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--- offer-cube:howto:syncsetting [2020/06/01 17:50]
+++ offer-cube:howto:syncsetting [2024/10/27 11:47] (current)
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+====== offer-cube / Synchronisierung einrichten (Maileater, Kalender, ...) ======
+Zurück zur [[offer-cube:howto|Anleitungen / HowTos]]
+Siehe auch [[offer-cube:faq:faq_crm|FAQ: CRM]] \\
+Siehe auch [[offer-cube:howto:syscron|Erinnerung-Emails mittels Zeitaktionen]] \\
+Siehe auch [[offer-cube:howto:settings#smtp_email-server|Einstellungen - Eigenen SMTP Server]] \\
+Siehe auch [[offer-cube:howto:syncsetting-hook-codes|Synchronisierungen Hook-Codes]] \\
+Siehe auch [[offer-cube:faq:faq_ooi-syncsetting_notification_slack_channel|FAQ: Nachrichten in SLACK Channel]] \\
+Siehe auch [[offer-cube:faq:faq_ooi-syncsetting_notification_email_offer_accepted|FAQ: Email bei Angebotsbeauftragung oder Ablehnung]] \\
+===== Allgemeines / Zusammenfassung =====
+Die Synchronisierung //syncsetting// erlaubt es, offer-cube mit anderen Datenquellen/Systemen zu synchronisieren.
+zum Beispiel:
+	* Google-Kalender
+	* Maileater Email Synchronisierung: automatisches Auslesen von Emails aus IMAP Postfächern und Anlegen von [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM Notizen]]
+	* Mail SMTP Server: alternative E-Mail Adressen für Mailversand z.B. Alle Rechnungen von einer rechnung@domain.tld versenden
+Auch kann über eine Synchronisierung auf Ereignisse in der Form von [[offer-cube:howto:syncsetting-hook-codes|Hooks (siehe Synchronisierungen Hook-Codes)]] reagiert werden und z.B. eine [[offer-cube:faq:faq_ooi-syncsetting_notification_email_offer_accepted|Email bei Angebotsbeauftragung oder Ablehnung gesendet]] werden oder eine [[offer-cube:faq:faq_ooi-syncsetting_notification_slack_channel|Nachrichten in einen SLACK Channel geposetet]] werden.
+===== Details: Neue Synchronisierung =====
+Unter // Einstellungen --> Synchronisierung // können neue Synchronisierungen eingerichtet werden.
+{{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-01-list-add.png|Liste der Synchronisierungen / syncsetting}}
+===== Details: Maileater einrichten =====
+Ein **Maileater** ist eine Synchronisierung mit einem Email Postfach:
+Alle Emails werden eingelesen und als [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM Notiz]] gespeichert, sofern:
+	* eine Email Adresse erkannt wird, die im System bei einem [[offer-cube:howto:customer|Kunden]] oder einem [[offer-cube:howto:contact|Kontakt/Ansprechperson]] hinterlegt ist
+	* oder eine Kunden-, Angebots-, Auftrags-, Rechnungsnummer im Betreff oder in der Email als Text vorkommt
+Bei **Server Hostname[:Port] oder URL** muss üblicherweise kein Port angegeben werden. \\
+Es wird der Standard-Port laut der Einstellung **Maileater Typ** verwendet, sofern kein Port angegeben wurde.
+Sofern im Feld **Ziel-ID (optional z.B. Kelander-ID, Mailbox Name, ...)** nichts angegeben ist, werden automatisch folgende Email Ordner synchronisiert:
+	* INBOX (Posteingang)
+	* SENT (Gesendet)
+Alternativ kann als **Ziel-ID** auch ein Postfach Name angegeben werden, der explizit verwendet werden soll.
+=== Einstellung: Original E-Mail als .eml Datei speichern ===
+Zusätzlich kann im Feld **//Interne Konfiguration//** der Maileater angewiesen werden, die Emails als Original //.eml-Datei// herunterzuladen und als Attachment an den [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM Eintrag]] anzuhängen. \\
+Hierzu muss Folgendes als JSON eingegeben (copy & paste) werden:
+<code>{  "downloadEml": true  }</code>
+=== Einstellung: Email Adressen müssen exakt stimmen ===
+Wenn die Email von einer bekannten Domain kommt (also einer Domain, die bereits bei den Kundenstammdaten in Form einer Email hinterlegt ist), dann werden auch diese Emails akzeptiert.
+Beispiel: \\
+Es ist ein Kundendatensatz mit Email Adresse "//office@zebra7.at//" angelegt. \\
+Sendet der Kunde nun eine Email von der Adresse "//leo.eibler@zebra7.at//" so wird diese ebenfalls korrekt erkannt und dem Kunden zugeordnet, da die Domain "//zebra7.at//" übereinstimmt.
+Dieses Verhalten kann im Feld **//Interne Konfiguration//** deaktiviert werden und der Maileater dazu gezwungen werden, dass die Email Adresse //exakt// stimmen muss. \\
+Hierzu muss Folgendes als JSON eingegeben (copy & paste) werden:
+<code>{  "useDomainWildcard": false  }</code>
+=== Einstellung: Nur Betreff analysieren ===
+Im Feld **//Interne Konfiguration//** kann der Maileater angewiesen werden, nur den Betreff (Subject) der Email nach bekannten Nummern (wie z.B. Angebotsnr, Rechnungsnr, etc.) zu durchsuchen und nicht den ganzen Mailtext. \\
+Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn es zu vielen Falsch-Erkennungen kommt. \\
+Hierzu muss Folgendes als JSON eingegeben (copy & paste) werden:
+<code>{  "skipBody": 1  }</code>
+{{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-02-add-maileater.png|Synchronisierung Maileater einrichten}}
+==== Emails als CRM Eintrag/Notiz ====
+Wurde bei einer Email eine bekannt Email Adresse gefunden oder eine Kunden-, Angebots-, Auftrags-, Rechnungsnummer, so wird aus der Email ein [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM Eintrag]] erzeugt.
+Der [[offer-cube:faq:faq_crm|CRM Eintrag]] wird **automatisch** mit Kunde, Angebot, Auftrag, Rechnung, etc. **verknüpft**.
+Hierbei werden alle Email Adressen vermerkt und auch automatisch erkannt ob die Email vom Kunden geschickt wurde, oder wir die Email an den Kunden gesendet haben.
+{{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-11-correspondence-list.png|Mails als CRM Einträge/Notizen Übersicht}}
+===== Details: SMTP Server für Versand einrichten =====
+Eine **Mail SMTP Server** Synchronisierung dient dazu, von anderen (zusätzlichen) Email Adressen versenden zu können.
+**HINWEIS:** Der Haupt-SMTP Server wird unter //Einstellungen// --> //System// --> Abschnitt "//Eigenen SMTP Server verwenden//" eingestellt - siehe [[offer-cube:howto:settings#smtp_email-server|Einstellungen - Eigenen SMTP Server]]. \\
+Dort finden sich auch spezielle Hinweise für Google/Gmail Konten (App Passwörter, 2FA, etc.), die auch für diese Einstellung bei den Synchronisierungen relevant sind.
+Dies wird z.B. beim Ticketsystem verwendet oder wenn Rechnungen von einer eigenen Rechnungs-Email Adresse verschickt werden sollen.
+Wird im Feld **//Status//** der Eintrag **//aktiv, nicht auswählbar//** ausgewählt, so wird diese SMTP Server Email Versandadresse dem Benutzer beim Versand von [[offer-cube:howto:offer|Angeboten]], [[offer-cube:howto:order|Aufträgen]] oder Rechnungen **nicht angeboten**. \\
+Die Einstellung Status=**//aktiv, nicht auswählbar//** ist vorallem sinnvoll für die Versandemail Adresse des Ticketsystems (Es macht üblicherweise keinen Sinn von der Ticketsystem Mail Adresse je ein Angebot oder eine Rechnung zu versenden).
+{{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-31-add-mailsmtp.png|Synchronisierung Mail-SMTP Server einrichten}}
+==== Alternative Absender Email Adresse / SMTP Server nutzen ====
+Sobald ein weiterer SMTP Server Eintrag mit dem Status //aktiv// eingerichtet wurde, steht dieser im Senden Dialog z.B. beim Versenden eines [[offer-cube:howto:offer|Angebots]] oder einer Rechnung zur Verfügung.
+Wäre der Status **//aktiv, nicht auswählbar//** gesetzt, so würde dieser Eintrag nicht zur Auswahl erscheinen.
+Der Eintrag //**-- (Standard) --**// bedeutet, es wird die unter [[offer-cube:howto:settings#smtp_email-server|Einstellungen - Eigenen SMTP Server verwenden]] Email Adresse verwendet.
+{{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-32-send-invoice-mailstmp.png|Synchronisierung Mail-SMTP Server als Auswahl bei Rechnungsversand}}
+==== Alternative E-Mail Adresse für Rechnungsversand voreinstellen ====
+Unter //Einstellungen// --> //System// --> Abschnitt "//Sonstige Einstellungen//" kann der "//SMTP Server für Rechnungen// eingestellt werden (useInvoiceSMTPSyncsetting=syncsetting::id).
+Hier werden alle Mail-SMTP Synchronisierung Einträge mit Status //aktiv// und //aktiv, nicht auswählbar// angezeigt.
+Wird hier ein //Mail-SMTP Server// eingestellt, so wird dieser Eintrag in der Oberfläche beim Versenden von Rechnungen vorausgewählt als auch beim automatischen Versand von Rechnungen (Mieten, Lizenzen, etc.) verwendet (siehe [[offer-cube:howto:order-recurring|FAQ: Dauerauftrag anlegen]])
+{{offer-cube:howto:syncsetting:offer-cube_howto_syncsetting-33-settings-useinvoicesmtpsyncsetting.png|Einstellungen - System - SMTP Server für Rechnungen}}

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