offer-cube / Einstellungen Nummernkreise

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siehe auch Email zusätzlicher Text und Anhänge
siehe auch PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen
siehe auch FAQ: Dauerauftrag anlegen
siehe auch Zahlungskonditionen/Skonto

Die sytemweite Einstellung zu den Nummernkreisen finden sich links im Dialog Einstellungen –> Nummernkreise.
Diese sind grundsätzlich nur für einen Benutzer mit Accessright Admin zugänglich.

Aktuell werden folgende Objekte vom Nummernkreis Modul unterstützt:

• Kunden
• Angebote
• Aufträge
• Lieferantenbestellungen
• Rechnungen
  Hinweis: Seit build 313 (2020-06-01) wird die Rechnungsnummer erst beim Versenden (oder direktem Bezahlen) automatisch gezogen.
  Davor hat die Rechnung keine offizielle Rechnungsnummer

Ein Nummernkreis setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

Prefix 1 + Automatisches Datum (Nummernformat) + Prefix 2 + fortlaufende Zahl (Sequenz) + Suffix 1

• Der Prefix 1 ist eine beliebige Buchstaben/Zahlen Kombination die vorangestellt wird (üblicherweise, standardmäßig 'o' für Angebot (Offert) oder z.B. auch 'ANG' für 'Angebot')
• Automatisches Datum fügt je nach Einstellung automatisch das aktuelle Jahr und Monat ein - folgende Einstellungen sind möglich:
  • fortlaufend - es wird kein automatisches Datum eingefügt
  • Jahr 4 stellig - es wird das aktuelle Jahr mit 4 Stellen eingefügt z.B. 2019 oder 2020
  • Jahr 2 stellig - es wird das aktuelle Jahr mit 2 Stellen eingefügt z.B. 19 für 2019 oder 20 für 2020
  • Jahr 4 stellig + Monat - es wird das aktuelle Jahr mit 4 Stellen und das aktuelle Monat eingefügt z.B. 201912 für Dezember 2019 oder 202006 für Juni 2020
  • Jahr 2 stellig + Monat - es wird das aktuelle Jahr mit 2 Stellen und das aktuelle Monat eingefügt z.B. 1912 für Dezember 2019 oder 2006 für Juni 2020
• Der Prefix 2 ist eine beliebige Buchstaben/Zahlen Kombination die nach dem automatischen Datum eingefügt wird (z.B. ein Schrägstrich oder ein Bindestrich)
• Danach kommt eine fortlaufende Zahl beginnend bei Sequenz mit der angegebenen Anzahl an Stellen
• Ganz am Ende kann optional ein Suffix 1 eingefügt werden

Folgende Einstellungen sind zum Beispiel möglich:

Grundsätzlich wird die Nummer aus dem Nummernkreis beim Erstellen eines Objekts sofort gezogen.

Das bedeutet, wird z.B. ein neuer Kunde oder ein neues Angebot angelegt, so erhält dieses sofort eine entsprechende Nummer laut dem voreingestellten Nummernkreis.

Bei Rechnungen hingegen, wird die Nummer erst dann automatisch gezogen, wenn das PDF erzeugt wird.
Das ist der Fall, wenn:

• entweder die Rechnung versendet wird (Senden Button)
• oder die Rechnung direkt (ohne sie vorher zu versenden) bezahlt wird (Bezahlen Button)

In manchen Fällen ist es notwendig, die Rechnungsnummer sozusagen zu “reservieren”.

Zu diesem Zweck kann jederzeit eine Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis mit dem Button Rechnung Nummer ziehen gezogen werden.

ACHTUNG: Diese Nummer ist dann vergeben und kann nicht erneut verwendet werden (auch wenn die Nummer manuell danach überschrieben wird).

OfferCube erlaubt es, seit build 313 (2020-06-01) die Referenznummer (z.B. eine Rechnungsnummer) auch manuell zu vergeben.

Dies ist dann sinnvoll, wenn beispielsweise eine bestehende Rechnung aus einem Altsystem in Offer-Cube übernommen werden soll.

Die Rechnungsnummer wird dann in das Feld “Rechnungsnummer” eingetragen.
Analog dazu geht dies auch für Angebote, Aufträge, Bestellungen und Kunden.

Die Nummer darf noch nicht existieren (ansonsten wird die Eingabe nicht angenommen).
Die Nummer muss nicht dem aktuellen Nummernkreis entsprechen (im Gegenteil - sie sollte sogar nicht dem aktuellen Nummernkreis entsprechen).
ACHTUNG: Diese Nummer ist dann vergeben und kann nicht nochmals verwendet werden.

Der Nummernkreis kann jederzeit geändert bzw. gewechselt werden.

ACHTUNG: Ein Wechsel auf einen niedrigeren Nummernkreis (niedrigere Sequenz) bei gleichem Prefix ist nicht möglich!
Um auf eine niedrigere Sequenz zu wechseln, muss gleichzeitig ein neuer Prefix 1 vergeben werden (dieser darf noch nicht existieren).

Erklärung: Durch diese Maßnahme wird sichergestellt, dass die Nummern im selben Nummernkreis (bestehend aus Prefix und Sequenz) immer chronologisch fortlaufend sind.
Gleichzeitig wird die Situation vermieden, dass eine Nummer doppelt vergeben wird, weil zuvor auf einen niedrigieren Nummernkreis gewechselt wurde.

Mit der Option “Duplikate erlauben” = Ja erlaubt das System die mehrmalige manuelle Vergabe derselben Referenznummer.
In diesem Beispiel dürfen z.B. mehrere Aufträge dieselbe Referenznummer tragen (siehe Manuelle Vergabe einer Referenznummer)

Siehe auch Auftragsnummer manuell ziehen

Bis inkl. Build 312 (2020-05-31) wurden für Angebote, Aufträge, Rechnungen, Kunden und Bestellungen die internen IDs gleichzeitig als Referenznummer verwendet.
Seit dem Build 313 (2020-06-01) werden die hier beschriebenen Nummernkreise für die offizielle Referenznummer verwendet.

Parallel dazu gibt es jedoch weiterhin die internen IDs, die das System benötigt um korrekt zu funktionieren. Diese sind anhand eines vorangestellten 'x' zu erkennen.
Je nach vorheriger Einstellung des Nummernkreises werden die internen IDs entsprechend weitergeführt, sind aber nur an wenigen Stellen des Systems sichtbar. In allen Emails, etc. werden die vom Nummernkreis Modul vergebenen Nummern verwendet.

ACHTUNG:
Werden PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen verwendet, zum Beispiel für Email zusätzlicher Text und Anhänge, so ist darauf zu achten, ab Build 313 immer _objref (anstatt wie bisher _ref) zu verwenden.

Siehe auch:

• Email zusätzlicher Text und Anhänge
• PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen
• FAQ: Dauerauftrag anlegen
• Zahlungskonditionen/Skonto