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offer-cube:howto:order-recurring

offer-cube / Daueraufträge

Allgemeines / Zusammenfassung

Diese Funktion erlaubt es, automatisch wiederkehrende Aufträge (Daueraufträge) einzurichten.
Diese Daueraufträge werden automatisch periodisch zum Stichtag fällig und generieren auf Wunsch automatisch eine Rechnung.

TIPP: Daueraufträge eignen sich ideal zum automatischen Verrechnen von Mieten (Büromiete, Gerätemiete), Lizenzverrechnung, etc.

Schritt 1: Auftrag anlegen und Artikel einfügen

Zuerst muss ein Auftrag angelegt werden (entweder direkt über das “Aufträge” –> “Neuer Auftrag” oder über ein gewonnenes Angebot)

Danach einen oder mehrere entsprechende Artikel einfügen (z.B. Monatsmiete, Büromiete, Vermietung von Gerät XY, …).

HINWEIS: Bei Vermietungen die entsprechenden Steuersätze beachten und in den Artikel entsprechend hinterlegen - siehe z.B. Wirtschaftskammer Vermietung Grundstücke

Auftrag anlegen und Artikel einfügen

Schritt 2: Position benennen

Vor dem Aktivieren des Dauerauftrags sollte die Position entsprechend benannt werden.

Hierbei gibt es die Möglichkeit den Leistungszeitraum mit entsprechenden Variablen automatisiert ausfüllen zu lassen:

Variable Bedeutung
%year% Das Jahr (4 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung wird automatisch eingefügt.
%month% Das Monat (2 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung wird automatisch eingefügt.
%month1% Das Monat (1 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung wird automatisch eingefügt.
%day% Der Tag (2 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung wird automatisch eingefügt.
%day1% Der Tag (1 stellig) zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung wird automatisch eingefügt.
%offer% Die Angebotsnummer aus dem der Auftrag erstellt wurde wird eingefügt (nur wenn aus Angebot erstellt).
%order% Die Auftragsnummer des Auftrags wird eingefügt.

TIPP: Bei typischen Daueraufträgen hat sich z.B. folgende Positionsbezeichnung bewährt:

Miete %year%/%month%

Positions-Bezeichnung

Schritt 3: Dauerauftrag aktivieren/einstellen

Nun kann über “Optionen” –> “Dauerauftrags-Optionen” der wiederkehrende Auftrag mit automatischer Rechnungserstellung aktiviert/konfiguriert werden.

Optionen Dauerauftrag Einstellungen

Im folgenden Dialogfeld muss für einen wiederkehrenden Auftrag “Dauerauftrag” aktiviert werden.

Nun kann das Intervall (monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich) eingestellt werden.

Darunter sind 2 Datumsfelder “Start Datum” und “Erster Abrechnungstag” zu befüllen.
Üblicherweise werden beide Datumsfelder auf den Tag gesetzt, an dem die Verrechnung starten soll.
Manchmal wird jedoch mit Arbeiten für den Auftrag begonnen (Feld “Start Datum”), bevor die automatische Verrechnung (Feld “Erster Abrechnungstag”) startet.

Zusätzlich kann (bei zeitlich beschränkten Daueraufträgen) auch gleich das Feld “End Datum” befüllt werden (für unbeschränkt laufende Aufträge leer lassen). Wird ein “End Datum” gesetzt, dann endet der Auftrag (und damit die Verrechnung) automatisch an diesem Tag.

Das Feld “Nächster Abrechnungstag” ist grundsätzlich leer zu lassen.
Es wird vom System immer automatisch mit dem nächsten berechneten Abrechnungstag befüllt.

Zuletzt können die entsprechenden Positionen, die automatisch wiederkehrend zu verrechnen sind, ausgewählt werden.
Standardmäßig sind alle Positionen ausgewählt.

Dauerauftrag aktivieren

Schritt 4: Dauerauftrag erstellt

Der Dauerauftrag ist nun eingerichtet und wartet bis zum eingestellten Datum “Erster Abrechnungstag”.
Zu diesem Zeitpunkt wird der Auftrag automatisch fällig und die Rechnung wird aus den ausgewählten Positionen erstellt.

Dauerauftrag erstellt

Ergebnis: Dauerauftrag fällig und Rechnung erstellt

Der Dauerauftrag wurde wie eingestellt zum Zeitpunkt “Erster Abrechnungstag” fällig und hat die entsprechende Dauerauftragsposition für die Rechnung erstellt.

Dauerauftrag fällig

Die automatisch generierte Rechnung wird im Auftrag über einen CRM Eintrag verlinkt und ist direkt anklickbar.
Je nach Einstellung für die verrechneten Positionen verbleibt auch die automatisch generierte Position im Auftrag und wird mit der Rechnung verlinkt.

Automatisch generierte Rechnung

Einstellungen: Rechnung automatisch versenden

Unter “Einstellungen” –> “System” –> Abschnitt “Rechnungs/Auftrags/Artikel Einstellungen” –> “Automatisch erstellte Rechnungen automatisch versenden?” kann festgelegt werden, ob die durch den Dauerauftrag automatisch erstellte Rechnung auch gleich per Email versendet wird (nur möglich, wenn im Auftrag eine Email Adresse hinterlegt ist).

Unter “Einstellungen” –> “System” –> Abschnitt “Positions-Einstellungen” –> “Position beim Verrechnen?” kann festgelegt werden, ob die durch den Dauerauftrag automatisch erstellte Position im Auftrag als verrechnet verbleibt oder nur in der Rechnung sichtbar ist.
Verbleibt sie ebenfalls im Auftrag, lässt sich direkt im Auftrag auf einen Blick ablesen, wann welche Positionen automatisch verrechnet wurden.
Sind sehr viele Dauerauftrags-Positionen in einem Auftrag, so macht es aufgrund der besseren Übersichtlichkeit eventuell Sinn, diese Einstellung zu ändern.

Einstellungen - Rechnung automatisch versenden

offer-cube/howto/order-recurring.txt · Last modified: 2019/06/02 20:38 (external edit)