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offer-cube:howto:invoice

offer-cube / Angebote

Allgemeines / Zusammenfassung

Rechnungen bestehen immer aus Positionen.
Positionen bestehen immer aus Artikel.

Eine Rechnung muss mindestens eine Position beinhalten (siehe auch Favoriten-Position).

Die Position muss mindestens einen Artikel beinhalten.

Eine Rechnung durchläuft 3 Phasen:

  • Phase 1: Wartend
  • Phase 2: Versendet
  • Phase 3: Bezahlt

Wurde eine Rechnung nach dem Zahlungsziel + Pufferzeit nicht als bezahlt markiert, kann auf Wunsch vollautomatisch eine Mahnung generiert werden.

Die aktuelle Phase inklusive Berücksichtigung des Zahlungsziel bzw. Mahnungs-Zustandes wird in der Liste der Rechnungen entsprechend mit Farben dargestellt.

Details: Anlegen

Üblicherweise wird eine Rechnung im Zuge eines Auftrags erstellt.

Es kann aber auch links im Menü unter Rechnungen mit Neue Rechnung oder Neue Rechnung von Vorlage oder Schnell-Rechnung eine Rechnung ohne vorheriges Angebot oder Auftrag erstellt werden.

Das Einfügen von Positionen und Artikel ist analog zum Angebot hier beschrieben

Details: EBInterface E-Rechnung erstellen

OfferCube kann Rechnungen im sogenannten ebInterface Format als “E-Rechnung” XML Datei zur weiteren elektronischen Verarbeitung anlegen.
Siehe https://www.erechnung.gv.at/erb?locale=de_AT&p=info_channel_explanation&ebi50

Vorbedingungen ebInterface

Hierzu müssen zuerst einige Vorbedingungen erfüllt sein:

Unter Einstellungen –> Eigene Firmendaten muss unter Bankdaten die Kontonummer und BIC angegeben sein (jeweils ohne Leerzeichen).

Einstellungen - Eigene Firmendaten - IBAN und BIC

Beim jeweiligen Kunden muss die Kreditoren-Nummer im Feld

Kunde bearbeiten - Kreditoren-Nummer im Feld Eigene Lieferantennummer beim Kunden

In der Rechnung (oder bereits im Angebot oder Auftrag) muss die Einkäufer-Gruppe (z.B. UH2, Z01, …) im Feld “Kunden Bestellnr.” eingegeben werden.

Einkäufer-Gruppe im Feld Kunden Bestellnr.

Download ebInterface XML Datei

Die Rechnung muss zuerst ordnungsgemäß (z.B. als “Brief”) versendet werden, damit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum gezogen/gesetzt werden.

Anschließend kann rechts oben unter Optionen –> Rechnung als EBI XML runterladen die XML Datei heruntergeladen werden.
Diese kann nun in der jeweiligen Plattform als E-Rechnung hinaufgeladen werden.

Zuerst Rechnung versenden - dann Optionen - EBI XML runterladen

Details: Steuersätze und Landesspezifische Steuersätze

Details: Skonto

Siehe FAQ: Rechnung mit Skonto

Weiterführende Informationen finden sich auch bei Zahlungskonditionen/Skonto

Details: Rechnung auf gesendet zurücksetzen

Wurde eine Rechnung versehentlich als Bezahlt markiert, so kann sie wieder auf gesendet zurück gesetzt werden:
Siehe FAQ: Rechnungen auf gesendet rücksetzen

Details: Rechnung stornieren

Wurde eine Rechnung versehentlich als erstellt, so kann sie storniert werden:
Siehe FAQ: Rechnungen stornieren

Details: Anzahlung- und Teilrechnung sowie Schlussrechnung erstellen

Die Anzahlungs- und Teilrechnungen werden aus dem Auftrag heraus erstellt - Siehe FAQ: Anzahlungs- und Teilrechnung erstellen

Siehe auch FAQ: Schlussrechnung

Rechnung Standardtext

Die Standardtexte finden sich unter Einstellungen –> Druck Einstellungen –> Standard Texte –> Text im Feld Bankverbindung

Siehe Vorlage Standardtext "Bankverbindung".
Hier findet sich eine Vorlage für den Standardtext, bei dem Kontonummer, Rechnungsbetrag und Verwendungszweck automatisch angedruckt werden.

Zusätzlich kann ein SEPA QR-Code zur einfachen Bezahlung mittels Handy Banken-App abgedruckt werden.

So könnten die automatich generierten Texte beispielsweise im PDF aussehen:

Beispiel PDF Resultat Standardtext Bankverbindung

offer-cube/howto/invoice.txt · Last modified: 2024/01/12 19:05 (external edit)