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offer-cube:howto:order-recurring

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offer-cube:howto:order-recurring [2020/02/09 19:51]
offer-cube:howto:order-recurring [2020/06/01 17:50] (current)
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 +====== offer-cube / Daueraufträge ======
 +
 +Zurück zu [[offer-cube:​howto|Anleitungen / HowTos]]
 +
 +Siehe auch [[offer-cube:​faq:​faq_order-invoice-prepayment|Anzahlungen,​ Anzahlungsrechnung,​ Teilrechnung und Endrechnung]]. \\
 +Siehe auch [[offer-cube:​faq:​faq_order-invoice-final-invoice-position|Schlussrechnung]]. \\
 +Siehe auch [[offer-cube:​howto:​objref|Einstellungen Nummernkreise]] \\
 +
 +===== Allgemeines / Zusammenfassung =====
 +
 +Diese Funktion erlaubt es, automatisch wiederkehrende Aufträge (//​Daueraufträge//​) einzurichten. \\
 +Diese //​Daueraufträge//​ werden automatisch periodisch zum Stichtag fällig und generieren auf Wunsch automatisch eine Rechnung oder eine Auftragskopie.
 +
 +** TIPP für Mieten/​Lizenzen:​ ** Daueraufträge eignen sich ideal zum automatischen Verrechnen von Mieten (Büromiete,​ Gerätemiete),​ Lizenzverrechnung,​ etc.
 +
 +** TIPP für Wartungsverträge/​Serviceverträge:​ ** Um **Wartungsverträge** oder **Serviceverträge** abzubilden kann anstatt einer automatischen Verrechnung eine Auftragskopie erzeugt werden. \\
 +So kann ein Monteur in diesen Auftrag dann seine Zeiten buchen oder die Materialen, die er verwendet hat.
 +
 +** ACHTUNG: ** seit Build 313 (2020-06-01) muss **_objref** statt _ref verwendet werden
 +
 +===== Schritt 1: Auftrag anlegen und Artikel einfügen =====
 +
 +Zuerst muss ein Auftrag angelegt werden (entweder direkt über das //"​Aufträge"//​ --> //"​Neuer Auftrag"//​ oder über ein gewonnenes [[offer-cube:​howto:​offer|Angebot]])
 +
 +Danach einen oder mehrere entsprechende Artikel einfügen (z.B. Monatsmiete,​ Büromiete, Vermietung von Gerät XY, ...). 
 +
 +** HINWEIS: ** Bei Vermietungen die entsprechenden Steuersätze beachten und in den [[offer-cube:​howto:​article|Artikel]] entsprechend hinterlegen - siehe z.B. {{https://​www.wko.at/​service/​steuern/​Vermietung_und_Verpachtung_von_Grundstuecken.html|Wirtschaftskammer Vermietung Grundstücke}}
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-02-add-article.png|Auftrag anlegen und Artikel einfügen}}
 +
 +
 +===== Schritt 2: Position benennen =====
 +
 +Vor dem Aktivieren des Dauerauftrags sollte die Position entsprechend benannt werden.
 +
 +Hierbei gibt es die Möglichkeit den Leistungszeitraum mit entsprechenden Variablen automatisiert ausfüllen zu lassen:
 +
 +^  Variable ​ ^ Bedeutung ​  ^
 +|  %year% ​   | Das Jahr (4 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung/​Auftragskopie wird automatisch eingefügt. ​ |
 +|  %month% ​  | Das Monat (2 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung/​Auftragskopie wird automatisch eingefügt. ​ |
 +|  %month1% ​ | Das Monat (1 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung/​Auftragskopie wird automatisch eingefügt. ​ |
 +|  %day%     | Der Tag (2 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung/​Auftragskopie wird automatisch eingefügt. ​ |
 +|  %day1% ​   | Der Tag (1 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung/​Auftragskopie wird automatisch eingefügt. ​ |
 +|  %nextyear% ​   | Das Jahr (4 stellig) für den nächsten Zyklus (Verrechnung oder Auftragskopie) wird automatisch eingefügt. \\ Hinweis: Es ist nicht das nächste Jahr lt. Kalender sondern das Jahr der nächsten Abrechnungsperiode laut eingestelltem Intervall. |
 +|  %nextmonth% ​  | Das Monat (2 stellig) für den nächsten Zyklus (Verrechnung oder Auftragskopie) wird automatisch eingefügt. \\ **Hinweis:​** Es ist nicht das nächste Monat lt. Kalender sondern das Monat der nächsten Abrechnungsperiode. \\ **Beispiel:​** D.h. ist das Intervall z.B. Halbjährlich (6 Monate) und es ist aktuell Februar (02) dann generiert %nextmonth% als Ergebnis 08 (August = Februar + 6 Monate) |
 +|  %nextmonth1% ​ | Das Monat (1 stellig) für den nächsten Zyklus (Verrechnung oder Auftragskopie) wird automatisch eingefügt. ​ |
 +|  %nextday% ​    | Der Tag (2 stellig) für den nächsten Zyklus (Verrechnung oder Auftragskopie) wird automatisch eingefügt. ​ |
 +|  %nextday1% ​   | Der Tag (1 stellig) für den nächsten Zyklus (Verrechnung oder Auftragskopie) wird automatisch eingefügt. ​ |
 +|  %month+1m% ​  | Zum aktuellen Monat der Rechnungserstellung/​Auftragskopie wird 1 Monat (**+1m**) hinzugezählt und das Monat 2 stellig eingefügt. \\ **Hinweis:​** analog dazu lassen sich mehrere Monate hinzuzählen (z.B. **+3m** für 3 Monate) oder abziehen (**-3m** für 3 Monate weniger) \\ Der Wertebereich reicht von -36m bis +36m. |
 +|  %year+1m% ​  | Zum aktuellen Monat der Rechnungserstellung/​Auftragskopie wird 1 Monat (**+1m**) hinzugezählt und das Jahr 4 stellig eingefügt. \\ Der Wertebereich reicht von -36m bis +36m. |
 +|  %nextmonth+1m% ​  | Zum Monat des nächsten Intervalls der Rechnungserstellung/​Auftragskopie wird 1 Monat (**+1m**) hinzugezählt und das Monat 2 stellig eingefügt. \\ Der Wertebereich reicht von -36m bis +36m |
 +|  %nextyear+1m% ​  | Zum Monat des nächsten Intervalls der Rechnungserstellung/​Auftragskopie wird 1 Monat (**+1m**) hinzugezählt und das Jahr 4 stellig eingefügt. \\ Der Wertebereich reicht von -36m bis +36m |
 +|  %offer% ​  | Die Angebotsnummer aus dem der Auftrag erstellt wurde wird eingefügt (nur wenn aus Angebot erstellt). ​ |
 +|  %order% ​  | Die Auftragsnummer des Auftrags wird eingefügt. ​ |
 +|  %% %[[Funktion/​$Variable]]% %%  | Hiermit lassen sich die [[offer-cube:​howto:​pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/​Funktionen]] verwenden ​ |
 +|  %% %[[$obj]]% %%  | Das aktuelle Auftragsobjekt - siehe [[offer-cube:​howto:​pdf-special-variables#​detailsvariablen_uebersicht|Variablen Übersicht]] ​ |
 +|  %% %[[$position]]% %%  | Das aktuelle Positionsobjekt - siehe [[offer-cube:​howto:​pdf-special-variables#​detailsvariablen_uebersicht|Variablen Übersicht]] ​ |
 +|  %% %[[$time]]% %%  | Das aktuelle Datum  |
 +|  %% %[[$accountingnextdate]]% %%  | Das Datum der nächsten Fälligkeit ​ |
 +|  %% %[[$accountinginterval]]% %%  | Die Intervalldauer in Sekunden (**Achtung:​** nicht $obj.accountingperiod verwenden, da dies je nach Einstellung nicht immer Monate sind) |
 +
 +** TIPP: ** Bei typischen Daueraufträgen hat sich z.B. folgende Positionsbezeichnung bewährt:
 +
 +<​code>​Miete %year%/​%month%</​code>​
 +
 +Oder
 +
 +<​code>​Wartungsgebühr %month%/​%year% bis %nextmonth%/​%nextyear% Service Auftrag %[[$obj._objref]]%</​code>​
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-03-set-position-name.png|Positions-Bezeichnung}}
 +
 +=== Folgemonat laut Kalender mit +1m ===
 +
 +Das System verwendet mit den Kurzplatzhaltern (%month%, %year%, ...) immer das aktuelle Datum (damit auch das aktuelle Monat). \\
 +Also %month% ist im Februar immer 2 \\
 +Mit %nextmonth% ist nicht das Folgemonat lt. Kalender gemeint sondern das Monat für den nächsten Abrechnungszeitpunkt. \\
 +D.h. würde man halbjährlich abrechnen wäre jetzt im Februar %month% 2 und %nextmonth% wäre dann 8 ( = Februar + 6 Monate). \\
 +
 +** Experten Tipp: ** Soll der Folgemonat laut Kalender verwendet werden, muss die Variante **%month+1m%** und **%year+1m%** verwendet werden
 +
 +<​code>​Domainkosten %month+1m%/​%year+1m% - %nextmonth+1m%/​%nextyear+1m%</​code>​
 +
 +Wichtig ist das hinzuzählen von //+1m// auch beim Jahr - dies stellt sicher, dass z.B. Dezember (Monat 12) +1m (+1 Monat) dann als Monat Jänner (01) im Folgejahr ergibt.
 +
 +**ACHTUNG:​** Beim Jahr //%year%// bzw. //​%nextyear%//​ immer denselben Wert wie bei Monat //%month%// bzw. //​%nextmonth%// ​ angeben! \\ 
 +Der Wertebereich reicht von -36m bis +36m.
 +
 +Beispiel:
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-21-example-addmonth.png|Beispiel mit +1m und -3m}}
 +
 +=== Letztes Quartal mit -3m ===
 +
 +Analog zum Folgemonat Beispiel ließe sich auch das letzte Quartal abrechnen und ausweisen:
 +
 +<​code>​Leistungen letztes Quartal %month-3m%/​%year-3m% - %month%/​%year%</​code>​
 +
 +
 +=== Rechnen mit eigenen Formaten und Sekunden ===
 +
 +
 +** Experten Tipp: ** Soll komplexere Datumsoperationen durchgeführt werden, können die [[offer-cube:​howto:​pdf-special-variables|PDF Power User Funktionen Variablen/​Funktionen]] benutzt werden.
 +
 +<​code>​Datumsbereich %[[($time+31*1*86400)|date_format:"​%m/​%Y"​]]% bis %[[($accountingnextdate+31*1*86400)|date_format:"​%m/​%Y"​]]%</​code>​
 +
 +Das heißt es werden immer 1 Monat (31 Tage zu je 86400 Sekunden) dazu addiert - Und das Resultat als Monat/Jahr ausgegeben. \\
 +**Achtung: ** hier muss man mit den Tagen aufpassen - wenn man z.B. am 31.1. die Verrechnung macht und dann 31 Tage dazuaddiert,​ dann kommt nicht der Februar sondern der März heraus (weil der Februar hat nur 28 Tage). \\
 +D.h. ist man am Monatsende dann z.B. nur 20 Tage dazu addieren, dass wenn nur Monat und Tag ausgegeben wird auch das korrekte nächste Monat laut Kalender ausgegeben wird.
 +
 +
 +===== Schritt 3: Dauerauftrag aktivieren/​einstellen =====
 +
 +Nun kann über //"​Optionen"//​ --> //"​Dauerauftrags-Optionen"//​ der wiederkehrende Auftrag mit automatischer Rechnungserstellung/​Auftragskopie aktiviert/​konfiguriert werden.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-04-set-recurring.png|Optionen Dauerauftrag Einstellungen}}
 +
 +Im folgenden Dialogfeld muss für einen wiederkehrenden Auftrag "//​Dauerauftrag//"​ aktiviert werden.
 +
 +Nun kann das Intervall (monatlich, quartalsweise,​ halbjährlich oder jährlich) eingestellt werden.
 +
 +
 +Darunter sind 2 Datumsfelder //"​Start Datum"//​ und //"​Erster Abrechnungstag"//​ zu befüllen. \\
 +Üblicherweise werden beide Datumsfelder auf den Tag gesetzt, an dem die Verrechnung starten soll. \\
 +Manchmal wird jedoch mit Arbeiten für den Auftrag begonnen (Feld //"​Start Datum"//​),​ bevor die automatische Verrechnung (Feld //"​Erster Abrechnungstag"//​) startet. \\
 +
 +Zusätzlich kann (bei zeitlich beschränkten Daueraufträgen) auch gleich das Feld //"End Datum"//​ befüllt werden (für unbeschränkt laufende Aufträge leer lassen). ​
 +Wird ein //"End Datum"//​ gesetzt, dann endet der Auftrag (und damit die Verrechnung) automatisch an diesem Tag.
 +
 +Das Feld //"​Nächster Abrechnungstag"//​ ist grundsätzlich leer zu lassen. \\
 +Es wird vom System immer automatisch mit dem nächsten berechneten Abrechnungstag befüllt.
 +
 +Zuletzt können die entsprechenden Positionen, die automatisch wiederkehrend zu verrechnen sind, ausgewählt werden. \\
 +Standardmäßig sind alle Positionen ausgewählt.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-05-recurring-settings.png|Dauerauftrag aktivieren}}
 +
 +===== Schritt 4: Dauerauftrag erstellt =====
 +
 +Der Dauerauftrag ist nun eingerichtet und wartet bis zum eingestellten Datum //"​Erster Abrechnungstag"//​. \\
 +Zu diesem Zeitpunkt wird der Auftrag automatisch fällig und die Rechnung wird aus den ausgewählten Positionen erstellt. \\
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-06-recurring-waiting.png|Dauerauftrag erstellt}}
 +
 +===== Ergebnis: Dauerauftrag fällig und Rechnung erstellt =====
 +
 +Der Dauerauftrag wurde wie eingestellt zum Zeitpunkt //"​Erster Abrechnungstag"//​ fällig und hat die entsprechende Dauerauftragsposition für die Rechnung erstellt.
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-07-result-order.png|Dauerauftrag fällig}}
 +
 +Die automatisch generierte Rechnung wird im Auftrag über einen [[offer-cube:​faq:​faq_crm|CRM]] Eintrag verlinkt und ist direkt anklickbar. \\
 +Je nach Einstellung für die verrechneten Positionen verbleibt auch die automatisch generierte Position im Auftrag und wird mit der Rechnung verlinkt. \\
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-08-result-invoice.png|Automatisch generierte Rechnung}}
 +
 +
 +===== Einstellungen:​ Rechnung automatisch versenden =====
 +
 +Unter //"​Einstellungen"//​ --> //"​System"//​ --> Abschnitt //"​Rechnungs/​Auftrags/​Artikel Einstellungen"//​ --> //"​Automatisch erstellte Rechnungen automatisch versenden?"//​
 +kann festgelegt werden, ob die durch den Dauerauftrag automatisch erstellte Rechnung auch gleich per Email versendet wird (nur möglich, wenn im Auftrag eine Email Adresse hinterlegt ist).
 +
 +Unter //"​Einstellungen"//​ --> //"​System"//​ --> Abschnitt //"​Positions-Einstellungen"//​ --> //"​Position beim Verrechnen?"//​
 +kann festgelegt werden, ob die durch den Dauerauftrag automatisch erstellte Position im Auftrag als verrechnet verbleibt oder nur in der Rechnung sichtbar ist. \\
 +Verbleibt sie ebenfalls im Auftrag, lässt sich direkt im Auftrag auf einen Blick ablesen, wann welche Positionen automatisch verrechnet wurden. \\
 +Sind sehr viele Dauerauftrags-Positionen in einem Auftrag, so macht es aufgrund der besseren Übersichtlichkeit eventuell Sinn, diese Einstellung zu ändern. \\
 +
 +{{offer-cube:​howto:​order-recurring:​offer-cube_howto_order-recurring-11-settings-auto-invoice-v.png|Einstellungen - Rechnung automatisch versenden}}
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