offer-cube / Zeitaufzeichnung (Projektzeiten PZA)

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Siehe auch Einstellungen / System / Zeiterfassungs/Zeitaufzeichnungs Einstellungen
Siehe auch Zeiterfassung (Arbeitszeiten AZA)

Zeitaufzeichnung dient zur Protokollierung auf Aufzeichnung von Projektarbeitszeiten.
Die Aufzeichnungen können rechts oben über das kleine Uhrensymbol neben Optionen komfortabel mit einer Stoppuhr mit Play/Stopp Knopf sekundengenau dokumentiert werden.

Die erfassten Zeiten können dann direkt in einen Auftrag oder eine Rechnung überführt werden.
Dies funktioniert mittels Zeitaufzeichnungs-Arten / Tätigkeiten und dahinterliegenden Artikel.

Es werden 4 Zeitangaben verwendet:

• Beginnzeit: Zeitpunkt des Beginns der Arbeit
• Endzeit: Zeitpunkt der Beendigung der Arbeit
• Dauer: Netto-Arbeitszeit (also Zeitdauer der reinen Arbeitszeit)
• Pausenzeit: Zeitdauer für die Pause

Die Endzeit wird daher folgendermaßen berechnet: Beginnzeit + Dauer + Pausenzeit = Endzeit

Unter Einstellungen –> Stammdaten –> Zeitaufzeichnungs-Arten können die Tätigkeiten für die Zeitaufzeichnung gepflegt werden.

Durch die Tätigkeit wird die Zeitaufzeichnung klassifiziert.
Beispiele hierfür sind:

• Presales
• Montage
• Administration
• Consulting
• etc.

Das Feld Name wird für den Benutzer bei der Zeitaufzeichnung angezeigt.

Unter Vorausgewählt für kann definiert werden, ob diese Zeitaufzeichnungs-Art/Tätigkeit automatisch ausgewählt wird, wenn eine Zeitaufzeichnung z.B. für ein Angebot oder für einen Auftrag erstellt wird.
Alle üblichen Angebot/Auftrag/Rechnung Module stehen hier zur Auswahl.
Die Auswahl STANDARD entspricht der Default-Auswahl, wenn keine andere Tätigkeit automatisch zutrifft.

Hinweis: Out of the box ist bereits eine Zeitaufzeichnungs-Art/Tätigkeit namens Tätigkeit hinterlegt.

Beispiel: Für Tätigkeit Presales kann z.B. Vorausgewählt für=Angebot eingestellt werden.
So wird jede Zeit die auf ein Angebot aufgezeichnet wird automatisch mit der Tätigkeit Presales vermerkt.

Für die Verbuchung der Zeitaufzeichnung in eine Rechnung oder in einen Auftrag muss ein Artikel hinterlegt sein.

In Zusammenspiel mit Umrechnung Zeit zu Anzahl wird dann die entsprechende Menge des Artikels anhand der aufgezeichneten Zeiten (Stunden bzw. Minuten) beim Verbuchen eingefügt.

Die aufgezeichneten Zeiten werden entsprechend der angegebenen Regelung als Artikel in eine Position eines Auftrags oder einer Rechnung überführt.

Folgende Regeln für Umrechnung Zeit zu Anzahl sind möglich:

Rechts oben neben Optionen befindet sich das Uhrensymbol um eine Zeitaufzeichnung zu beginnen, zu pausieren, zu speichern oder eine manuelle Aufzeichnung durchzuführen.

Nach dem Drücken des STOPP Knopfes erscheint der Auswahldialog, wohin die Zeit gebucht werden soll.

Hier kann die ursprünglich Beginnzeit, wann die Stoppuhr gestartet wurde geändert werden.

Weiters kann neben Auswahl der Tätigkeit (siehe oben) auch direkt mit den Eingaben eine CRM-Notiz angelegt werden.

Die erfasste Zeit kann nun entweder nur gespeichert werden oder mit dem linken kombinierten Speichern-Play Button direkt wieder auf das aktuelle Objekt gestartet werden.

ACHTUNG: Die Zeitaufzeichnung wird immer dem Objekt zugeordnet, bei dem sie gestartet wurde!
In diesem Beispiel wurde die Zeitaufzeichnung beim Objekt Angebot o1017 gestartet.
Die Zeit läuft auch auf Angebot o1017 weiter, selbst wenn auf eine Rechnung gewechselt wird oder die Aufzeichnung bei einer Rechnung gestoppt wird.

Mit dem grünen PLAY Knopf kann eine Zeitaufzeichnung mit der Stoppuhr jederzeit begonnen bzw. fortgesetzt werden.
Die Zeit wird im Feld Dauer aufsummiert.

Mit dem roten STOPP Knopf kann eine Zeitaufzeichnung jederzeit pausiert/gestoppt werden.

Wird der STOPP Knopf gedrückt, fragt das System wohin die Zeit erfasst werden soll:

• Entweder auf das Objekt, bei dem ursprünglich mit PLAY die Zeiterfassung gestartet wurde.
  Hier im Beispiel Angebot o1017
• Oder auf das Objekt, in dem man sich gerade befindet.
  Hier im Beispiel Auftrag n202200117

Zusätzlich kann die Beginnzeit noch bearbeitet werden und die Zusammenfassung als auch die Beschreibung.

Mit dem Button CRM Eintrag anlegen? wird der in Zusammenfassung und Beschreibung eingegebene Text zusätzlich im Zielobjekt, auf das die Zeit gebucht wird, als CRM Notiz angelegt.

Die Beginnzeit, Endzeit sowie die Dauer und die Pausenzeit kann ebenfalls direkt eingegeben werden.
Hierzu einfach auf das entsprechende Feld klicken und den gewünschten Zeitpunkt / die Dauer auswählen. Die restlichen Zeiten werden automatisch berechnet.

Siehe Zeitaufzeichnungs-Art/Tätigkeit.
Über die Tätigkeit wird später auch die Verbuchung der dahinterliegenden Artikel in eine Rechnung oder einen Auftrag durchgeführt.

Eine kurze Zusammenfassung der geleisteten Arbeit (1 Zeile).

Eine ausgiebige mehrzeilige Beschreibung der geleisteten Arbeit.

Schließt das Zeitaufzeichnungs-Fenster.
Kann jederzeit wieder über das Uhrensymbol geöffnet werden.

Zeiten können, wie oben beschrieben, direkt über die Stoppuhr-Funktion erfasst werden.

Oder direkt im jeweiligen Angebot, Auftrag, Rechnung, Ticket, Kunden, etc.

Hierzu das jeweilige Objekt öffnen und im Reiter Zeiten einen neuen Eintrag mit dem Punkt + Neu manuell anlegen.

Im Reiter “vom Kunden” werden alle offenen (=nicht verbuchten) Zeiten des aktuellen Kunden angezeigt.
Diese sind in jedem Objekt (Angebot, Auftrag und Rechnung) verfügbar.
Damit können z.B. direkt in der Rechnung noch offene Zeiten des Kunden verbucht werden.

Wenn bereits auf einem Angebot z.B. Presales Zeiten erfasst wurden, so werden diese mit “Gewonnen” automatisch in den Auftrag übernommen.

Werden die Zeiten im Auftrag gebucht, dann werden diese gebuchten Zeiten automatisch beim Auftrag verrechnen in die Rechnung mitübernommen.
Die Zeiten finden sich dann im “hier zugeordnet” Reiter und sind erfasst auf “Auftrag XXXX”.

ACHTUNG: Diese Ansicht und Bearbeitungsmöglichkeiten sind nur für Administrationszwecke sinnvoll.
Üblicherweise sollte immer der Zeiten Reiter im jeweiligen Objekt oder die Stoppuhr verwendet werden.

Unter dem Menüpunkt Zeitaufzeichnung können die eigenen Zeiten sowie als Administrator/Backoffice Benutzer auch die Zeiten aller Mitarbeiter eingesehen werden.

Wird eine Zeile angeklickt, erscheinen Details wie zu welchen Objekten diese Zeitaufzeichnung zugeodnet wurde.

Zuerst die gewünschten Elemente auswählen und dann unter Optionen –> X ausgewählte ändern/(um)buchen den Massenänderung Dialog aufrufen.

Die ausgewählten Zeiten können hier z.B. auf ein anderes Objekt zugeordnet werden, der Status aller Zeiten geändert werden oder unverrechenbar gebucht werden.

ACHTUNG: Diese Ansicht und Bearbeitungsmöglichkeiten sind nur für Administrationszwecke sinnvoll.
Üblicherweise sollte immer der Zeiten Reiter im jeweiligen Objekt oder die Stoppuhr verwendet werden.

In der Zeitaufzeichnung können weitere Details angezeigt werden.

In diesem Beispiel ist zu sehen, dass die Zeit im Angebot o631 aufgezeichnet wurde.
Das System ordnet die Zeit automatisch über das Angebot dem entsprechenden Kunden zu.
Diese Zeit wurde dann in Rechnung r20151110 mit 0,25 mal Artikel a1884 zu 25,00 Euro Verkaufskosten und 12,50 Euro Herstellkosten verbucht.
Dieser Artikel wurde automatisch aufgrund der Zeitaufzeichnungs-Art/Tätigkeit mit dem Namen Tätigkeit gewählt.

Diese Option wird verwendet, wenn die im selben Objekt erfassten Zeiten auch in diesem Objekt verbucht werden sollen.

Zum Beispiel es wurden die einzelnen Regiezeiten auf einem Auftrag erfasst und diese Zeiten sollen dann auch als Regiestunden in diesem gleichen Auftrag verrechnet werden.

Beim Verbuchen kann die neue Position gleich als “Interne Position” angelegt werden.
Das bedeutet, diese Position sieht der Kunde auf keinem PDF und der Preis geht auch nicht in die Gesamtsumme mit ein.
Jedoch ist es direkt im System sichtbar, welche Kosten z.B. bei einem Pauschalangebot tatsächlich entstanden sind.

Diese Option wird verwendet, wenn Zeiten aus anderen Objekten desselben Kunden in diesen Auftrag/diese Rechnung gesammelt zu verbuchen sind.

Zum Beispiel wenn auf mehreren Angeboten, Aufträgen, Tickets, etc. die Zeiten erfasst wurden und dann alle Zeiten gesammelt in einer Rechnung verbucht werden sollen, dann können mit dieser Variante alle Zeiten zu diesem Kunden angezeigt und ausgewählt werden.

Über Optionen –> Zeiten verbuchen einer Rechnung oder einem Auftrag können die Zeitaufzeichnungen entsprechend der Zeit-Artikel Umrechnung laut Zeitaufzeichnungs-Art/Tätigkeit als Artikel verbucht werden.

Siehe auch Einstellung: In der Einstellung Zeitaufzeichnung um Sekunden abrunden kann festgelegt werden, um wieviel Sekunden die Dauer vor der Aufrundung reduziert wird um z.B. 1h 00min 01sek nicht auf 1h 15min aufrunden zu lassen (Standardwert=59 Sekunden - d.h. z.B. bei Anwendung der Regel “0,25 Stk je angefangener viertel Stunde” : 1h 00min 59sek ergibt noch 1h 00min aber ab 1h 01min 00sek wird auf 1h 15min aufgerundet).

Mit dem Button Optionen –> Zeiten verbuchen öffnet sich ein entsprechender Dialog.

Hier kann eine bereits bestehende Position oder eine neue Position gewählt werden, in die die Zeiten als Artikel übernommen werden.

Über den Button Zeitem zum Verbuchen auswählen werden dann im folgenden Schritt alle Zeiten, die diesem Kunden zugeordnet wurden angezeigt und können ausgewählt werden.

Mit dem Schieberegler “Alle Zeitaufzeichnungen unabhängig des aktuellen Kunden” können im nächsten Schritt alle Zeiten unabhängig der Kundenzuordunung angezeigt werden.

Nun werden die ausgewählten Zeiten entsprechend der Zeitaufzeichnungs-Art/Tätigkeit in Artikel überführt und in die gewünschte Position eingefügt.

Die tatsächlich verbuchten Zeiten lassen sich im entsprechenden Objekt (z.B. Rechnung) durch Aufklappen von “hier verbuchte Zeitaufzeichnungseinträge” anzeigen.

Tritt hierbei ein Fehler auf, so konnte dieser Eintrag nicht erfolgreich verbucht werden.
Dies liegt überlicherweise daran, dass in der Zeitaufzeichnungs-Art/Tätigkeit die Verrechnung mit “Umrechnung Zeit zu Anzahl” ausgewählt ist, aber kein Artikel hinterlegt wurde.

ACHTUNG: Grundsätzlich wird empfohlen, die Zeiten im jeweiligen Objekt als nicht verrechenbar zu buchen.

Zeitaufzeichnungen können auch als nicht verrechenbar verbucht werden (also in keinem Auftrag bzw. keiner Rechnung verbucht werden).

Dies wird direkt in der Liste der Zeitaufzeichnungseinträge über Optionen –> Ausgewählte unverrechenbar verbuchen durchgeführt werden.

Zeitaufzeichnungen können auch als PDF Report z.B. für den Nachweis gegenüber dem Kunden erstellt werden.

Der entsprechende Button “PDF Zeiterfassungs Report” erscheint, sobald zugeordnete oder verbuchte Zeiten in einem Objekt (z.B. hier im Auftrag) aufgeklappt werden.

Dann öffnet sich eine Dialogbox in der sich entsprechende Filter (z.B. nur verrechenbare Zeiten oder nur Zeiten eines bestimmten Benutzers) auswählen lassen.

Zusätzlich kann hier angegeben werden, ob der erstellte Report auch als Attachment direkt im aktuellen Objekt (hier im Beispiel der entsprechende Auftrag) gespeichert werden soll.
Damit lässt sich das PDF z.B. direkt per Email als Attachment versenden.

Der Text auf dem Report kann in den System-Einstellungen Zeitaufzeichnung Vorlagentext vorgegeben werden und hier verändert werden.
Hinweis: Es können hier auch PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen verwendet werden.

Mit dem Schalter “Alle Einträge des zugehörigen Kunden anzeigen?” werden, auch wenn man den Report z.B. wie hier aus dem Auftrag heraus aufruft, alle dem Kunden zugeordneten Einträge angezeigt (d.h. auch Einträge die direkt auf den Kunden gebucht wurden oder auf ein Angebot oder eine Rechnung).

Das Resultat des Reports ist ein PDF, das alle Zeiten entsprechend den Filterkriterien und im ausgewählten Zeitraum enthält.
Es wird automatisch der Kunde im Briefkopf inkl. Kundennummer angedruckt - sofern ein Zeitraum gewählt wurde, wird auch dieser angedruckt.

Die Spalte “Verr.” gibt an, ob der Zeitaufzeichnungseintrag als Verrechenbar verbucht wurde (siehe Details: Zeitaufzeichnung verbuchen in Rechnung/Auftrag

Hinweis: Wenn ein Zeitaufzeichnungs PDF Report als Attachment in einem Auftrag existiert, so wird dieser beim Verrechnen automatisch in die Rechnung mitübernommen.
So kann der PDF Report dann im Zuge des Rechnungsversands mitverschickt werden.

Die Zeitaufzeichnungen können auch nachbearbeitet werden.
Hierzu einfach links im Hauptmenü auf “Zeitaufzeichnung” und danach unter “Meine Zeiten” oder “Alle Zeiten” in der Liste den gewünschten Eintrag doppelt anklicken.

Dann unten auf “Zeiten bearbeiten” klicken.

Es gibt 2 verschiedene Möglichkeiten die Zeit einzugeben:

• Beginnzeit und Endzeit
  In diesem Modus wird immer eine Arbeitszeit aus der Differenz zwischen Endzeit-Beginnzeit berechnet.
  ACHTUNG: Eine eventuell vorher vorhandene/eingegebene Pausenzeit wird hierdurch auf 0 gesetzt.
• Beginnzeit + Dauer + Pause
  In diesem Modus wählt man die Beginnzeit und gibt die Zeitdauer für die Arbeitszeit und gegebenenfalls die Pausenzeit ein.

Für Dauer werden folgende Angaben unterstützt (siehe Beispiele):

• 1h30m = 1 Stunde 30 Minuten
• 1,5 = 1 Stunde 30 Minuten
• 1:30 = 1 Stunde 30 Minuten

HINWEIS: Mit Dauer ist die reine Netto-Arbeitszeit bezeichnet. D.h. Die Pausenzeit wird von Dauer nicht mehr abgezogen.
Die Endzeit wird daher folgendermaßen berechnet:
Beginnzeit + Dauer + Pausenzeit = Endzeit.

Zeitaufzeichnungen können direkt im Reiter Zeiten im jeweiligen Objekt dupliziert bzw. gleich in abgeänderter Form als Kopie gespeichert werden.

Dies ist besonders dann nützlich, wenn man einen identischen Eintrag mit gleicher Tätigkeit (Zeitaufzeichnungs-Art) und Beschreibung benötigt und nur Datum/Uhrzeit abändern muss.

• 1. Im Reiter Zeiten des jeweiligen Objekts (Angebot, Auftrag, …) auf bearbeiten (Bleistift-Symbol) klicken
• 2. Dann die Beginnzeit/Endzeit und gegebenfalls Zusammenfassung und Beschreibung ändern
• 3. Auf “Kopie speichern” klicken –> Der veränderte Zeiteintrag wird als neue Kopie abgespeichert.
  Der ursprüngliche Eintrag bleibt dabei unverändert erhalten.
  (Natürlich kann man auch ohne etwas zu ändern auf “Kopie speichern” klicken - dann wird eine 1:1 Kopie des aktuellen Eintrag erzeugt)

Genauso kann eine Zeit auch direkt im Stoppuhr Fenster dupliziert werden.