderen Aufträgen wiederverwendet werden.